Đề Xuất 1/2023 # Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel # Top 6 Like | Beiqthatgioi.com

Đề Xuất 1/2023 # Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel # Top 6 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Nguyên nhân làm tăng dung lượng excel

Khi đang làm việc trên một file excel này, nhưng chúng ta làm thao tác sao chép dữ liệu từ một file excel khác qua và dán vào file excel hiện tại. Thao tác đó ta đã vô tình kết nối dữ liệu từ file này sang file khác. Và như vậy thì với nhiều lần thực hiện thao tác, nhiều kết nối ngầm đã được tạo ra.

Và khi đó, chúng ta sẽ luôn nhận được một thông báo “Update link”. Nếu chúng ta update link dữ liệu thì khi mở file đó để làm việc thì máy tính bắt buộc phải chạy khắp nơi dò tìm các file dữ liệu được đặt link trong file này.

Đi cùng với việc sao chép dữ liệu từ các file khác về file đang làm và gắn link thì đi kèm đó là các “name range” đã áp dụng cho file. Và việc này đã tạo ra rất nhiều Named Range trong file excel của ta.

Việc sao chép dữ liệu từ các file các về file đang làm thì đi kèm đó là nó tạo ra rất nhiều Style trong file, tương tự như với Name Range.

Khi ta sao chép các hình shape hay các nút ta đã chèn vào ô xuống, thì nó cũng tự sao chép ra. Hoặc khi sao chép nội dung trên một file nào đó hoặc từ một trang web nào đó về và dán vào file của mình, thì nó sẽ đi kèm với những Object mà chúng ta không thể thấy bằng mắt thường.

Cách làm giảm dung lượng file excel

Bước 2: Kiểm tra lại tất cả các file đã tạo liên kết, nếu không cần thiết liên kết nửa (đồng nghĩa với việc ta chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác) thì ta có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

Bước 3: Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, hãy lưu file với một tên mới để sao lưu dự phòng.

Bước 4: Để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới. Sau đó, ta có thể thực hiện thao tác Break Links là để chuyển đổi.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa data links (Nguồn Internet)

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Dùng ASAP Utilities Add-in để xóa data links trong file excel (Nguồn Internet)

Bước 1: Có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt hoặc để chọn nhiều Name cùng một lúc thì hãy chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 3: Nhấn phím Delete để xóa.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa các name range

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Chọn tab tab ASAP Utilities, chọn mục RANGE và chọn phần 27. Delete all name range with an invalid cell references..

Dùng ASAP Utilities Add-in để xóa name range trong file excel (Nguồn Internet)

Có thể nhấp phải vào tên từng Style rác, chọn Delete để xóa đi.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa các style (Nguồn Internet)

Hoặc nếu thấy lâu quá với thao tao như trên thì chúng ta dùng đến Add-in.

Dùng Remove Style Add-in:

Remove Style Add-in là một add-in được cung cấp bởi Microsoft.

Để cài đặt add-in này thì trước tiên ta phải tải về từ chúng tôi hoặc bản dự phòng tại Remove Styles qua Mediafire.

Chọn các style rác cần xóa hoặc chọn tất cả để xóa bằng add-in này.

Dùng Remove Style Add-in để xóa các style trong file excel (Nguồn Internet)

(Hoặc vào tab Home và chọn Find & Select).

Lưu ý: nếu có một vài object mà ta muốn giữ lại thì khi sau thao tác chọn tất cả object thì ta có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa objects (Nguồn Internet)

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Chọn Tab ASAP Utilities, và chọn nhóm menu Objects & Comments, chọn mục 3. Select All Objects để chọn tất cả.

Hoặc nếu không cần giữ gì, thì có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets để xóa tất cả.

Với ASAP Utilities, chúng ta có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng nhất.

Dùng ASAP Utilities Add-in để xóa objects trong file excel (Nguồn Internet)

Cách Giảm Dung Lượng File Excel Hiệu Quả Nhất

Một file excel đã bị béo phì rồi, mà nó ngày càng tăng cân lên, cho dù dữ liệu ở dạng text (chữ) thì năm dài tháng rộng đến một lúc nào đó coi chừng bạn không lưu được nữa à. Cũng giống như con người chúng ta thôi, ăn uống mà không biết chừng mực và điều độ, vận động thể dục thì sớm muộn cũng ú ù u hà. Còn Excel thì việc tăng cân này thường do thao tác Copy và Paste của người dùng.

