Cập nhật nội dung chi tiết về 3 Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Microsoft Word mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Mail Merge bằng Microsoft Word là một trong những tính năng được nhiều người yêu thích nhất. Nó tạo ra các nhãn, mẫu thư, email hoặc báo cáo cực kỳ hiệu quả. Một khi bạn biết cách sử dụng nó, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc.
Cách định dạng số trong Mail Merge
1. Chọn trường, ví dụ như cách định dạng số tiền trong phối thư – Số tiền trong đoạn văn sau:
2. Nhấn [Alt] + F9 để mở mã cho trường đó hoặc nhấp chuột phải vào trường Mail Merge và lựa chọn Chuyển đổi mã trường. Bạn sẽ thấy mã thực tế cho trường đó như sau: {Số tiền MERGEFIELD}.
3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn mã mật mã vào cuối trường. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, hãy thay đổi trường hiển thị thành {MERGEFIELD Số tiền # $, 0,00}.
4. Nhấn [Alt] + F9 một lần nữa.
5. Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu và nhấn phím F9 để cập nhật nó. Hoặc nhấp chuột phải vào trường và chọn Cập nhật trường.
6. Xem trước kết quả để xác nhận số được hiển thị ở định dạng bạn muốn xem trong tài liệu. Ví dụ: số tiền sẽ xuất hiện là $ 1,000.00.
7. Chạy Mail Merge.
Thật không may, thành thạo tất cả các cách sử dụng Mail Merge có thể là một vấn đề đau đầu. Một trong những vấn đề với tính năng trộn thư là nó không thể định dạng số một cách chính xác trong bảng tính Excel. Ví dụ: kết quả của một lần bán hàng trong Excel hiện là 100, nhưng trong Word, nó đột ngột chuyển thành 99,99999999996!
May mắn thay, việc sửa lỗi này không khó. Trên thực tế, chúng ta có 3 cách Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge. Bạn có thể chỉnh sửa bảng tính, kết hợp thư hoặc thay đổi cách kết nối hai File. Mặc dù giải pháp này không được nhiều người biết đến nhưng nó có thể là giải pháp tốt nhất – ngoại trừ việc không còn hỗ trợ cho Word 2016.
1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word
Cách đầu tiên để Mail Merge định dạng các số từ Excel một cách chính xác là chỉnh sửa tài liệu Word. Cụ thể, bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong muốn cho các trường hợp nhất – Merge Field trong File Word. (Hợp nhất các trường về cơ bản cho tài liệu Word biết cột nào trong trang tính Excel chứa dữ liệu sẽ được xử lý.) Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải bao gồm Chuyển đổi số (trước đây là Chuyển đổi ảnh) trong hộp mã của trường đó.
Điều đầu tiên bạn phải làm là biết mã trường thực tế. Mở tài liệu Mail Merge và nhấp vào tab Thư từ ở đầu cửa sổ. Đảm bảo rằng nút đang tắt Xem trước kết quả để bạn có thể thấy các trường Kết hợp Thư. Sau đó, nhấp chuột phải vào một ô Mail-Merge (ví dụ: “Quyên góp”) và lựa chọn Chuyển đổi mã trường. Bạn sẽ thấy mã cho trường đó, được xác định bằng dấu ngoặc nhọn, ví dụ: {MERGEFIELD Quyên góp}. Bây giờ, hãy chỉnh sửa mã của trường này chỉ bằng cách chèn mã chuyển đổi số vào cuối mã như sau:
{ MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 } { MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00 { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15 { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00 { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26Numeric Switch cho các trường trộn Mail-Merge
Trên thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, vậy tại sao chúng không sử dụng cùng một chức năng định dạng? Ví dụ, tại sao không sử dụng hàm MergeField như sau:
{ MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }Đây thực sự là mối quan tâm của rất nhiều người và có lẽ chỉ có Microsoft mới biết câu trả lời.
Công tắc số hoạt động tốt trong lĩnh vực trộn nhưng quá trình sử dụng hơi khó nhớ và dễ bị lỗi. Nếu bạn cũng cảm thấy như vậy, hãy thử một trong hai Cách tiếp theo.
