Cập nhật nội dung chi tiết về Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Microsoft Excel Đơn Giản Dễ Thực Hiện mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Excel có thể giúp bạn làm được nhiều thứ hơn là chỉ xử lý những phép tính phức tạp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ tổ chức (Flowchart) một cách rất dễ dàng, đẹp mắt với hai chức năng: SmartArt và Scratch trong Excel.
Cách tạo Sơ đồ tổ chức trong Excel với SmartArt
Cách dễ nhất để tạo Sơ đồ tổ chức (tên tiếng anh là Flowchart) trong Excel là sử dụng đồ họa SmartArt. Để bắt đầu tạo flowchart trong Excel với đồ họa SmartArt, bạn cần mở một bảng tính.
Chèn Đồ Họa SmartArt Của Bạn
Trên bảng tính đã mở, hãy nhấp vào tab Insert ở đầu Excel.
Nhấn nút Insert a SmartArt Graphic trong nhóm Illustrations.
Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại chọn SmartArt Graphic. Chú ý đến các mục được liệt kê ở bên trái và chọn Process.
Xem qua các tùy chọn có sẵn và chọn template flowchart bạn muốn sử dụng.
Nhấp vào OK để đóng hộp thoại và chèn thiết kế flowchart mới của bạn.
Cách tạo flowchart trong Excel bằng Scratch
Mặc dù tạo flowchart bằng cách sử dụng thiết kế SmartArt rất dễ dàng nhưng đôi khi bạn sẽ cần một loại thiết kế flowchart cụ thể. Để làm điều này, bạn cần mở một bảng tính trước khi chèn bất kỳ hình dạng nào. Sau đó, bạn có thể tự do thiết kế một sơ đồ phù hợp với tình huống chính xác của mình.
Thiết lập lưới flowchart trong Excel
Đầu tiên, chọn tất cả các ô trên bảng tính bằng cách nhấp vào hộp ở góc trên bên trái của lưới bảng tính. Sau đó, nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào và chọn Column Width.
Nếu bạn đang sử dụng phông chữ mặc định (Calibri, kích thước 11), chiều cao hàng mặc định sẽ là 15 point, tương đương 20 pixel. Để làm cho chiều rộng cột bằng 20 pixel, chúng ta phải thay đổi nó thành 2,14. Do đó, bạn cần nhập 2.14 vào hộp trên hộp thoại Column Width và nhấp vào OK. Các tính năng Snap to Grid giúp đặt và thay đổi kích thước các hình dạng trên lưới để bạn có thể thay đổi kích thước một cách nhất quán và căn chỉnh.
Khi tạo flowchart trong Excel, lưới bảng tính dùng để định vị và định kích thước các phần tử flowchart của bạn. Để tạo lưới, chúng ta cần thay đổi chiều rộng của tất cả các cột bằng với chiều cao hàng mặc định. bảng tính sẽ giống như giấy kẻ ô vuông.
Bạn nên thiết lập bố cục trang cho flowchart của mình để bạn biết ranh giới trước khi đặt flowchart. Ví dụ: nếu bạn định chèn flowchart vào tài liệu Word thì nên đặt lề trong Microsoft Excel giống với lề với tài liệu Word. Như vậy, bạn sẽ tạo một sơ đồ lớn bằng kích thước các trang trong tài liệu Word của mình.
Để thiết lập các mục như margins, page orientation (hướng trang) và page size (kích thước trang), hãy nhấp vào tab Page Layout. Sử dụng các nút trong phần Page Setup để thay đổi cài đặt cho các tùy chọn bố cục khác nhau.
Bạn đã thiết lập bảng tính cho flowchart, bây giờ hãy tạo một flowchart như sau.
Thêm hình dạng vào flowchart
Chọn một hình dạng trong phần flowchart của menu thả xuống.
Kéo hình dạng đến kích thước bạn muốn trên bảng tính. Nếu tính năng Snap to Grid được bật, hình dạng sẽ tự động khớp với đường lưới khi bạn vẽ nó.
Thêm các hình dạng khác vào flowchart bằng cách sử dụng Tab Format
Để thêm hình dạng đầu tiên vào flowchart, hãy chuyển đến tab Insert và nhấp vào Shapes trong phần Illustrations. Một menu thả xuống hiển thị một thư viện bao gồm nhiều loại hình dạng khác nhau như hình dạng cơ bản, đường thẳng và mũi tên.