1. Cách giảm dung lượng file Excel bằng loại bỏ Object

1.1 Object trong Excel là gì?

Object là các hình Shape, biểu tượng, biểu đồ mà bạn chèn trong file excel, hoặc bạn cũng có thể insert một file hình ảnh khác lên excel, đó cũng là một object. Mặc dù cũng là hình ảnh y như vậy được hiện thị trên excel. Ngoài ra việc copy nội dung từ một trang web (không cần biết là text hay số) rồi dán vào excel cũng là object.

Những hình shape và biểu đồ không cần thiết được show trên excel tổ chỉ làm nặng thêm thôi.

1.2 Xóa object trong Excel như thế nào?

Step 01:

Trên file excel đang mở, bạn chọn vào 1 Object (có thể là hình Shape, biểu đồ,…) rồi sau đó nhấn phím F5 để hiện lên hộp thoại Go to… Hoặc bạn có thể truy cập vào tab Home chọn Find & Select trên giao diện chính.

Step 02:

Nhấn vào nút Specials, sau đó tick vào dấu chấm tròn Objects. Rồi thì nhấn nút OK.

Step 03:

Cuối cùng các bạn nhấn phím Delete để xóa tất cả.

2.1 Data Link là gì?

2.2 Cách xóa các Data Link trong excel

Để xóa các liên kết dữ liệu này, bạn làm như sau:

Bạn nhấn chuột vào tab Data chọn Edit Links.

Việc sao chép dữ liệu sẽ đi kèm rất nhiều Named Range áp dụng trên file excel đang hiện hành. Bạn có thể làm như sao để tẩy sạch chúng đi.

Thằng này là kiểu định dạng ăn theo khi bạn sao chép dữ liệu. Vậy thì cách xóa chúng như thế nào?

Đường link chính thức: https://archive.codeplex.com/?p=removestyles

Đường link dự phòng: http://www.mediafire.com/file/hr8twd6hxr61mof/RemoveStyles.zip/file

Sau khi đã thực hiện việc tối giản hóa cho dữ liệu trong excel ở những bước trên rồi. Bạn tiến hành lưu nó lại bằng cách chọn File rồi Save As nó lại với định dạng là Microsoft Excel Binary Workbook (.xlsb). Như vậy file của các bạn sẽ được tối ưu và giảm dung lượng hơn.

OK. Vừa qua mình chia sẻ đến các bạn những điều cần biết để tối ưu cho file excel qua bài viết cách giảm dung lượng file excel. Mình mong giúp được cho bạn trong việc sử dụng excel một cách tốt hơn.

Cách Giảm Dung Lượng, Tăng Tốc Độ Xử Lý Cho File Excel Bị Chậm

Bạn có một file Excel, nó ngày càng “béo phì” quá cân, dung lượng thì ngày một tăng lên, xử lý công việc ngày càng chậm chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thế nào để giảm cân cho file Excel đó? Lỗi này từ đâu ra?

Kẻ thù duy nhất của việc tăng cân béo phì này, chính là do ăn nhiều quá độ và lười luyện tập thể thao. Nghe giống con người quá nhỉ? Thực ra việc ăn nhiều ở trong Excel, chính là thao tác COPY & PASTE của bạn gây nên.

Các hình shape, hay nút bạn chèn trong ô, khi bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự sao chép ra. Hoặc bạn sao chép nội dung trên 1 trang web nào đó, hoặc từ file nào đó khác, và dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà bạn không thể thấy bằng mắt thường.

Vậy làm sao để xóa bỏ các Object trong file Excel?

Bước 1: Chọn Sheet chứa Object cần xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find & Select).

Bước 2: Chọn Specials

Bước 3: Chọn Objects và nhấn OK.

Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.Lưu ý: Tất cả các Object trong Sheet sẽ được chọn, tuy nhiên nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là cái nút chạy macro, thì bạn có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

– Hoặc bạn không cần giữ gì, thì có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets. Với ASAP Utilities bạn có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng.

Và khi làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu chúng ta cần dữ liệu ban đầu là số liệu, không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu bạn đặt Link, thì khi tính toán Excel sẽ tìm đến link và cập nhật giá trị, khi đó máy tính của bạn sẽ phải chạy khắp nơi tìm đến cái file trong link của bạn.

– Kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

– Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.

– Sau đó, có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Bước 2: Bạn có thể chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng cách chọn All, hoặc lựa chọn từng cái. Sau đó nhấn OK. ASAP sẽ xuất hiện thông báo, sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Bạn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho bạn.