2. Chỉnh sửa bảng tính Excel
Đây là cách bạn có thể tránh bị lỗi định dạng khi sử dụng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột chứa các công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel sang định dạng văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong tài liệu Kết hợp Thư của mình.
Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó cho phép người dùng chuyển đổi số hoặc ngày tháng sang định dạng văn bản tương đương theo cách người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết mã của định dạng đó. Mặc dù những mã này giống với những mã được sử dụng trong tính năng định dạng Số tùy chỉnh nhưng rất ít người dùng Excel biết về sự tồn tại của chúng.
Ví dụ, các công thức TEXT(B3, "$#,##0.00") và TEXT(C5, "M/dd/yy") chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu văn bản (trong ví dụ này, chúng là “$ 12.345,67” và “1/12/10”).
Lời khuyên: Bạn nên định dạng các ô chứa các công thức này theo nhiều kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu lạ khác để nhắc nhở bạn rằng những con số đó chỉ đơn thuần là văn bản. Trong các phiên bản Excel trước, những “số” này không thể được sử dụng trong tính toán. Trong Excel 2016, bạn có thể sử dụng chúng trong bất kỳ công thức nào, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.
Ưu điểm của việc định dạng số và ngày tháng như văn bản là văn bản được chuyển đổi từ Excel thành tài liệu bằng Mail Merge mà không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như phông chữ, kích thước và màu sắc đều không thay đổi.
Định dạng mã cho hàm TEXT trong Excel
Mã số, ngày tháng và thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc ở định dạng số Tùy chỉnh của Excel. Ngoài ra, chúng cũng có thể được sử dụng trong “Công tắc số” trong Trường Kết hợp Thư từ.
Lưu ý, có một chút khác biệt giữa cách mã hoạt động trong Excel và Word trong Microsoft 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” trong tháng và phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang đề cập đến đơn vị nào. Tuy nhiên, Word không “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng các chữ cái viết hoa để chỉ ra tháng. Ngoài ra, Excel còn có một mã bổ sung là “MMMMM”, chỉ trả về một chữ viết tắt của tháng (ví dụ: J, F, M, A,…).
Thêm một vài cột có chứa hàm TEXT vào bảng tính của bạn là một giải pháp để sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge đơn giản. Chỉ cần lưu ý rằng các ô này, mặc dù trông giống như chúng chứa số, không thể áp dụng các hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu bạn cần chuyển đổi chúng thành số một lần nữa, chỉ cần sử dụng hàm VALUE.
Hãy cẩn thận khi xử lý hàm ROUND
Thay vì hàm TEXT (), một số người thích sử dụng hàm ROUND () để giảm số lượng phần thập phân. Như tên của nó, hàm ROUND () của Excel theo mặc định làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở vị trí người dùng chọn. Ưu điểm của Cách này là các số được làm tròn không phải là văn bản và vẫn có thể được sử dụng trong tính toán. Trong nhiều trường hợp, mặc dù hàm ROUND () hoạt động tốt với Kết hợp Thư, bạn có thể muốn tránh nó vì những lý do sau:
Hàm ROUND không giữ các ký hiệu đô la hoặc dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn hoặc nhiều hơn.
Hàm ROUND cắt bớt các số không ở cuối.
Hàm ROUND đôi khi khiến Kết hợp Thư hiển thị lỗi thập phân. Ví dụ: tài liệu Kết hợp Thư hiển thị 4 chữ số thập phân trong khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.
Trong một số trường hợp hiếm hoi, hàm ROUND làm cho Kết hợp Thư không hoạt động một chút. Ví dụ: thay vì hiển thị 1,0014, Mail Merge hiển thị 1,0013.
3. Sử dụng liên kết DDE
Hai Cách trên tương đối đơn giản, nhưng nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng có thể khiến bạn nản lòng sớm vì cần phải nhớ mã định dạng, và trong khi mã giống nhau, chúng có thể được sử dụng trong nhiều trường khác nhau. các cách.
