Cập nhật nội dung chi tiết về 7 Lỗi Excel Thường Gặp Nhất Đối Với Dân Văn Phòng mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Có một sự thật là Excel không phải đơn giản chỉ lập các bảng biểu và nhập các con số. Thực sự, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề khi sử dụng phần mềm này và điều đáng tiếc là không phải ai cũng biết cách sửa.
Nếu là một marketer thì nhiều khả năng bạn sẽ biết tất cả những rắc rối này khi sử dụng Excel. Từ việc vô tình xóa các con số cho tới nhập sai số, chỉ cần một cú nhấp chuột như vậy cũng đủ để khiến sheet mà bạn đã dành cả tối lập ra trở nên vô dụng chứ chưa nói gì đến việc tốn thời gian hay bạn sẽ phải làm lại từ đầu.
Không riêng mình bạn. Ngay cả những người dùng được cho là “thánh” Exel với rất nhiều kinh nghiệm và thủ thuật khi sử dụng phần mềm này thì chí ít, cũng phải một vài lần trải qua các lỗi sai không mong muốn. Vì lý do này mà việc nắm bắt được các lỗi thường gặp cũng như làm thế nào để sửa chúng là điều mà bất cứ một ai thường xuyên sử dụng Excel cả trong học tập lẫn công việc đều phải nắm được.
Luyện tập thường xuyên và đúng cách sẽ giúp bạn giảm thiểu số lần mắc lỗi.
Một vài thủ thuật bạn có thể học hỏi từ các chuyên gia Excel của Hubspot.
Mỗi công thức trong Excel đều bắt đầu với một dấu “=”.
Sử dụng dấu hoa thị (*) để nhân các con số với nhau, chứ không phải ký tự “X”.
Sử dụng dấu ngoặc đơn đóng và mở để nhóm các con số/địa chỉ ô với nhau.
Sử dụng dấu ngoặc kép nếu muốn nhập các đối số kiểu ký tự vào trong công thức. Nếu sử dụng 2 dấu ngoặc đơn để tạo dấu ngoặc kép thì Excel sẽ báo lỗi nghiêm trọng.
7 lỗi Excel thường gặp nhất và cách sửa
Tất cả chúng ta đều ít nhất một lần nhập hàm và “được” Excel báo lỗi bằng một biểu tượng hình tam giác màu xanh ở góc trên bên trái Cell đó. Điều này ám chỉ rằng bạn đã dùng sai công thức hoặc nhập sai giá trị.
Lúc này, nếu nhập vào biểu tượng chữ “i” như trong hình dưới, bạn sẽ có đủ thông tin để sửa lỗi. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp thì vấn đề không hề dễ nếu muốn giải quyết thật nhanh chóng.
1. #VALUE!
Excel hiển thị lỗi #VALUE khi nó phát hiện trong công thức có khoảng trống, ký tự hoặc text mà đáng lẽ ra vị trí đó phải nhập số.
Trừ trường hợp sử dụng dấu ngoặc kép, nếu không, Excel chỉ cho phép nhập số. Do vậy, nếu như sau khi bạn nhập mà Excel không có phản hồi hoặc báo lỗi thì chứng tỏ công thức đó đã chứa đối số “lạ”.
Cách sửa:
Cách đơn giản để sửa lỗi này đó là nhấp chuột hai lần vào công thức và chắc chắn là bạn chỉ nhập các con số. Nếu vẫn báo lỗi, hãy kiểm tra các Cell khác, xem thử liệu bạn đã nhập giá trị vào những Cell đó chưa hoặc chúng có chứa ký tự lạ hay không?
Trong ví dụ trên, cột “Sum” ám chỉ các cell trống (chưa được nhập giá trị). Excel không thể tính toán tổng của những ô không có giá trị, thế nên, nó sẽ báo lỗi.
2. #####
Khi nhìn thấy ##### được hiển thị trong Cell, một vài người mới bắt đầu sử dụng Excel sẽ cảm thấy có chút sợ hãi. Tuy nhiên, tin tốt là lỗi này đơn giản chỉ có nghĩa là cột đó không đủ rộng để chứa các giá trị mà bạn đã nhập vào và tất nhiên, cách giải quyết vô cùng dễ.
Cách sửa:
Đưa con trỏ chuột vào mép phải của tên cột, tương ứng với cột hoặc dòng muốn chỉnh độ rộng. Khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên giao giao với đường kẻ như hình dưới thì bạn nhấn và giữ chuột.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột hai lần vào vị trí này để tự động điều chỉnh chiều rộng của ô.
3. #DIV/0!
Khi xảy ra lỗi #DIV/0! nghĩa là bạn nhập sai công thức (chẳng hạn =4/0) hoặc khi công thức tham chiếu đến một ô bằng 0 hoặc để trống. Trong Excel, biểu thức này không thể thực hiện.