Sau khi bạn vẽ và chọn hình dạng đầu tiên, một tab Format đặc biệt sẽ khả dụng. Bạn có thể sử dụng tab này để thêm và định dạng nhiều hình dạng khác nhau vào flowchart.
Bạn cũng có thể nhấp đúp vào một hình dạng trên menu thư viện để thêm vào bảng tính. Để thay đổi kích thước hình dạng, hãy chọn hình dạng đó và kéo một trong các chốt handle dọc theo các cạnh.
Để di chuyển hình dạng, hãy di chuyển con trỏ qua lại cho đến khi con trỏ trở thành hình chữ thập có mũi tên. Sau đó, nhấp và kéo hình dạng đến nơi bạn muốn.
Để chỉnh sửa văn bản trong một hình dạng, hãy nhấp vào văn bản trong hình dạng đó. Thao tác này sẽ đưa bạn đến chế độ chỉnh sửa cho phép thêm, thay đổi hoặc xóa văn bản.
Nhấp vào bên ngoài hình dạng hoặc chọn hình dạng giống như khi di chuyển hình dạng trong phần trước.
Sau khi thêm một số hình dạng vào flowchart, bạn cần kết nối chúng. Chọn Line Arrow từ thư viện hình dạng trên tab Insert hoặc tab Format.
Con trỏ trở thành biểu tượng dấu cộng.
Di chuyển con trỏ qua hình dạng đầu tiên bạn muốn kết nối. Bạn sẽ thấy các dấu chấm tại các điểm có thể kết nối cho hình dạng đó.
Nhấp vào điểm kết nối tại đường bắt đầu và kéo đường đó đến hình dạng tiếp theo cho đến khi bạn thấy các điểm kết nối trên đường đó.
Nhả chuột vào một trong những điểm đó.
Một mũi tên hiển thị nơi đường nối kết thúc. Khi một đường nối được kết nối đúng với hình dạng, điểm kết nối sẽ không biến mất.
Nếu bạn không muốn hiển thị điểm kết nối thì không nên kết nối các hình dạng bằng đường nối.
Thêm văn bản và các đường nối vào Flowchart
Tạo một hộp văn bản và đặt nó dọc theo hoặc trên đường kết nối đó.
Chọn một hình dạng hoặc đường kết nối để kích hoạt tab Format.
Bấm vào tab và chọn Text Box trong phần Insert Shapes.
Vẽ hộp văn bản gần với đường nối bạn muốn gắn nhãn.
Di chuyển hộp văn bản đến vị trí mong muốn giống như cách bạn di chuyển hình dạng.
Bạn có thể tắt tính năng Snap to Grid khi định vị các hộp văn bản trên các đường kết nối để chỉnh sửa kích thước và vị trí của các hộp văn bản. Để thêm văn bản, hãy chọn hộp văn bản và nhập nội dung.
Để thêm văn bản vào hình dạng, bạn chỉ cần chọn hình dạng và bắt đầu nhập.
Trong Microsoft Excel, để thêm văn bản vào các đường kết nối, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Chọn callout từ thư viện hình dạng trên tab Insert hoặc tab Format.
Vẽ chú thích trên bảng tính giống như vẽ một hình dạng trong flowchart.
Thêm văn bản vào chú thích và sử dụng các chấm để thay đổi kích thước.
Ban đầu, một phần chú thích chỉ hiển thị ở đường viền dưới cùng. Để tạo chú thích ở nơi bạn muốn, hãy nhấp và kéo điểm đó.
Khi điểm đó kết nối với một hình dạng, điểm kết nối sẽ chuyển sang màu đỏ.
Sử dụng Callout để thêm ghi chú
Chọn tất cả các hình dạng bạn muốn định dạng có cùng style. Nhấp vào hình dạng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ phím Shift trong khi nhấp vào các hình dạng khác. Sau đó, nhấp vào tab Format.
Nhấp vào mũi tên More ở góc dưới bên phải của hộp Theme Styles trong phần Shape Styles. Thao tác này sẽ mở ra một bộ sưu tập các style hiển thị trong menu thả xuống.