Một giải pháp nhẹ, dễ dàng là liên kết Word với sổ làm việc Excel qua DDE (Trao đổi dữ liệu động), tốt hơn là thực hiện quy trình liên kết cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn đã thành thạo Mail Merge, DDE chỉ là một công việc nhỏ. Đó là một quá trình hai bước đơn giản. Bước đầu tiên, bạn chỉ cần kích hoạt Word để mở File thông qua DDE. Quá trình này chỉ cần thực hiện một lần.
Office 2016 có hỗ trợ DDE không? Trao đổi dữ liệu động là một công nghệ cũ. Đôi khi nó hoạt động tốt, nhưng đôi khi nó không hoạt động trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, bạn phải Start nhập dữ liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu bạn đủ kiên nhẫn, bạn có thể sử dụng DDE trong Office 2016).
Để thiết lập Word 2013 cho liên kết DDE, hãy làm như sau:
Nhấp vào tab Nâng cao ở bên trái và cuộn xuống mục Chung.
Kiểm tra hộp Xác nhận chuyển đổi định dạng File khi đang mở.
Kể từ bây giờ, bạn không bao giờ phải làm bất kỳ điều nào ở trên nữa. Tại thời điểm này, bạn có thể mở bản sao của Word ở nhiều định dạng và đường dẫn khác nhau, bao gồm cả IDE. Tác dụng duy nhất là mỗi khi bạn mở một File không phải Word, chương trình sẽ cho phép bạn thay đổi tùy chọn của mình.
Bước thứ hai và cuối cùng là chọn nguồn dữ liệu cho quá trình Kết hợp Thư (trong bước 3 của Thư Thuật sĩ Hợp nhất trong Word hoặc sau khi nhấn nút Chọn người nhận trong dải băng Thư từ). Bây giờ bạn chỉ cần thực hiện thêm 3 lần nhấp chuột nữa.
Sau khi chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng, một hộp thoại “Xác nhận nguồn dữ liệu“Sẽ xuất hiện mới.
Loại liên kết mặc định là OLE, nhưng không phải là liên kết bạn muốn.
Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu, bấm vào hộp Hiển thị tất cả.
Trong danh sách các loại phần mở rộng File, hãy chọn Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Sử dụng tùy chọn này ngay cả khi sử dụng định dạng File Excel mới hơn: * .xlsx.)
Nếu được hỏi, hãy xác nhận rằng bạn đang lựa chọn Toàn bộ bảng tính.
Nếu bạn đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó nhưng lần này là thông qua liên kết DDE. Xong rôi! Từ bây giờ, định dạng Excel của bạn sẽ được áp dụng chính xác trên các tài liệu Word Mail Merge, và bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu bạn muốn trộn vào sổ làm việc đầu tiên của sổ làm việc Excel.
Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Sử Dụng Trộn Thư Trong Word
Chức năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một trong những tính năng mà người dùng yêu thích. Nó hoạt động khi tạo nhãn tùy chỉnh, mẫu, email hoặc báo cáo. Khi bạn biết cách sử dụng nó, bạn có thể tiết kiệm nhiều giờ làm việc.
Tuy nhiên, một trong những rắc rối của Mail Merge là nó không thể định dạng chính xác các số từ bảng tính Excel. Ví dụ: kết quả bán hàng trong bảng tính Excel là 100 nhưng nó biến thành Word 99.99999999996. Để khắc phục điều này, chúng tôi có thể chỉnh sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Trộn thư hoặc chỉ cần thay đổi cách hai tệp được liên kết. Mặc dù vài người cuối cùng biết điều đó, nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc nó không còn hoạt động trong Word 2016.
chú thích: Các biện pháp sau được triển khai trên Office 2016 nhưng vẫn áp dụng cho các phiên bản Word và Excel khác.
Cách sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Trộn thư trong Word
1. Sử dụng “Chuyển đổi số” trong Word
Chúng tôi sẽ làm cách đầu tiên để chỉnh sửa tài liệu Word. Tại đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho Trường Hợp nhất trong tài liệu Word. Về cơ bản, trường hợp nhất sẽ cho Word biết cột nào trong bảng Excel chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải sử dụng Chuyển đổi số (trước đây gọi là chuyển đổi hình ảnh) trong mã trường của trường đó.
