Cập nhật nội dung chi tiết về Định Dạng Dữ Liệu Toàn Tập Trong Excel mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Không có phụ nữ xấu, chỉ có người photoshop không đẹp. Không có bảng Excel xấu, chỉ có người trình bày không đẹp.
Định dạng số (Number)
Định dạng chữ (Text)
Định dạng tiền tệ (Currency)
Định dạng phần trăm (Percentage)
Định dạng trong kế toán (Accounting)
Định dạng số trong khoa học (Scientific)
Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)
Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel:
Thủ thuật: muốn biết được dữ liệu thực sự đằng sau 1 ô là gì, chúng ta cần nhìn vào thanh công thức.
Có tới 4 cách để mở hộp thoại Format Cells
Để định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta sẽ sử dụng hộp thoại Format Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:
Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)
Chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…
Bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ
Trong thẻ Home, chọn Format rồi chọn Format Cells …
Có tới 6 thẻ cần quan tâm trong hộp thoại Format Cells
Sau khi đã mở hộp thoại Format Cells rồi, chúng ta sẽ thấy 6 thẻ để các bạn có thể định dạng hầu như toàn bộ một vùng trong Excel:
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.
Định dạng số – Number
Trong mục này, mỗi phần bên tay phải lần lượt có ý nghĩa là:
Sample: cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
Decimal places: dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân
Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây
Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Định dạng tiền tệ và kế toán
Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: như phía trên đã giải thích, phần này cho biết chúng ta cần bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩySymbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng
Định dạng ngày tháng và thời gian:
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Kiểu định dạng phần trăm này chỉ cho phép bạn thay đổi 1 lựa chọn, đó là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy
Định dạng phân số trong Excel:
Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số ” 1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 20 tỉ, 20 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 20,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 2E+10. Ngoài cách đọc là 20 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 2 nhân 10 mũ 10. Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Định dạng đặc biệt – Special:
Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Một số video lien quan đến việc sử dụng định dạng dữ liệu trong Excel:
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Định Dạng Dữ Liệu Chuẩn Trong Excel
Định dạng dữ liệu trong excel bạn có biết quan trọng thế nào không. Việc định dạng các ô dữ liệu cùng 1 định dạng sẽ giúp bạn có thể thực hiện nhận kết quả khi sử dụng công thức hay sử dụng hàm một cách đồng nhất, chính xác hơn thuận tiện cho việc phân tích tài liệu của bạn hơn. Khi mở trang tính excel mới ra, luôn sẽ có kiểu định dạng dữ liệu là General. Bạn dễ dàng thay đổi sang các định dạng khác nhau theo từng yêu cầu mục đích công việc của bạn.
2. Thao tác chọn định dạng
2.1. Định dạng General
Nhấn chọn kiểu định dạng này nếu như bạn muốn để dữ liệu mặc định có thể là số, chữ hay ký hiệu nào đó:
2.2. Định dạng Number
Chọn định dạng này bạn lựa chọn một định dạng số cụ thể: Decimal places: kích chọn mũi tên để hiển thị số phần thập phân. Use 1000 Separator (,): sử dụng dấu phẩy phân cách hàng nghìn nếu bạn muốn. Negative Numbers: lựa chọn cách hiển thị giá trị âm với 4 cách.
Đây là một kiểu định dạng tiền tệ
2.4. Định dạng Accounting
Dùng để định dạng cho tiền tệ, nhưng chọn định dạng này các đơn vị tiền tệ được thẳng nhau.
2.5. Định dạng Date
Đây là một kiểu định dạng ngày tháng. Tại định dạng này bạn có thể chọn các mục định dạng kiểu ngày tháng và có thể chọn vùng để hiển thị ngày tháng.
Đây là định dạng thời gian với nhiều các kiểu định dạng ngày tháng khác nhau tùy theo sự lựa chọn riêng của mỗi người.
2.7. Định dạng Percentage
Chọn định dạng này nếu bạn muốn định dạng dữ liệu về phần trăm.
Định dạng kiểu phân số.
2.9. Định dạng Scientific
Định dạng này hiển thị các số dưới dạng số.
2.10. Định dạng Text
Định dạng này cũng hay thường được sử dụng trong excel, với định dạng này bạn có thể sử dụng các công thức đơn giản.
2.11. Định dạng Special
Kiểu định dạng cho số điện thoại.
2.12. Định dạng Custom
Đây là một kiểu định dạng tùy chọn của người dùng.
Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng thành thạo Excel để có thể nâng cao hiệu suất công việc, bạn có thể tham khảo khóa học ” Chinh phục Excel công sở” được biên soạn bởi giảng viên Nguyễn Thành Đông có tại Unica.vn.
Với lối giảng dạy chi tiết, bài bản đến từ giảng viên, kết thúc khóa học bạn sẽ biết cách lập kế hoạch, sắp xếp công việc hiệu quả góp phần quản lý tối ưu thời gian làm việc. Ngoài ra, bạn còn biết cách phân tích, xử lý, định dạng, trình bày số liệu chuyên nghiệp và trên hết là nâng cao hiệu quả công việc với tốc độ siêu nhanh trên Microsoft Excel.
