Cập nhật nội dung chi tiết về 3 Các Nhanh Chóng Giúp Bạn Xóa Khoảng Trắng Thừa Trong Excel mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Khi bạn dán dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào bảng tính Excel (báo cáo từ word, số liệu từ website,…) bạn có thể nhận thấy dữ liệu của mình có dư một hoặc một vài khoảng trắng. Có thể có các khoảng trắng ở đầu và cuối văn bản, một số khoảng trống nằm giữa các từ và dấu phân cách hàng nghìn cho các số.
Do đó, bảng tính của bạn trông lộn xộn và khó sử dụng. Bên cạnh đó, các khoảng trắng thừa có thể kiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm tên khách hàng trong cột Tên, vì bạn tìm kiếm “John Doe” không có khoảng trống thừa giữa các tên trong khi giao diện của nó trong bảng của bạn là “John Doe” với hai khoảng trắng. Hoặc các khoảng trắng thừa khiến các con số không thể tính toán được.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy 3 cách đơn giản giúp bạn nhanh chóng xóa các khoảng trắng thừa trong bảng tính Excel của mình.
Cách xóa khoảng trắng thừa ở giữa các từ (chỉ giữ lại một khoảng trắng), xóa khoảng trắng ở đầu và cuối câu
Sử dụng công thức Trim để loại bỏ khoảng trắng thừa
Excel có công thức Trim để sử dụng để xóa các khoảng trắng thừa khỏi văn bản. Bạn có thể thực hiện xóa các khoảng trắng thừa theo các bước bên dưới
Thêm cột trợ giúp vào cuối dữ liệu của bạn. Bạn có thể đặt tên cho nó là “Trim”.
Trong ô đầu tiên của cột trợ giúp (C2 ), hãy nhập công thức để cắt bớt khoảng trống thừa =TRIM(A2)
Kéo công thức xuống các ô khác trong cột.
Thay thế cột gốc bằng cột có dữ liệu đã được làm sạch. Chọn tất cả các ô trong cột trợ giúp và nhấnCtrl + C để sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.
Chọn ô đầu tiên trong cột ban đầu và dán giá trị
Thay thế cột ban đầu bằng cột đã loại bỏ khoảng trắng
Xóa cột trợ giúp
Vậy là chúng ta đã xóa tất cả các khoảng trống thừa với sự trợ giúp của hàm Trim (). Thật không may, nó hơi tốn thời gian, đặc biệt nếu bảng tính của bạn khá lớn. Nếu sau khi sử dụng công thức, bạn vẫn thấy khoảng trắng thừa, bạn có thể sử dụng thêm các phương pháp bên dưới.
Sử dụng tính năng Find & Replace để xóa khoảng trắng thừa giữa các từ
Tùy chọn này cần ít bước hơn, nhưng chỉ cho phép xóa khoảng trắng thừa giữa các từ. Khoảng trống ở đầu và cuối cũng sẽ bị cắt thành 1 khoảng trắng, nhưng sẽ không bị xóa hoàn toàn.
Chọn một hoặc một số cột có dữ liệu để xóa khoảng trắng giữa các từ.
Nhấn Ctrl + Hđể nhận hộp thoại “Find and Replace”
Nhấn nút Dấu cách hai lần trong trường Find What và một lần trong Replace With
Nhấp vào nút “Replace all”, sau đó nhấn Ok để đóng hộp thoại xác nhận Excel.
Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn thấy thông báo “Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ thứ gì để thay thế.”.
Xóa tất cả khoảng cách giữa các số trong Excel
Giả sử, bạn có một cứa sổ làm việc với các số trong đó các chữ số (hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ) được phân tách bằng dấu cách. Vì vậy, Excel coi các số là văn bản và không có phép toán nào có thể được thực hiện được.
Cách dễ nhất để loại bỏ khoảng trắng thừa là sử dụng tùy chọn Tìm & Thay thế Excel tiêu chuẩn:
Chọn một hoặc một số cột có dữ liệu để xóa khoảng trắng giữa các từ.
Nhấn Ctrl + Hđể nhận hộp thoại “Find and Replace”
Nhấn nút Dấu cách trong trường Find What và để trống tường Replace With
Nhấp vào nút “Replace all”, sau đó nhấn Ok để đóng hộp thoại xác nhận Excel.
Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn thấy thông báo “Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ thứ gì để thay thế.”
Sử dụng công thức SUBSTITUTE để xóa tất cả các khoảng trắng
Bạn có thể cần xóa tất cả các ô trống, đặt biệt là trong một chuỗi công thức. Để làm điều này, bạn có thể tạo một cột trợ giúp và nhập công thức: =SUBSTITUTE(A1,” “,””)
Thêm cột trợ giúp vào cuối dữ liệu của bạn. Bạn có thể đặt tên cho nó là “Trim”.
Trong ô đầu tiên của cột trợ giúp (C2 ), hãy nhập công thức để cắt bớt khoảng trống thừa =SUBSTITUTE(A1,” “,””)
Kéo công thức xuống các ô khác trong cột.
Thay thế cột gốc bằng cột có dữ liệu đã được làm sạch. Chọn tất cả các ô trong cột trợ giúp và nhấnCtrl + C để sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.
Chọn ô đầu tiên trong cột ban đầu và dán
Thay thế cột ban đầu bằng cột đã loại bỏ khoảng trắng
Xóa cột trợ giúp
Trong hình bên dưới, A1 là ô đầu tiên của cột có số hoặc từ mà tất cả các khoảng trắng phải được xóa. Sau đó, bạn hãy sử dụng hàm SUBSTITUTE() để xóa tất cả các khoảng trắng giữa các số.
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Cách Xóa Khoảng Trắng, Xóa Dấu Cách Thừa, Dòng Trống Thừa Trong Word
1. Lỗi do thừa ký tự
Với lỗi thừa ký tự, chúng ta sẽ phải giải quyết ở hai khía cạnh đó là khoảng trống trong cùng một dòng gồm khía cạnh dấu cách thừa cùng dấu tab thừa không cần thiết và khía cạnh dòng trống thừa do sử dụng nhiều Enter cùng một lúc.
Tất cả các khía cạnh trên đều sử dụng bằng phương pháp chức năng Replace. Chức năng này giúp thay thế chỗ một ký tự này cho một ký tự khác dựa vào cài đặt tùy chỉnh. Nhờ thế, chúng ta sẽ thay chỗ cho khoảng trống hoặc dòng thừa bằng ký tự trống (không có ký tự nào cả), tương tự với việc mình xóa khoảng trống cùng dòng thừa đi.
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở chức năng này.
Chính vì vậy khi ta để ^w ở Find what nghĩa là ta đang tìm cách thay thế nó đi, khi đó ở Replace with ta chỉ để một dấu cách khoảng trống để thế chỗ cho toàn bộ các khoảng trống bị thừa khác.
Còn tại Replace with thì chỉ điền một ^p mà thôi. Bởi vì nếu bạn không điền dòng nào như trên thì toàn bộ dấu Paragraph Mark sẽ bị xóa hết và mọi dòng chữ của bạn sẽ dính vào nhau, không có xuống dòng. Chính vì thế chúng ta để lại một dấu ^p để khoảng cách giữa các đoạn chỉ còn là một dấu xuống dòng Paragraph Mark.
Bạn phải làm vậy để đề phòng có những vị trí trong văn bản có rất nhiều dấu Paragraph Mark nối tiếp thì sau khi thực hiện công việc thay thế bằng 1 dấu Paragraph Mark, những dấu Paragraph Mark vừa được thay thế ra sẽ lại nối liền với nhau để tạo thành khoảng trống mới.
Đến chỗ này các bạn có hai hướng đi để giải quyết. Một là chèn thêm một dòng nữa giữa các đoạn và hai là sử dụng định dạng Paragraph để tạo khoảng cách cho các đoạn.
Bạn điền ^p vào Find what và ^p^p vào Replace with. Lúc này giữa các đoạn chỉ tồn tại một dấu Paragraph Mark cho nên bạn không cần phải lo lắng khi thực hiện chức năng Replace nó sẽ đẻ ra thêm những khoảng trống không mong muốn.
Đầu tiên bạn phải bôi đen toàn bộ văn bản của mình bằng tổ hợp phím Ctrl + A để chắc chắn rằng định dạng bạn sắp chỉnh sửa sẽ tác động lên toàn bộ văn bản.