Cách sửa:
Hãy chắc chắn là số chia trong hàm hoặc công thức không phải là ô có giá trị bằng 0 hoặc ô trống. Ngoài ra, Excel cũng hướng dẫn một số cách sửa khác mà bạn có thể truy cập vào đây để biết thêm chi tiết.
4. #REF!
Lỗi #REF! xuất hiện khi công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ, thường xảy ra nhất khi ô được tham chiếu bởi công thức đã bị xóa hoặc dán.
Chẳng hạn, trong hình ảnh dưới, cột Outcome được tham chiếu bởi công thức: =SUM(A2,B2,C2). Nếu như xóa cột “Number 2” thì Excel sẽ báo lỗi #REF!
Cách sửa:
Nếu vô tình xóa hàng hoặc cột, ngay lập tức hãy bấm nút Undo (hoàn tác) trên thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrol + Z (đối với Windows) hoặc Command + Z (đối với Mac).
Điều chỉnh công thức để nó sử dụng một tham chiếu phạm vi thay vì ô riêng lẻ, chẳng hạn như =SUM(A1;B1). Lúc này, khi xóa bất kỳ cột nào trong phạm vi tổng thì Excel sẽ tự động điều chỉnh công thức tương ứng.
5. #NULL!
Lỗi #NULL! Xảy ra khi bạn dùng toán tử phạm vi ô không đúng trong công thức hoặc khi dùng toán tử giao (ký tự khoảng trống) giữa tham chiếu phạm vi ô để xác định giao điểm của hai phạm vi không giao cắt.
Để hiểu hơn, bạn cần nhớ hai điều sau:
Dấu hai chấm (:) để phân tách ô đầu tiên khỏi ô cuối cùng khi bạn tham chiếu đến phạm vi ô liên tục trong công thức, chẳng hạn như =SUM (A1:A5) tham chiếu đến phạm vi bao gồm các ô A1 đến A5.
Dấu phẩy (,) là toán tử liên kết khi tham chiếu đến hai vùng không giao nhau. Chẳng hạn, nếu công thức tính tổng hai phạm vi (=SUM (A1:A5, B11:B5)), hãy chắc chắn có dấu phẩy phân tách giữa chúng.
Cách sửa:
Đầu tiên, hãy kiểm tra xem thử bạn đã sử dụng đúng cú pháp trong công thức.
Thứ hai, nếu vẫn xuất hiện lỗi này thì chứng tỏ bạn đã dùng dấu cách giữa các phạm vi không giao nhau, lúc này, hãy thay đổi tham chiếu hoặc sử dụng đúng các dấu.
6. #N/A
Khi xuất hiện lỗi #N/A nghĩa là các con số đang tham chiếu trong công thức không thể tìm thấy. Ngoài ra, một nguyên nhân phổ biến khác đó là khi sử dụng hàm VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH và một công thức không thể tìm một giá trị được tham chiếu, chẳng hạn như giá trị tra cứu không tồn tại trong dữ liệu nguồn.
Cách sửa:
7. #NUM!
Nếu công thức chứa các giá trị số không hợp lệ, lỗi #NUM! sẽ xuất hiện. Thông thường, tình huống này xảy ra khi bạn đã nhập giá trị số dùng kiểu dữ liệu hoặc định dạng số không được hỗ trợ trong phần đối số của công thức, chẳng hạn như không thể nhập giá trị $1,000 theo định dạng tiền tệ.
Cách sửa:
Kiểm tra liệu rằng bạn có nhập định dạng tiền tệ, ngày hay biểu tượng đặc biệt vào công thức hay không? Sau đó, hãy loại bỏ chúng khỏi công thức và chỉ giữ lại các con số.
Ngoài ra, còn có một cách sửa khác mà bạn có thể theo dõi dưới hình ảnh sau.
10 Hàm Excel Nhất Định Phải Biết Cho Dân Văn Phòng
Hàm SUM
Một trong những hàm lượng giác toán học, cộng các giá trị.
Cú pháp: SUM(number1,[number2],..)
number1, number2 là vị trí các ô bạn muốn cộng tổng
Hàm IF
Đây là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel, hàm này cho phép bạn thực hiện so sánh lô-gic giữa một giá trị với giá trị kỳ vọng.
Cú pháp: IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
Trong đó, nếu như “điều kiện” đúng thì hàm trả về “giá trị 1”, ngược lại trả về “giá trị 2”
Hàm LOOKUP
Sử dụng LOOKUP, một trong các hàm tra cứu và tham chiếu, khi bạn cần xem một hàng hay một cột và tìm một giá trị từ cùng một vị trí trong hàng hay cột thứ hai.
Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array)
lookup_value: giá trị cần tìm kiếm trong một mảng.
array: vùng tìm kiếm bao gồm các ô có chứa văn bản, số hoặc giá trị logic mà các bạn muốn tìm lookup_value trong đó
Ví dụ:
Hàm VLOOKUP
Sử dụng hàm VLOOKUP, một trong những hàm tra cứu và tham chiếu, khi bạn cần tìm nội dung trong một bảng hay dải ô theo hàng. Ví dụ: tra cứu giá cho một linh kiện ô tô theo số linh kiện.
Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
lookup_value: giá trị dùng để dò tìm.
table_array: bảng giá trị dò, để ở dạng giá trị tuyệt đối.
col_index_num: thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.
range_lookup: phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối)
Ví dụ:
Hàm MATCH
Được dùng để tìm một mục được chỉ định trong phạm vi của ô, sau đó trả về vị trí tương đối của mục đó trong phạm vi này. Ví dụ, nếu phạm vi A1:A3 chứa giá trị 5, 25 và 38 thì công thức =MATCH(25,A1:A3,0) sẽ trả về số 2, vì 25 là mục thứ hai trong phạm vi.
Cú pháp: MATCH(giá trị tìm kiếm, mảng tìm kiếm, [kiểu khớp])
giá trị tìm kiếm: giá trị mà bạn muốn so khớp trong mảng tìm kiếm
mảng tìm kiếm: phạm vi ô được tìm kiếm
kiểu khớp: số -1, 0 hoặc 1
Hàm INDEX
Hàm INDEX trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị từ trong một bảng hoặc phạm vi.
Cú pháp: INDEX(array, row_num, [column_num])
array: phạm vi ô hoặc một hằng số mảng, bắt buộc
row_num: chọn hàng trong mảng mà từ đó trả về một giá trị
column_num: chọn cột trong mảng mà từ đó trả về một giá trị
Hàm DAYS
Trả về số ngày giữa hai ngày
Cú pháp: DAYS(End_date, Start_date)
End_date: Bắt buộc, Start_date và End_date là những ngày mà bạn muốn biết giữa chúng có bao nhiêu ngày.
Start_date: Bắt buộc. Start_date và End_date là hai ngày mà bạn muốn biết giữa chúng có bao nhiêu ngày.
Hàm DATE
Sử dụng hàm DATE của Excel khi bạn cần lấy ba giá trị riêng biệt và kết hợp các giá trị đó để tạo thành một ngày.
Cú pháp: DATE(year,month,day)
Hàm CHOOSE
Dùng index_num để trả về giá trị từ danh sách đối số giá trị. Hãy dùng CHOOSE để chọn một trong tối đa 254 giá trị dựa trên số chỉ mục. Ví dụ, nếu value1 đến hết value7 là các ngày trong tuần, CHOOSE trả về một trong các ngày khi dùng một số từ 1 đến 7 làm index_num.
Cú pháp: CHOOSE(index_num, value1, [value2], …)
index_num: xác định chọn đối số giá trị nào
value1,value2,…: value1 là bắt buộc, các giá trị tiếp theo là tùy chọn
Hàm ghép nối CONCATENATE
Cú pháp: CONCATENATE(text1, [text2], …)
text1,text2,…: đoạn văn bản cần nối
15+ Hàm Cơ Bản Trong Excel Cho Dân Văn Phòng
– Công dụng của hàm Sum: Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường
– Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)
– Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, …
Trong đó: number 1, number 2, … là các đối số mà bạn muốn tính tổng
– Chú ý:
Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.
Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
VD1:
=SUM (2, 3, 4) có giá trị bằng 9.
=SUM (2, 3, TRUE) có giá trị bằng 6.
=SUM (“2″,”3”,1) có giá trị bằng 6.
2. Hàm AVERAGE: Hàm tính trung bình cộng
– Công dụng hàm Average: Hàm AVERAGE là hàm cơ bản trong Excel hỗ trợ tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, hỗ trợ người dùng tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài.
– Cú Pháp: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.
Ví dụ: Cho bảng điểm của một số học sinh, tính điểm trung bình cộng các môn học của từng học sinh. Hãy tính trung bình điểm các môn của học sinh
– Công dụng hàm Min/Max: Cách sử dụng hàm MAX và hàm MIN để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu.– Cú Pháp:
MAX (number 1, number 2, …)
MIN (number 1, number 2, …)
Trong Đó:
Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu.
– Chức Năng: Trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số
Ví dụ:
– Đưa về giá trị lớn nhất trong dãy các số 10, -20, 3, 4, 11
Công thức: MAX (10, -20, 3, 4, 11) = 11.
– Đưa về giá trị nhỏ nhất trong các số: 20, 100, 30, 45.
Công thức: MIN (20, 100, 30, 45) = 20.