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để xóa.

Bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Và bạn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.

– Ngoài ra vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng

Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.

Nếu tất cả các trường hợp trên, bạn đều không mắc phải, nhưng file vẫn nặng, vậy sẽ làm cách nào? Do nội dung bài viết dài, nên mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của bí kíp võ công này … Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Hiện tại, Blog Học Excel Online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi.

Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ khi quên mật khẩu.

Cách Tìm Số Lượng Char Trong Excel

Lượt Xem:1159

Cách tìm số lượng Char trong Excel

Hướng dẫn này cho thấy cách sử dụng hàm LEN của Excel. Một độc giả đặt ra một vấn đề chuyển đổi thú vị giữa một cơ sở dữ liệu cũ và một cơ sở dữ liệu trực tuyến mới. Hệ thống trực tuyến mới sẽ không chấp nhận các giá trị trường dài hơn số ký tự đã đặt. Trong trường hợp này, cô cần biết có bao nhiêu ký tự trong một ô.

Tôi đề nghị cô ấy sử dụng Excel như một giải pháp trung gian. Để phát hiện các mục quá dài, bạn có thể sử dụng một trong các hàm Excel có sẵn được gọi là LEN . Nó trả về số ký tự cho một ô cụ thể. Điều này cũng tính không gian. Sau đó, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện của Excel để nhập mã màu vượt quá độ dài trường được chỉ định trong bố cục bản ghi. Bạn cũng có thể sắp xếp trên cột độ dài.

Thay vì hiển thị các tập tin của công ty này, tôi sẽ sử dụng một ví dụ tôi gặp phải. Khi tôi nhập mô tả bài viết trong hệ thống quản lý nội dung của mình, nó không cung cấp số ký tự. Nếu tôi tạo mô tả Meta quá dài, công cụ tìm kiếm sẽ cắt ngắn văn bản và địa điểm của tôi… ở cuối. Điều này không phá vỡ Google, nhưng nó không phải là trải nghiệm người dùng tốt nhất. Định kỳ, tôi sẽ xuất dữ liệu và Excel tìm kiếm các bản ghi vượt quá độ dài nhất định.

Tìm số ký tự bằng LEN,

Mở tệp Excel của bạn.

Chèn một cột vào bên phải của trường bạn muốn đo.

Nhập nhãn mô tả cho cột. Tôi đã sử dụng Dcount vì tôi muốn đếm các ký tự trong cột Mô tả của mình.

Đặt con trỏ của bạn vào ô đầu tiên bên dưới nhãn cột đó.

Từ tab Công thức , nhấp vào Chèn chức năng…

Chọn chức năng LEN từ danh sách. ( Mẹo: bạn có thể nhấn L để chuyển danh sách. )

Nhấp vào OK . Các chức năng Arguments thoại sẽ xuất hiện.

Nhấp vào ô bảng tính bạn muốn tính các ký tự. Giá trị sẽ được chuyển sang hộp thoại. Trong ví dụ của tôi, nó sẽ là A2. Bạn cũng có thể xem kết quả công thức Excel ở phần dưới.

Excel sẽ hiển thị một số trong ô Dcount đó là số ký tự của bạn. Rất có thể, bạn sẽ muốn sao chép công thức này sang các ô khác trong cùng một cột.

Để sao chép công thức LEN sang các ô khác trong cột ,

Đặt con trỏ của bạn vào ô đầu tiên bằng công thức LEN

Cuộn xuống bằng chuột và nhấn SHIFT trong ô cuối cùng trong cột của bạn

Tại thời điểm này, tôi biết số ký tự cho trường Mô tả. Tôi có thể sử dụng định dạng có điều kiện của Excel để nhập mã màu trên một giá trị nhất định hoặc sắp xếp bằng cách sử dụng các giá trị cột Dcount. Bước cuối cùng là sửa các bản ghi quá lớn và xóa cột Dcount của bạn nếu bạn đang nhập vào hệ thống khác.

Chúng ta thường nghĩ về Microsoft Excel giống như một chương trình crunching số. Tuy nhiên, với các chức năng được tích hợp sẵn của chương trình như LEN, bạn có thể sử dụng nó để giải quyết một số vấn đề thú vị như chuyển đổi các bản ghi. Nó có thể là một công cụ trung gian tuyệt vời để phát hiện các bản ghi vấn đề hoặc chuyển đổi dữ liệu.

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

Bạn đang đọc nội dung bài viết Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!