Giải thích rõ ràng hơn để các bạn hiểu thì chỉ số Before là chỉ số khoảng cách của đoạn văn sở tại so với đoạn văn trước nó. Tương tự như thế thì After là khoảng cách của đoạn văn sở tại so với đoạn văn nằm sau nó. Khi bạn tăng chỉ số của chúng lên thì các đoạn văn sẽ cách nhau ra một khoảng theo cài đặt.
Bấm vào OK để xác nhận toàn bộ thay đổi bạn vừa cài.
2. Lỗi do định dạng đoạn khoảng cách đoạn
Như đã nói ở trên, lỗi do định dạng khoảng cách đoạn đó là bạn để định dạng khoảng cách giữa các đoạn quá lớn khiến giữa các dòng các đoạn như cách nhau cả một đoạn dài.
Còn Line spacing là khoảng cách giữa các dòng với nhau thì bạn để 1.5 lines hoặc tùy chỉnh nó trong khoảng 1.3 tới 1.5 là vừa đủ.
Cách Xóa Khoảng Trắng Thừa Và Lỗi Xuống Dòng Trong Word
data-full-width-responsive=”true”
Khi bạn thực hiện soạn thảo văn bản thì những lỗi như thừa khoảng trắng, lỗi xuống dòng là rất khó tránh khỏi. Đây là những lỗi rất phổ biến mà chúng ta vẫn hay mắc phải và thường xuyên gặp phải.
Vâng, và nếu như văn bản của bạn ít trang thì có thể xóa thủ công được. Còn ngược lại, nếu như văn bản của bạn có cả trăm trang thì việc chỉnh sửa thủ công sẽ rất mất thời gian và nó cũng không triệt để được.
#1. Xóa khoảng trắng dư thừa trong word
Thường thì chúng ta sẽ cách chữ này với chữ kia bằng một khoảng trắng (hay còn gọi là một dấu cách). Tuy nhiên, khi soạn thảo văn bản thì có những đoạn chúng ta gõ nhanh, hoặc lỡ tay gõ thêm một khoảng trắng nữa thì vô tình nó sẽ bị thừa ra 1 khoảng trắng.
Giả sử ở đây mình có đoạn văn bản như sau:
Thực hiện:
data-full-width-responsive=”true”
+ Bước 1: Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
+ Bước 2: Lúc này sẽ hiển thị hộp thoại Find and Replace.
Nhập vào ô Find what: 2 ký tự khoảng trắng (nhấn 2 lần dấu cách).
Nhập vào ô Replace with: 1 ký tự khoảng trắng (dấu cách).
Nhấn Replace All để thực hiện thay đổi tất cả.
Tức là thay 2 khoảng trắng thành 1 khoảng trắng cho toàn bộ văn bản Word.
Nhập vào ô Find what: 3 ký tự khoảng trắng (nhấn 3 lần dấu cách).
Nhập vào ô Replace with: 1 ký tự khoảng trắng (dấu cách).
Nhấn Replace All.
#2. Sửa lỗi xuống dòng trong Word
Lỗi này xảy ra khi chưa hết đoạn đã xuống dòng, tức là chưa kết thúc đoạn văn bản đã xuống dòng đó các bạn. Nếu không sửa lỗi này thì lúc căn chỉnh văn bản nhìn sẽ rất mất thẩm mỹ.
Lưu ý: Những đoạn xuống dòng đúng sẽ nằm phía sau dấu chấm hoặc các dấu kết thúc câu khác.
Giả sử ở đây mình có 1 đoạn văn bản như sau:
Thực hiện:
+ Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Find and Replace.
Nhập vào ô Find what ký tự .^p. Trong đó dấu . là dấu kết thúc câu và ^p là ký hiệu xuống dòng.
Tiếp theo ở ô Replace with có thể nhập dãy ký tự bất kỳ, mình sẽ nhập ở đây là 222
Lưu ý: Bạn nên thay thế dãy ký tự khác nhau cho các dấu kết thúc câu khác nhau.
Ví dụ như:
Dấu chấm thì chỗ Replace with nhập là 222.
Dấu chấm than thì chỗ Replace with nhập là 333 chẳng hạn.
Find what nhập ký tự xuống dòng ^p
Replace with nhập ký tự khoảng trắng (dấu cách).