4. Hàm TRIM: Hàm loại bỏ khoảng trống trong văn bản
– Công dụng hàm Trim: Hàm TRIM là một trong các hàm cơ bản Excel không thể bỏ qua giúp bạn xử lý các khoảng trắng nằm rải rác trong bảng tính khi bạn nhập hay dán văn bản từ một cơ sở dữ liệu, một website, một chương trình văn bản khác,… Giả sử, bạn muốn loại bỏ các khoảng trắng trong cột A2, bạn chỉ cần sử dụng hàm TRIM ở ô B2 với công thức: =TRIM(A2). Bạn copy công thức xuống cuối danh sách để có kết quả loại bỏ các khoảng trắng tương tự ở B2.
– Cú Pháp: TRIM(Text)
Trong Đó: Text là đoan văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ
Ví Dụ: Bạn có một bảng tính có cột Họ và Tên chứa các ký tự trắng, bây giờ cần loại bỏ các khoảng trắng này
Để loại bỏ các khoảng trắng, tại ô D6 nhập công thức =TRIM(A6) ta được kết quả như hình.
5. Hàm COUNT/COUNTA: Hàm đếm dữ liệu/đếm số ô không trống
– Công dụng hàm Count/Counta: Thay vì đếm thủ công các ô chứa số trong một bảng dữ liệu khổng lồ, bạn có thể sử dụng hàm COUNT. Ví dụ, bạn gõ =COUNT(A1:A20) sẽ cho kết quả có bao nhiêu ô chứa số từ ô A1 đến ô A20 trong bảng tính. Tương tự, hàm COUNTA cũng dùng hỗ trợ đếm ô. Tuy nhiên, thay vì chỉ đếm các ô chứa số, COUNTA sẽ hỗ trợ bạn đếm bất kỳ ô nào có chứa nội dung (cả số và cả chữ cái). Cú pháp hàm COUNTA bạn thực hiện tương tự như COUNT.
Hàm Count để đếm dữ liệu, các đối tượng trong chuỗi trong một bảng tính nhất định
Hàm Counta trong Excel là hàm cho phép bạn đếm những ô có dữ liệu trong một phạm vi nào đấy.
– Cú pháp hàm Count/Counta
Counta (Value1, [value2], [value3],…)
Trong Đó:
Value1 là đối số bắt buộc, là vùng dữ liệu cần đếm.
Value2 và Value3 là các tùy chọn vì được đặt trong dấu [], không bắt buộc có.
COUNT(vùng chọn để đếm)
Ý Nghĩa: Dùng để đếm số ô chứa dữ liệu Số trong vùng được chọn.
Ví dụ:
– Đếm số Học Sinh đỗ trong đợt thi này, học sinh trượt được ký hiệu là “tr”.
Ví dụ: Đếm số ô không rỗng trong bảng dữ liệu sau:
Ta sử dụng công thức tại ô D10 như sau: =COUNTA(A4:D9)
6. Hàm LEN: Hàm đo độ dài của chuỗi ký tự
– Công dụng hàm Len: Để đo độ dài của chuỗi ký tự bất kỳ bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel, hàm này trả về độ dài chính xác của chuỗi ký tự từ đó bạn có thể thực hiện những yêu cầu bạn muốn.
– Cú Pháp: LEN (text)
– Trong Đó:
– Chức Năng: Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống.
Ví dụ :
Đo độ dài của chuỗi “University of Da Nang”.
Công thức tính sẽ là: =LEN (“University of Da Nang”) = 21.
7. Hàm CONCATENATE: Hàm nối các chuỗi ký tự
– Công dụng hàm CONCATENATE: Hàm CONCATENATE giúp kết hợp nội dung của các ô với nhau. Ví dụ, bạn muốn kết hợp các ô tên, tên đệm, họ thành một ô thể hiện tên gọi hoàn chỉnh, bạn sử dụng hàm CONCATENATE và di chuyển đếm các ô cần kết hợp là có kết quả như mong muốn. Để tạo khoảng cách hoặc dấu chấm, dấu phẩy,… giữa các ô kết hợp, bạn chỉ việc đưa dấu chấm, dấu phẩy, để trống,… vào dấu ngoặc kép.
– Cú Pháp: CONCATENATE (text 1, text 2, …)
– Trong Đó:
Text 1: là chuỗi thứ 1. Bắt buộc.
Text 2 …: tùy chọn. Có thể lên đến tối đa 255 chuỗi. Các chuỗi phải được phân tách nhau bởi dấu phẩy.
– Chức Năng: Dùng để ghép nối các chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất. Các chuỗi được nối có thể là số, văn bản, ô tham chiếu.
= CONCATENATE (B1,” “,C1): Mark Twain
= CONCATENATE (A2,” “,A1,” is “,A3,” USD”): Kawasaki Z250 price is 3365 USD.
= CONCATENATE (B2,” & “,C2): Phineas & Ferb.
8. Hàm DAYS: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel
– Công dụng hàm Days: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel
– Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).
Trong đó:
end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
– Chú ý:
Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.
Ví dụ: Tính số năm công tác của các nhân viên dựa vào hàm Days().