Khi bạn di chuột qua các theme style khác nhau, bạn sẽ thấy chúng hiển thị như thế nào trên hình dạng của bạn. Nhấp vào style bạn muốn sử dụng.
Chọn tất cả các hình có chứa văn bản bạn muốn định dạng bằng cách giữ phím Shift trong khi nhấp vào các hình còn lại sau hình đầu tiên.
Nhấp vào tab Home và sử dụng các lệnh trong phần Font and Alignment để định dạng văn bản. Ví dụ, tôi sẽ sử dụng nút Center và Middle Align trong phần Alignment để căn giữa các văn bản trong hình dạng theo chiều ngang và theo chiều dọc. Sau đó, tôi áp dụng tùy chọn Bold cho tất cả các phần văn bản.
Thực hiện các bước tương tự với các hộp văn bản dọc theo các đường nối để định dạng và căn chỉnh văn bản.
Chọn tất cả các đường kết nối bạn muốn định dạng bằng cách giữ phím Shift trong khi nhấp vào các dòng còn lại sau dòng đầu tiên.
Sau đó, nhấp vào tab Format.
Nhấp vào Shape Outline trong phần Shape Styles và chọn màu từ phần Theme Colors hoặc phần Standard Colors.
Sau đó, trên cùng menu, đi đến phần Weight và chọn độ dày cho các đường kết nối từ menu con.
Cách định dạng flowchart trong Excel
Excel có nhiều tùy chọn định dạng nhưng tôi sẽ chọn lọc và hướng dẫn bạn một số điều cơ bản để bạn có thể định dạng các hình dạng, văn bản và đường nối của mình. Một cách định dạng hình dạng và văn bản trong hình dạng vô cùng đơn giản là sử dụng Theme Styles.
Bạn có thể định dạng văn bản trong hình dạng và hộp văn bản giống như cách bạn thường định dạng văn bản trong các ô. Đầu tiên, chúng ta sẽ định dạng các hình dạng.
Định dạng mặc định trên các đường kết nối hơi mỏng nên chúng ta sẽ làm cho chúng dày hơn.
Khi chỉnh sửa flowchart trên công cụ thiết kế SmartArt, sự khác biệt chính nằm ở tab Design. Mặc dù bạn có thể chọn riêng tất cả các hình dạng và đường nối để định dạng, còn tab Design cho phép bạn sửa đổi flowchart chung bằng cách chọn toàn bộ đồ họa.
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Tab Design cho phép bạn thêm hình dạng, thay đổi cách bố trí của sơ đồ, thay đổi toàn bộ màu sắc của đồ họa, vv… Cách hoạt động tương tự như tab Format nhưng các thay đổi xảy ra chủ yếu thông qua một lần nhấp chuột duy nhất. Đây là sự lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang muốn chỉnh sửa flowchart nhanh chóng mà không phải cá nhân hóa flowchart nhiều lần.
Nếu bạn chuyển đổi đồ họa SmartArt thành các Shapes sẽ hoạt động như thể bạn đã tạo flowchart từ đầu và bạn chỉ được phép sử dụng tab Format.
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Với Chức Năng Smart Art
Khi làm báo cáo thực tập, chúng ta thường phải vẽ lại Sơ đồ tổ chức của công ty nơi chúng ta thực tập, hoặc phải vẽ lại sơ đồ tổ chức của bộ phận chúng ta thực tập. Việc phải vẽ bằng thao tác thủ công có thể khiến chúng ta tốn rất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn. Thử hình dung một công ty có tới hàng chục phòng ban, mỗi phòng ban lại có nhiều tổ, nhóm, ngoài ra còn thêm các bộ phận độc lập có chức năng giám sát nữa, chỉ nghĩ thôi đã đau đầu rồi huông chi là vẽ nó một cách thủ công.
Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện việc này với chức năng Smart Art, giúp cho việc vẽ sơ đồ tổ chức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Để tìm hiểu tổng quát về chức năng Smart Art, mời các bạn xem lại bài viết này:
Hướng dẫn sử dụng chức năng Smart Art trong Word
Bước 1: Tạo mẫu sơ đồ
Trong tab Insert, chúng ta chọn chức năng Smart Art.