Sau đó nhấn Replace All.
Find what bạn nhập 222 dùng để thay thế các dấu kết thúc câu đã thay ở Bước 1.
Tiếp đến Replace with sẽ nhập dấu kết thúc câu được thay thế bởi dãy kí tự đặc biệt đó, ở đây sẽ là .^p
Cuối cùng cũng nhấn Repace All.
CTV: Ngọc Cường – Blogchiasekienthuc.com
Cách Xóa Khoảng Trắng Giữa Các Kí Tự, Số Trong Excel
Các cách xóa khoảng trắng giữa các kí tự và số trong Excel
Công dụng: Xóa khoảng trắng giữa các từ Câu lệnh hàm TRIM:
=TRIM(text) Ví dụ: Bạn muốn chỉnh sửa dữ liệu sau vì chúng bị có dấu cách. Bước 1: Tại ô bên cạnh nhập câu lệnh=TRIM(B3) sau đó bạn ấn phím Enter.
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim hình 1
Bước 2: Ngay sau khi bạn ấn phím Enter sẽ cho ra kết quả tại ô bên cạnh như sau:
Xóa khoảng trắng bằng hàm Trim hình 2
Bạn làm tương tự với các ô còn lại trong bảng dữ liệu nếu chúng bị lỗi như vậy. Kết quả tại ô bạn muốn chỉnh sửa bạn có thể xóa đi và giữ lại cột đã được chỉnh sửa.
Công dụng: là hàm thay thế chuỗi và có thể dùng để xóa hết khoảng trắng trong nội dung. Câu lệnh:=SUBSTITUTE(text,” “,””). Ví dụ: Bạn muốn xóa hết khoảng trắng giữa các số không để lại khoảng trắng nào.
Bước 1: Tại ô bên cạnh C3 bạn nhập lệnh =SUBSTITUTE(B3,” “,””) sau đó ấn Enter
Bước 3: Bạn tiếp tục kéo thả chuột cho hết chuỗi ký tự để bỏ các khoảng trống không mong muốn.
Kết quả nhận được là toàn bộ những khoảng trắng không mong muốn đã biến mất, ta được kết quả như hình trên, bạn chỉ cần xóa ô dữ liệu không mong muốn và giữ lại phần đã được chỉnh sửa là xong!
Sử dụng Find & Replace để xóa khoảng trắng
Một cách khác có thể loại bỏ toàn bộ khoảng trắng giữa các số trong Excel rất đơn giản, tuy nhiên đối với cách này Excel sẽ tự động mặc định các con số của bạn là dạng text, do đó sẽ không có tính toán ở đây.
Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấn Ctrl + Space để chọn toàn bộ các ô chứa ký tự trong cột
Bước 2: Nhấn Ctrl + H hoặc chọn Find & Replace trên thanh công cụ để mở hộp thoại Find & Replace
Bước 3: Trong ô Find What nhập phím cách để ô này nhận dạng ký tự cần thay đổi. Còn ô Replace để trống.
Ngoài ra, bạn có thể tham gia khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ trên Unica để nâng cao kĩ năng và tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
Chi tiết khóa học “Trở thành cao thủ excel trong 10 giờ”
Khóa học do giảng viên Nguyễn Thành Phương giảng dạy phù hợp cho những bạn thường xuyên phải xử lý dữ liệu hoặc phân tích, tính toán trong Excel, muốn nâng cao kỹ năng tin học văn phòng. Đặc biệt, khóa học bổ trợ rất sâu các kiến thức giúp sinh viên “bỏ túi” kỹ năng mềm để chuẩn bị thi chứng chỉ Excel…
Kết thúc 60 bài giảng, bạn sẽ tự tin nắm được các kiến thức cơ bản nhất về Excel đến các phần học chuyên biệt về kiến thức cũng như cách sử dụng các hàm trong Excel.
Bạn đọc cũng quan tâm các khóa học khác:
– Thiết kế Powerpoint chuyên nghiệp
– Microsoft Excel 2013 nâng cao
– Thành thạo Microsoft Word 2013 từ cơ bản đến nâng cao
Bạn đang đọc nội dung bài viết 3 Các Nhanh Chóng Giúp Bạn Xóa Khoảng Trắng Thừa Trong Excel trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!