– Công dụng Hàm NETWORKDAYS: Thay vì dùng cách thủ công như đếm tay để tính số ngày làm việc. Excel hỗ trợ cho bạn một hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày làm việc toàn thời gian giữa hai ngày một cách chính xác, nhanh gọn.
– Cú Pháp: =NETWORKDAYS(START_DATE,END_DATE,[HOLIDAYS])
– Chức Năng: Trả về số lượng ngày làm việc trừ những ngày lễ và ngày cuối tuần bắt đầu từ ngày start_date và kết thúc bằng ngày end_date.
Ví dụ: Ta có một bảng chấm công nhân viên, bao gồm cả số ngày nghỉ như sau:
10. Hàm NOW: Hàm trả về ngày và giờ hiện tại
– Công dụng của hàm Now: Nếu bạn muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính hoặc muốn tính toán dựa trên thời gian hiện tại thì hàm NOW là giải pháp dành cho bạn.
– Cú Pháp: = NOW ()
Cú pháp hàm NOW không sử dụng đối số.
Kết quả của hàm NOW được cập nhật khi bạn thực hiện một công thức hoặc edit một ô giá trị chứ không cập nhật liên tục.
– Chức Năng: Trả về giá trị ngày tháng năm và giờ phút hiện hành.
Ví dụ: Bây giờ là 10 giờ 30 phút ngày 14/08/2014. Khi viết cú pháp hàm =NOW() cho ô B6 sẽ trả về giá trị chính xác giờ phút ngày tháng năm hiện hành.
Dạng thức: =CHOOSE(vị trị chuỗi kí tự, chuỗi thứ nhất, chuỗi thứ hai,…)
ví dụ: Cho dữ liệu các ô: B1=”Toan”; B2=”Van”; B3=”Ngoai Ngu”; B4=”Tin hoc”
=CHOOSE(3,B1,B2,B3,B4) = Ngoai Ngu
12. Dạng thức MATCH(giá trị dò, danh sách, cách dò)
Dạng thức MATCH(giá trị dò, danh sách, cách dò)
Hàm MATCH sẽ đem “giá trị dò” dò tìm trong bảng (bảng là dãy ô nằm trên một dòng hoặc trên một cột). Nếu tìm thấy sẽ trả về thứ tự của ô được tìm thấy nằm trong bảng. Nếu bảng là cột thì sẽ trả về số dòng, nếu bảng là dòng sẽ trả về số cột. Hàm MATCH có 3 cách dò thể hiện bởi 3 giá trị sau:
0: bảng không cần được sắp xếp, hàm MATCH sẽ có kết quả nếu tìm được đúng giá trị đem dò, ngược lại trả về #N/A.
1: bảng phải được sắp xếp tăng. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” hàm MATCH sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị lớn nhất trong bảng và nhỏ hơn “giá trị dò”.
-1: bảng phải được sắp xếp giảm. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” hàm MATCH sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị nhỏ nhất trong bảng và lớn hơn “giá trị dò”.
ví dụ: =MATCH(5,{3,7,5,8},0) = 3 hoặc =MATCH(5,{3,5,7,8},1) = 2
hoặc =MATCH(5,{8,7,5,3},-1) = 3
13. Dạng thức INDEX(bảng, dòng số, cột số)
Dạng thức INDEX(bảng, dòng số, cột số)
Hàm INDEX trả về giá trị của ô trong bảng được xác định bởi giao giữa dòng và cột. Dòng đầu tiên trong bảng là dòng số 1, cột đầu tiên trong bảng là cột số 1.
Ví dụ: INDEX(A1:C5,2,3) sẽ trả về giá trị là giá trị của ô được xác định bởi giao của dòng số 2 và cột số 3 trong bảng tức là giá trị của ô C3.
14. Hàm VLOOKUP hay còn gọi là hàm tham chiếu cột
– Khác với hàm if, hàm vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột, nó lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
Chú ý: Bài toán về hàm vlookup thường cho ra khi bắt ta tham chiếu cột từ một bảng phụ cho trước.
Cú pháp hàm excel nâng cao – vlookup: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Giải thích cú pháp:
lookup_value: là giá trị để tham chiếu có thể là một ký tự, chuỗi ký tự, tham chiếu hay giá trị nào đó của bảng chính.
row_index_num: giá trị cần lấy ra thuộc cột mấy trong bảng phụ
Ví dụ hàm vlookup trong excel
Ví dụ 1: Hãy điền tên vào cột tên hàng dựa vào ký tự của cột mã hàng lấy tham chiếu từ bảng phụ.
Tóm tắt ngắn ví dụ: nghĩa là bạn nhìn cột mã hàng ở bảng chính nó sẽ trùng với mã hàng ở cột bảng phụ bây giờ mình phải làm thế nào để từ dữ liệu cột mã hàng bảng chính tham chiếu xuống bảng phụ cho nó hiểu G =”Gà”, V=”Vịt”, C=”Chó” để điền vào cột tên hàng ở bảng chính.