Bài 8. Định Dạng Dữ Liệu
Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách định dạng các kiểu dữ liệu sau:
Kiểu số (Number)
Kiểu tiền tệ (Currency)
Kiểu số trong tài chính- kế toán (Accounting)
Kiểu ngày-tháng (Date)
Kiểu thời gian (Time)
Kiểu phần trăm (Percentage)
Kiểu phân số (Fraction)
Kiểu hàm mũ khoa học (Scientific)
Kiểu chuỗi (Text)
Kiểu đặc biệt (Special)
Chọn thẻ Number, hộp thoại định dạng dữ liệu mở ra như sau:
Decimal places: chọn số con số sẽ hiển thị ở phần thập phân. Như trong hình mình đang chọn 2 số thập phân.
Tick chọn vào Use 1000 separator (,) để ngăn cách giữa số hàng ngàn và hàng trăm bằng dấu phẩy (,)
Negative numbers: Tùy chọn hiển thị số âm. Bạn có các tùy chọn như: thêm dấu âm (-) ở phía trước, số âm được hiển thị bằng màu đỏ, số âm được đặt trong ngoặc đơn hoặc được đặt trong dấu ngoặc đơn và có màu đỏ.
Phần sample phía trên sẽ cho bạn thấy số được hiển thị như thế nào với mỗi tùy chọn của bạn.
2. Kiểu tiền tệ (Currency) và kiểu số trong tài chính- kế toán (Accounting)
Để định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ, bạn hãy chọn Currency ở mục Category. Các tùy chọn bên tay phải cũng giống như kiểu số. Ngoài ra, ở mục Symbol bạn có thể chọn ký hiệu tiền tệ của các đơn vị tiền tệ trên thế giới như USD, Euro, Bảng Anh, Yên Nhật, Bath Thái hay VNĐ.
Nếu các kiểu dữ liệu như trên không đáp ứng được yêu cầu của bạn, hoặc bạn muốn tự nhập kiểu định dạng của mình thì bạn hãy chọn Special trong mục Category.
Bạn có thể chọn các kiểu định dạng trong danh sách. Hoặc ở mục Type, bạn hãy gõ kiểu định dạng mình muốn.
Ví dụ 1: Mình muốn hiển thị kiểu ngày tháng với 2 ký số cho ngày, 2 ký số cho tháng và 4 ký số cho năm, mình sẽ gõ như sau: dd/mm/yyyy (Excel hiểu d= day, m=month, y=year)
Trong bài tới, chúng ta sẽ cùng làm một ví dụ về cách trình bày và định dạng bảng tính. Hẹn gặp lại các bạn !
Hướng Dẫn Cách Định Dạng Dữ Liệu Dạng Số Còn Gọi Là Number Trong Excel
Trong trình bày bảng tính, thẩm mỹ là một trong yếu tố ảnh hưởng tới thu hút người xem, một report không có thẩm mỹ sẽ kém hiệu quả hơn một report được trình bày gọn gàng đẹp mắt.
Trong định dạng dữ liệu, Excel sẽ hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng như sau:
1. Định dạng Number còn gọi là định dạng số
2. Định dạng Text còn gọi là định dạng chữ
3. Định dạng Currency còn gọi là định dạng tiền tệ
4. Định dạng Percentage còn gọi là định dạng phần trăm
5. Định dạng Accounting còn gọi là định dạng trong kế toán
6. Định dạng Scientific còn gọi là định dạng số trong khoa học
7. Định dạng Custom còn gọi là định dạng tùy chỉnh do người dùng tự quyết định
Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel
Để định dạng dữ liệu trong Excel, chúng ta sẽ làm từng bước như sau:
Đầu tiên, bạn cần mở hộp thoại Format Cells, để mở Format Cells ta có 4 cách sau:
Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)
Bấm Home sau đó bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ
Trong hộp thoại Format Cells có 6 thẻ cần quan tâm, lần lượt là:
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.
Hướng dẫn và giải thích ý nghĩa của các định dạng Number
Định dạng số còn gọi là Number
Tại vùng được doanh đỏ chúng ta có ý nghĩa của các mục như sau:
Sample: Xem trước, cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
Decimal places: Hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.
Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây
Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Định dạng tiền tệ và kế toán
Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: Giống như phía trên chúng ta đã tìm hiểu, hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng, ví dụ VND hay $
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Cho phép bạn thay đổi trạng thái hiển thị từ dạng thập phân sang %
CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU
Định dạng phân số trong Excel:
Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số ” 1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 10 tỉ, 10 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 1 0,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 1 E+10. Ngoài cách đọc là 10 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 1 nhân 10 mũ 10. Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Định dạng đặc biệt – Special:
Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Bạn đang đọc nội dung bài viết Định Dạng Dữ Liệu Toàn Tập Trong Excel trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!