Trong cửa sổ Smart Art Graphic, chúng ta chọn chức năng Hierarchy để chọn loại sơ đồ phù hợp, sau đó bấm ok để insert mẫu sơ đồ đó ra
Quay trở lại tab Home, chúng ta thấy font chữ mặc định của toàn bộ Smart Art vừa tạo đang là font mặc định của Word (dù chúng ta có thiết lập font mặc định cho Word từ trước đó)
Chọn lại Font chữ, cỡ chữ cho phù hợp.
Bạn cũng có thể chọn màu chữ, màu nền để phân biệt các bộ phận cho nổi bật
Bước 3: Xử lý nội dung
Mục Type our text here: Bạn nhập nội dung cho từng vị trí ô vào vùng này. Ví dụ bạn nhập chức danh cho từng bộ phận như sau:
Add Shape Before: Thêm một Shape ngang hàng, về bên trái so với Shape đó
Add Shape Above: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới gần nhất so với vị trí gốc
Add shape Below: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới cuối cùng so với vị trí gốc
Add Assistant: Thêm cấp trung gian, trợ lý, hỗ trợ. Cấp này nằm dưới cấp gốc, và nằm bên trái, còn các cấp được thêm ở Above / Below nằm bên phải
Shape Fill: tô màu nền trong shape
Shape Outline: Đường kẻ viền của Shape
Shape Effects: Hiệu ứng cho Shape
Định dạng cho chữ trong Shape
Text Fill: Màu chữ
Text Outline: Đường viền của chữ
Text Effects: Hiệu ứng cho chữ
–
Như vậy chúng ta đã có thể tự tay thiết kế sơ đồ tổ chức với công cụ SmartArt rồi. Bằng các thao tác đơn giản chúng ta đã có thể tạo ra được những sơ đồ phức tạp một cách dễ dàng và đẹp mắt.
Cách Vẽ Sơ Đồ Cấu Trúc Tổ Chức Trong Word 2022
Có 2 cách vẽ một sơ đồ tổ chức trong Word đó là sử dụng SmartArt và sử dụng công cụ Shapes. Sử dụng SmartArt sẽ giúp các bạn vẽ sơ đồ tổ chức nhanh chóng hơn so với sử dụng công cụ Shapes. Nhưng sử dụng công cụ Shapes các bạn có thể vẽ sơ đồ tổ chức theo nhiều kiểu khác nhau hơn.
Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng SmartArt
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Choose a SmartArt Graphic các bạn chọn Hierachy. Sau đó chọn kiểu sơ đồ là sơ đồ tổ chức trong danh sách sơ đồ trong Hierachy.
Bước 3: Sơ đồ các bạn chọn được hiển thị trên giao diện soạn thảo Word, các bạn chỉ cần nhập nội dung vào các ô text trong sơ đồ.
Để hiển thị Text Pane nhấn vào Design rồi chọn Text Pane như hình
kết quả:
Có 4 vị trí các bạn có thể lựa chọn:
Add Shape After: chèn hộp cùng mức ở phía sau.
Add Shape Before: chèn hộp cùng mức ở phía trước.
Add Shape Above: chèn hộp ở trên một mức với hộp đang chọn.
Add Shape Below: chèn hộp ở dưới một mức với hộp đang chọn.
Sau khi đã thêm các hộp và chèn các nội dung đầy đủ cho sơ đồ tổ chức, ví dụ ta được sơ đồ như sau:
Bước 4: Tiếp theo các bạn cần chỉnh sửa để sơ đồ tổ chức của bạn hoàn thiện hơn.
Các bạn có thể thay đổi kiểu cho sơ đồ trong phần SmartArt Styles của Design, chọn sơ đồ 2D hoặc 3D tùy ý.
Để thay đổi kiểu chữ, màu chữ, hiệu ứng chữ các bạn chọn thẻ Format và thay đổi trong phần WordArt Styles, Text Fill, Text Effects.
Một ví dụ về sơ đồ tổ chức sau khi chỉnh sửa:
Vẽ sơ đồ tổ chức trong Word bằng Shapes
Ngoài cách sử dụng trực tiếp SmartArt để vẽ sơ đồ tổ chức thì các bạn có thể sử dụng các công cụ trong Shapes. Các bạn thực hiện như sau:
Bước 2: Tại đây có nhiều kiểu khối hình đường thẳng, mũi tên và rất nhiều hình họa khác. Để vẽ sơ đồ tổ chức các bạn chỉ cần sử dụng khối hình chữ nhật, đường thẳng, và đường mũi tên một chiều. Các bạn cũng có thể sử dụng các khối hình khác cho phù hợp.