Từ ví dụ ta có công thức =VLOOKUP(C6,$B$11:$C$14,2,0)
Bạn nhìn màu từ công thức trong hình và xem mình lấy hay quét dữ liệu như thế nào.
C6 (lookup_value): giá trị để tham chiếu nó là 1 ký tự trùng với ký tự từ bảng phụ
2 (row_index_num): do lấy dữ liệu cột thứ 2 của bảng phụ lên là ,2. Nếu lấy cột thứ 3 thì , 3 hoặc ,4 ,5 ,6…
Lưu ý: Bài toán ít khi cho ở dạng ví dụ 1 mà thường cho ở dạng ví dụ 2 sau đây thường kết hợp với một hàm khác nữa như hàm left, hàm right, hàm mid… thì mới tham chiếu được ký tự và điền vào bảng chính được.
15. Hàm dò tìm theo hàng: HLOOKUP (giá trị tìm, mảng giá trị, chỉ số dòng) (kết quả sẽ trả về giá trị của một ô)
Hàm HLOOKUP là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định. Hàm HLOOPUP thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ.
Cú Pháp: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm) Giải thích:
Giá trị tìm kiếm: giá trị dùng để tìm kiếm, có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, một giá trị nào đó của bảng chính. Giá trị này phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm.
Vùng dữ liệu tìm kiếm: Vùng chứa dữ liệu cần tìm. Vùng chứa dữ liệu tìm kiếm này thường nằm ở bảng phụ. Lưu ý: trong vùng dữ kiệu tìm kiếm này phải chứa giá trị tìm kiếm
Hàng trả về giá trị tìm kiếm: giá trị lấy ở hàng thứ mấy trong bảng phụ
Tham số: muốn tìm chính xác hay tương đối. Tham số này điền “0” nếu bạn muốn dò tìm chính xác, điền số “1” nếu muốn dò tìm giá trị tương đối.
Nắm vững các hàm cơ bản trong Excel này sẽ giúp các bạn tự tin, thành thạo hơn trong các công việc hành chính, kế toán,… Nếu bạn là một người bận rộn, công việc của bạn gắng liền với Excel nhưng lại không có thời gian đi học thì bạn có thể tham khảo 3 khóa học online chuyên sâu về Excel, tính ứng dụng thực tế cao và đang có chương trình ưu đãi học phí tại Kyna.
Thành Thạo Excel 2010 trong 10 giờ (299.000đ – Giá gốc 500.000đ)
Quản lý dữ liệu có hệ thống
Luyện tập nhuần nhuyễn các hàm từ cơ bản đến nâng cao
Cách làm biểu đồ, báo cáo thống kê chuyên nghiệp
Nhân đôi hiệu suất công hiệu bằng các thủ thuật
Học Excel từ công việc thực tế (251.000đ – Giá gốc 400.000đ)
Bảng tính lương cho công ty, lương cuối tháng
Bảng tính chi phí thuê khách sạn, tiền thuê kho, cước phí vận tải,…
Bảng thuế nhập khẩu
Bảng theo dõi tình hình bán hàng
Bảng báo cáo bán hàng, tình hình bán hàng, chi tiết hàng bán
Báo cáo doanh số nhập hàng, hóa đơn mua hàng, quản lý nhà sản xuất,…
Báo cáo doanh thu sản phẩm bán hàng, quản lý sổ bán hàng
Học Excel ứng dụng trong thực tiễn chuyên sâu (280.000đ – Giá gốc 400.000đ)
Học chuyên sâu về công việc quản lý tùy theo ngành
Bảo mật file Excel
Tạo liên kết dữ liệu trong và ngoài file Excel
Ràng buộc dữ liệu Data Validation
Các loại bảng thống kê nâng cao
Kyna.vn sưu tầm
Những Phím Tắt Hay Dùng Trong Excel, Dân Văn Phòng Không Nên Bỏ Qua
Phần mềm Microsoft Office không còn xa lạ với dân văn phòng hay bất cứ người dùng máy tính nào. Nhu cầu sử dụng ngày một tăng, bởi vậy ông lớn Microsoft đã cho ra đời hàng loạt phiên bản nâng cấp với giao diện cùng nhiều tính năng hữu ích.
Để hỗ trợ người dùng thuận tiện, dễ dàng thực hiện thao tác soạn thảo, tính toán dữ liệu, chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn các phím tắt hay dùng trong Excel. Đây đích thị là những kiến thức vô giá mà bất cứ ai cũng cần biết.
Phím tắt điều hướng trong bảng tính
Để điều hướng trong bảng tính Excel, bạn sử dụng tổ hợp phím tắt đơn giản sau:
– Phím Mũi Tên: Di chuyển lên xuống và sang bên trái, bên phải trong cùng 1 bảng tính Excel.