Trước tiên, bạn cần xem mã trường thực tế bằng cách mở tài liệu Trộn thư và nhấp vào tab Thư ở trên cùng của cửa sổ. Đảm bảo tắt Xem trước kết quả Vì vậy, bạn có thể thấy trường Mail-Merge. Sau đó, nhấp chuột phải vào trường Mail Merge (chẳng hạn như “Đóng góp”) và chọn tùy chọn Chuyển đổi mã trường. Bây giờ bạn sẽ thấy mã trường thực tế (trong dấu ngoặc nhọn như trong {MERGEFIELD Donation}) cho trường đó. Sửa đổi mã trường bằng cách chèn mã chuyển đổi vào cuối mã trường như:
{Đóng góp MERGEFIELD # $ #, ## 0,00}
Wors có nhiều mã hình ảnh có sẵn, đây là 4 ví dụ với kết quả tương ứng:
{Chi phí MERGEFIELD # 00.00} 01.00
{Doanh số MERGEFIELD # $ ###} $ 15
{Doanh số MERGEFIELD # $ #, ## 0,00} $ 1.500,00
{MERGEFIELD Ngày @ “MMMM d”} ngày 26 tháng 11
Như bạn có thể thấy, mã chuyển đổi số tương tự như mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “#” cho số và “@” cho ngày.
chú thích: Chỉ sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã.
{MERGEFIELD (Đóng góp, “$ #, ## 0,00”)}
2. Sửa đổi bảng tính Excel
Trong bảng tính Excel, chèn một cột bằng công thức chuyển đổi số hoặc ngày trong Excel để định dạng văn bản bạn muốn xuất hiện trong Trộn thư.
Tiết kiệm thời gian với các chức năng định dạng văn bản này trong Microsoft Excel
Để làm điều này, chúng tôi sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày thành định dạng văn bản tương ứng. Tuy nhiên, phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết một số mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Số tùy chỉnh của Excel, hầu hết người dùng hiếm khi nhìn thấy chúng.
Ví dụ: Các công thức VĂN BẢN (B3, “$ #, ## 0,00”) và VĂN BẢN (C5, “M / dd / yy”) chuyển đổi số và ngày thành văn bản (trong trường hợp này, chuyển đổi sẽ là “$ 12,345,67” và “12/01/10”.
Lời khuyên: Bạn nên định dạng ô chứa các công thức này theo các định dạng khác (in nghiêng, in đậm, các màu khác) để biết các số này chỉ trong văn bản thuần túy. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để tính toán nhưng trong Excel 2016, bạn có thể sử dụng chúng trong tất cả các công thức ngoại trừ hàm tổng như TÓM TẮT và TRUNG BÌNH CỘNG. Ưu điểm của Định dạng ngày tháng và số ở định dạng văn bản không bị lộn xộn khi chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge.
chú thích: “0” và “#” đóng vai trò giữ chỗ cho các số nhưng “0” buộc các số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu không phải là 0 trên cùng hoặc dưới cùng. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị xóa trong mã bưu chính của New Jersey.
Mã cho số, ngày và thời gian có thể được sử dụng ở định dạng số văn bản hoặc số tùy chỉnh của Excel. Tuy nhiên, có một sự khác biệt giữa cách các mã này hoạt động trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng M hoặc m trong nhiều tháng hoặc vài phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để xác định đơn vị bạn đang sử dụng, nhưng Word không quá thông minh, bạn cần sử dụng chữ in hoa trong tháng và viết thường xuyên trong vài phút. Ngoài ra, Excel đã thêm mã “MMMMM” cho kết quả viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v.)
Chú thích: Khi chuyển đổi các số này trong văn bản, chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu bạn muốn, bạn cần chuyển đổi lại chúng để sử dụng Hàm GIÁ TRỊ.