Bước 3: Các bạn vẽ nhiều khối hình chữ nhật tương ứng với các nội dung mà các bạn muốn có trong sơ đồ tổ chức.
Nếu các khối hình giống nhau các bạn có thể sao chép bằng cách chọn khối hình sau đó nhấn giữ phím Ctrl và nhấn giữ con trỏ chuột sau đó di chuyển con trỏ chuột đến vị trí khác và thả chuột. Hoặc các bạn có thể sao chép và dán như bình thường với tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V.
Bước 4: Tiếp theo các bạn vẽ các hình mũi tên và đường thẳng để chỉ đến, mũi tên được chỉ xuống vị trí thấp hơn trong sơ đồ.
Bước 5: Như vậy các bạn đã có khung sơ đồ tổ chức, bây giờ các bạn cần điền nội dung vào sơ đồ tổ chức. Để thêm text vào các khối hình Shapes các bạn nhấn chuột phải vào khối hình và chọn Add text sau đó nhập chữ vào khối hình. Hoặc các bạn nhấn chọn khối hình và nhập chữ.
Sau khi đã nhập xong nội dung cho sơ đồ tổ chức, các bạn cần hiệu chỉnh, chọn màu sắc, kiểu chữ, kiểu hình.. Tất cả các tùy chỉnh này các bạn thực hiện trong thẻ Format khi các bạn chọn khối hình.
Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Word 2013, 2010, 2003, 2022
Nếu bạn làm việc trong các công ty, lớp học rất có thể một ngày sẽ được phân công vẽ sơ đồ tổ chức của công ty hay sơ đồ cán bộ lớp, trường. Để thực hiện đơn giản nhất, chúng ta nên sử dụng cách vẽ sơ đồ tổ chức trong word để đơn giản hóa mọi thao tác.
Khi cần vẽ sơ đồ tổ chức, để chuyên dụng có thể nhiều người sẽ sử dụng phần mềm như Edraw Mind Map. Đây là phần mềm hãng đầu để vẽ sơ đồ tư duy, với những tính năng chuyện dụng, tạo và vẽ các biểu đồ với nhiều dạng, nhiều mẫu khác nhau. Nếu bạn chỉ cần tạo sơ đồ tổ chức đơn giản thì sử dụng Edraw Mind Map là khá dư thừa. Thay vì phải cài đặt Edraw Mind Map và học sử dụng phần mềm này thì bạn có thể vẽ sơ đồ tổ chức trong Word với thời gian ngắn hơn rất nhiều. Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn c ách vẽ sơ đồ tổ chức trong Word vừa đơn giản lại chuyên nghiệp.
Cách vẽ sơ đồ tổ chức trong word:
Bước 1: Mở công cụ Microsoft Word trên máy tính. Chọn Insert.
Bước 2: Trong thẻ Insert, người dùng chọn tiếp SmartArt để mở bộ sơ đồ trong Word.
Bước 3: Hộp thoại SmartArt xuất hiện, đây chính là những biểu đồ mà Word hỗ trợ người dùng sử dụng nhanh. Chọn biểu đồ bạn muốn tạo, sau đó nhấn chọn sơ đồ tổ chức trong Word dạng mình cần và ấn OK.
Bước 4: Ngay lập tức sơ đồ tổ chức trong Word sẽ xuất hiện. Trong đó có phần Text chính là nơi để bạn nhập tên, biệt danh, chức danh của sơ đồ tổ chức muốn tạo.
Bước 5: Nhấn vào text và nhập các chức danh bạn muốn.
Bước 6: Sau khi nhập xong text, bạn sẽ có sơ đồ tổ chức trong Word khá đầy đủ và trực quan.
Bước 7: Muốn thay đổi màu của sơ đồ tổ chức trong Word, nhấn vào Change Colors để thay đổi màu sắc cho sơ đồ.
Ngoài ra bạn cũng có thể thay đổi giao diện sơ đồ tổ chức cho sinh động, bắt mắt hơn với thiết kế 3D tại phần Design.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Cách Vẽ Sơ Đồ Tổ Chức Trong Microsoft Excel Đơn Giản Dễ Thực Hiện trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!