– Page Down / Page Up: Đây là phím nằm trên bàn phím có chức năng di chuyển màn hình sang bên trái hoặc phải cùng trong một bản tính.
– Tab / Tổ hợp phím Shift + Tab: Dùng để di chuyển các ô sang bên trái hoặc phải của cùng 1 bảng tính.
– Home: Di chuyển con trỏ chuột lên ô đầu cùng hàng.
– End: Di chuyển con trỏ chuột xuống ô cuối cùng của hàng.
– Ctrl + Home: Di chuyển con trỏ chuột lên ô đầu tiên của sheet..
– Ctrl + End: Di chuyển con trỏ chuột đến ô nội dung cuối cùng.
– Ctrl + H: Tổ hợp mở hộp thoại thay thế Find and Replace.
– Ctrl + F: Tổ hợp phím tắt của hộp thoại tìm kiếm Find and Replace.
– Shift + F4: Lệnh lặp lại thao tác tìm kiếm đã thực hiện trước đó.
– Ctrl + G / F5: Phím tắt mở hộp thoại “Go to”.
– Ctrl + mũi tên trái hoặc phải: Khi con trỏ nằm trong ô trên bảng tính, phím tắt sẽ giúp di chuyển ô này sang trái hoặc phải.
– Alt + mũi tên xuống: Mở danh sách AutoComplete.
Phím tắt hay dùng trong Excel: Làm việc với dữ liệu
Để sử dụng các phím tắt hay dùng trong Excel này, bạn cần chọn ô nhất định và áp dụng lệnh:
– Ctrl + Space: Bôi đen / Chọn toàn bộ cột.
– Shift + Space: Bôi đen / Chọn toàn bộ hàng.
– Ctrl + phím Shift + *: Chọn vùng xung quanh các ô đang hoạt động trong bảng tính.
– Ctrl + A: Bôi đen / Chọn toàn bộ nội dung trong bảng.
– Ctrl + phím Shift + phím cách: Bôi đen toàn bộ vùng chứa dữ liệu.
– Ctrl + phím Shift + Page Up: Chọn Sheet hiện đang có con trỏ và sheet liền trước đó trong cùng 1 file Excel.
– Shift + phím mũi tên: Mở rộng vùng bôi đen từ ô có con trỏ chuột.
– Shift + Page Down / Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng bôi đen từ ô được chọn đến cuối trang.
– Shift + Page Up / Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng bôi đen từ ô được chọn lên đầu trang.
– Shift + Home: Mở rộng vùng bôi đen từ ô được chọn đến đầu hàng.
Phim tắt hay dùng trong Excel: Quản lý vùng được chọn
– F8: Bật tính năng mở rộng vùng được chọn (Bạn sử dụng thêm các phím mũi tên lên, xuống và sáng trái, phải mà không cần dùng phím Shift).
– Shift + F8: Thêm dày các ô mới để lựa chọn.
– Enter / Enter + Shift: Di chuyển ô sang trái / phải.
– Tab / phím Shift + Tab: Di chuyển ô có con trỏ sang bên trái hoặc phải vùng được chọn.
– Esc: Hủy bỏ thao tác chọn vùng.
Phím tắt dùng để chỉnh sửa bên trong ô trong bảng Excel
Khi sử dụng Excel, các hẳn các bạn rất muốn biết làm cách nào để rút ngắn thời gian và thuận tiện cho việc chửa sửa từng ô phải không? Hãy để chúng tôi gợi ý các phím tắt thường dụng và tiện lợi sau:
– Shift + mũi tên trái / mũi tên phải: Chọn / bỏ chọn ký hiệu bên trái hoặc phải.
– Ctrl + Shift + mũi tên phải/ mũi tên trái: Chọn / Bỏ chọn 1 ký hiệu bên phải / trái con trỏ chuột.
– Shift + Home / End: Chọn các kí hiệu từ con trỏ chuột đến đầu hoặc cuối ô.
Phím tắt hay dùng trong Excel có tác dụng chèn, chỉnh sửa dữ liệu
Làm việc với Clipboard
– Ctrl + C: Copy nội dung.
– Ctrl + X: Tổ hợp phím tắt cắt nội dung của vùng được chọn.
– Ctrl + V: Dán nội dung đã cắt hoặc copy và vùng được chọn.
– Ctrl + Alt + V: Mở hộp thoại chức năng “Paste Special”.
Phím tắt Undo / Redo:
– Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác trước đó.
– Ctrl + Y: Tổ hợp hoàn tác hành động liền trước đó theo cấp số nhân – Redo.
Phím tắt chỉnh sửa ô
– F2: Chỉnh sửa ô được chọn (Con trỏ chuột đặt cuối dòng).
– Alt + Enter: Xuống dòng mới trong ô được chọn.