Hàm ROUND
Thay vì chức năng TEXT, một số người dùng thích sử dụng nó Hàm ROUND để loại bỏ các số thập phân bổ sung. Hàm ROUND sẽ làm tròn số lên hoặc xuống đến vị trí thập phân mà bạn chỉ định. Ưu điểm là số làm tròn không ở dạng văn bản, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng hiếm khi sử dụng chúng vì:
Hàm ROUND sẽ xóa ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng nghìn (dấu phẩy).
Hàm ROUND sẽ xóa 0s ở cuối.
Đôi khi, hàm ROUND hiển thị vị trí thập phân sai khi chuyển sang Trộn thư. Ví dụ: tài liệu Trộn thư hiển thị 4 vị trí thập phân trong khi chức năng Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.
Trong các trường hợp hiếm hoi, chức năng ROUND cũng hiển thị lỗi trong Trộn thư chẳng hạn thay vì 1,0014, Trộn thư, hiển thị 1,0013.
3. Sử dụng liên kết DDE
Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp cùng mã nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.
Một cách đơn giản hơn là liên kết Word với Excel bằng các liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn có thể hợp nhất thư thì DDE không thể gây khó khăn cho bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word để mở tệp qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).
Như đã đề cập ở trên DDE không hoạt động trong Office 2016. Trao đổi dữ liệu động là một kỹ thuật cũ và có vẻ như Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2016 và đôi khi không. Mẹo để nó hoạt động trong Office 2016 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong tệp.
Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải làm lại. Từ giờ trở đi, các bản sao của Word sẽ được mở ở nhiều loại tệp khác nhau và được mở bằng các đường dẫn khác bao gồm DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi khi bạn mở một tệp không phải là tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho phép bạn thay đổi lựa chọn của mình.
Bước 1. Sau khi chọn tệp dữ liệu bạn muốn sử dụng, hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu sẽ xuất hiện.
Bước 2. Loại mặc định là OLE nhưng bạn có thể thay đổi nó thành loại khác. Trong hộp thoại Xác nhận nguồn dữ liệu, bấm vào Hiển thị tất cả. Trong danh sách loại tệp mở rộng, chọn Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Chọn tùy chọn này nếu sử dụng định dạng tệp Excel mới hơn * .xlsx). Nếu được hỏi, xác nhận bạn chọn Toàn bộ bảng tính.
Nếu bạn đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn lại nó, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.
Cảnh báo: Đảm bảo rằng tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong tờ đầu tiên của tài liệu Excel.
. . sửa lỗi định dạng ngày trong hợp nhất thư (t)
Dùng Mail Merge Trong Outlook 2022 Gửi Mail Hàng Loạt
Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.
: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa
Tình huống thực tế
Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.
Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.
Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Các bước chuẩn bị
Một file word chứa nội dung gửi email
Một file excel chứa thông tin khách hàng
Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường
Ví dụ như sau:
: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail
Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2016
Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu
Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings
Chọn Start Mail Merge
Chọn E-Mail Messages
Chọn Select Recipients
Chọn Use an Exiting List
Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng
Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu
Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung
Tô chọn nội dung muốn thay đổi
Bước 3: Match Fields
Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi
Chọn Preview Results
Bước 5: hoàn thành và gửi
Chọn Finish & Merge
Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
Thông tin Merge email:
To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
Subject line: tiêu đề thư
Mail format:
plain text: mail ko có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
Kiểm tra thành quả
Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi
Đăng nhập Gmail để kiểm tra.
Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.
Bài cùng chuyên mục:
Mail Merge In Word 2022
Mail Merge in Word 2016
Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in two different files. You’ll need the main document (e.g. a letter), and a data source (e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions below to produce a merged document with these files using Mail Merge.
In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If creating labels, start with a blank new document.
The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create
At Step 2, select the following option if you are
Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the process
Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open the rear output tray)
Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.
Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.
At step 3, select one of the two options below
will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label by default. Just add the Merge Fields there
Select one of the following option depending on what you are creating
If creating letters or labels
for accuracy.
The last step is to either Print or Save the document for later use
If creating e-mail messages
account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail messages
At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.
Bạn đang đọc nội dung bài viết 3 Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Microsoft Word trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!