– Enter: Hoàn thành thao tác nhập dữ liệu. Đồng thời chuyển con trỏ xuống ô liền dưới.
– Shift + Enter: Hoàn thành thao tác nhập dữ liệu. Đồng thời chuyển con trỏ chuột sang ô liền trên.
– Esc: Hủy bỏ thao tác chỉnh sửa trong ô.
– Backspace: Xóa ký tự liền trước con trỏ chuột hoặc vùng được chọn.
– Delete: Xóa ký tự liền sau con trỏ chuột hoặc vùng được chọn.
– Ctrl + Delete: Xóa nội dung từ con trỏ đến cuối dòng văn bản.
– Ctrl + Shift + dấu hai chấm: Chèn thời gian hiện tại.
Chỉnh sửa vùng được chọn:
– Ctrl + R / D: Copy nội dung trong ô liền trái / trên.
– Ctrl + “/ ‘: Copy ô liền trên. Đồng thời ô được chọn ở trạng thái chỉnh sửa.
– Ctrl + –: Mở menu chức năng xóa.
– Shift + Ctrl + “+”: Mở menu chức năng chèn.
– Alt + F1 hoặc F11: Tạo và chèn biểu đồ.
– Ctrl + K: Chèn đường link.
– Enter ( ô có link): Kích hoạt đường link.
Ẩn, hiện phần tử hàng, cột, ô:
– Ctrl + 9: Ẩn hàng được chọn.
– Ctrl + số 0: Ẩn cột đã chọn.
– Ctrl + Shift + 9: Bỏ thao tác ẩn của hàng bất kỳ trong vùng được chọn.
– Ctrl + Shift + số 0: Bỏ ẩn cột bất kỳ trong vùng được chọn.
– Alt + Shift + Mũi tên phải / trái: Nhóm / Bỏ nhóm các hàng hoặc cột được chọn..
Phím tắt Excel định dạng dữ liệu
Để định dạng dữ liệu trong ô được chọn, bạn áp dụng các phím tắt hay dùng trong Excel sau đây:
Căn ô
– Alt + C, H, A: Căn giữa.
– Alt + R, H, A : Căn phải.
– Alt + I, H , A: Căn trái.
Định dạng chữ
– Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format.
– Ctrl + B / Ctrl + 2: Áp dụng / hủy bỏ định dạng chữ đậm vùng được chọn.
– Ctrl + I/ Ctrl + 3: Áp dụng / Hủy định dạng chữ nghiêng.
– Ctrl + U / Ctrl + 4: Áp dụng hoặc hủy bỏ gạch chân dưới chữ.
– Ctrl + 5: Áp dụng / hủy gạch ngang.
– Alt + ‘: Mở hộp thoại chức năng “Style”.
Định dạng số
– Shift + Ctrl + $: Định dạng tiền tệ.
– Shift +Ctrl + #: Định dạng ngày.
– Shift + Ctrl + ~: Định dạng kiểu số General.
– Shift + Ctrl + @ : Định dạng thời gian.
– Shift + Ctrl + ^: Định dạng số khoa học.
– F4: Nhắc lại định dạng.
Công thức
– =: Bắt đầu công thức trong ô được chọn.
– Shift + F3: Mở Insert Function.
– Shift + Ctrl + A: Chèn đối số.
– Shift + F3: Chèn hàm thành công thức.
– Ctrl + Enter + Shift : Nhập công thức dạng mảng.
– Ctrl + Shift + U: Mở rộng / Thu gọn thanh công thức.
– Ctrl + Page Down / Ctrl + PageUp: Chuyển đổi Sheet trong file Excel.
– Ctrl + ‘: Hiển thị công thức.
– F9: Tính công thức trong các bảng.
– Ctrl + phím mũi tên: Di chuyển con trỏ chuột trong bảng tính.
– Ctrl + phím mũi tên + Shift: Chọn vùng dữ liệu từ control chuột đến cuối bảng.
– Ctrl + Shift + 1: Định dạng số thập phân (2 số sau dấu phẩy).
– Shift + Ctrl + 5: Định dạng %.
– Shift + Shift + 4: Định dạng $.
– F4: Chuyển giá trị trong ô thành giá trị tuyệt đối.
– &: Kết hợp nội dung nằm trong hai ô đã chọn.
– Ctrl + Shift +;: Điền thời gian.
– Alt +=: Tính tổng cột được chọn.
– Ctrl + ;: Điền ngày hiện tại.
– Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem công thức của tất cả các ô trong bảng tính.
Với bảng Excel, những công việc tính toán, thống kế hàng ngày trở nên đơn giản, thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều. Bởi vậy, việc cập nhật những phím tắt hay dùng trong Excel là điều cần thiết với mọi người dùng máy tính.
Bạn đang đọc nội dung bài viết 7 Lỗi Excel Thường Gặp Nhất Đối Với Dân Văn Phòng trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!