Cập nhật nội dung chi tiết về Dùng Tính Năng Trộn Thư mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập đến cách sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge)
29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Cụ thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.
Mail Merge đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên bạn cần chuẩn bị 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, một tập tin sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…).
Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge thông qua sơ đồ như sau:
Để dễ hiểu, bài viết sẽ thực hiện một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.
Thực hiện trộn thư:
3. Màn hình kế yêu cầu bạn chọn tập tin nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn Use the current document và nhấp Next.
4. Màn hình kế tiếp bạn chọn nơi nhận, ở ví dụ này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…
Khi đó hộp thoại như hình dưới sẽ xuất hiện.
5. Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những trường nội dung cần đưa vào thư của bạn hàng loạt, nếu có các trường dư thừa, bạn xoá bằng cách chọn Customize…, hộp thoại Customize Address List chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.
Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách rồi chọn Close.
Hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin, nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:
6. Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý. Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư.
7. Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.
8. Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert, các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.
Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:
Để xem trước nội dung, bạn nhấp nút qua phải trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:
Nhấp Next để tiếp tục.
9. Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:
10. Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.
Word 2003 sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.
30. In tài liệu:
Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:
Printer: hiển thị thông tin của máy in.
Page range: cho phép bạn quy định in trang nào, gồm các mục:
All: In toàn bộ tài liệu.
Current Page: In trang hiện thời.
Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
– Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word 2003:
Để in được trong Word 2003 thì máy tính phải được cài trình điều khiển (Driver) thao tác in.
Khi in tài liệu lần đầu, có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.
./.
Mời bạn chấm sao cho bài này
Số lượt: [1]. Điểm trung bình: [1/5]
Chưa có đánh giá
Trộn Thư Trong Microsoft Word
Bạn muốn viết thư mời hay thông báo với nhiều người và các thư mời hay thống báo đó đều có cấu trúc giống nhau, ví dụ bạn có thông báo muốn gửi đến nhiều người có cấu trúc như sau:
Và bạn có một tập tin Excel chứa danh sách người nhận thông báo và nội dung thông báo như sau.
Chuyển danh sách từ tập tin Excel vào văn bản thông báo có cấu trúc như trên được gọi là trộn thư – Mail Merge.
Để làm trộn thư hãy làm như sau:
Bước 4: Bảng Mail Merge xuất hiện bên phải văn bản.
Bước 5: Chọn tài liệu bạn muốn thực hiện trộn thư tai vùng màu đỏ.
Use the current document: thực hiện trộn thư trên văn bản đang mở hiện tại. Được chọn ở ví dụ này.
Start from a template: bắt đầu từ một tập tin mẫu.
Start from existing document: bắt đầu từ một file khác đang mở.
Chọn Next: Select recipients để chuyển sang bước chọn danh sách chứa nội dung nguồn, có thể hiểu là chọn danh sách người nhận.
Bước 6: Chọn danh sách chứa nội dung nguồn. Đây là bước chọn tập tin Excel ở đầu bài.
– Use an existing list: sử dụng một danh sách có sẵn, được chọn ở ví dụ này. – Select from Outlook contacts: chọn từ liên hệ Outlook (dành cho người sử dụng dịch vụ thư điện tử Outlook). – Type a new list: nhập một danh sách mới.
– Sau khi chọn tập tin Excel bạn muốn bước tiếp theo là chọn trang tính chứa danh sách, ví dụ ở đây chọn Sheet1. Sau đó chọn OK.
– Bước tiếp theo là chọn người được gửi thư trong danh sách. Sau đó chọn OK.
Bước 7: Tại bước viết thư bạn làm như sau:
Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn tên người nhận.
– Ở đây là trộn thư nên bạn chỉ cần chọn trường (cột) Họ và tên chú không cần chọn trực tiếp tên nào danh sách, việc còn lại để chương trình tự lo.
Kết quả trường Họ và tên đã được chèn và chọn Close để đóng hộp thoại.
Bước tiếp theo bạn đặt con trỏ tại vị trí Nơi ở và chèn trường Nơi ở tại vị trí đó, các trường khác các bạn làm tương tự.
Kết quả sau khi chèn hết các trường cần thiết.
Bước 8: Tại bước xem trước bạn chọn dấu mũi tên như hình để duyệt qua từng bức thư mà bạn đã tạo từ thư mẫu và danh sách từ tập tin Excel.
Bạn có thể chọn Edit recipient list để chỉnh sửa danh sách.
Chọn Complete the merge để hoàn tất việc trộn thư.
Bước 9: Ở bước hoàn thành trộn thư bạn chọn Edit individual letters… để xem qua và chỉnh sửa thư và in, có thể chọn Print nếu muốn ngay tại bước này.
– Mỗi hàng trong danh sách kết hợp với văn bản mẫu bạn có bốn bức thư như sau.
Sau bài này bạn đã biết cách trộn thư là như thế nào, nó giúp ích cho bạn rất nhiều khi soạn hiều văn bản có bố cục giống nhau.
Bài tiếp theo sẽ giới thiệu về Tao liên kết trong Microsoft Word.
Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc gì về khóa học, đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong phần BÌNH LUẬN bên dưới hoặc trong mục HỎI & ĐÁP trên thư viện chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ từ cộng đồng.
Dùng Mail Merge Trộn Thư Với Ms Word 2022 – Hong Duc General School
Dùng Mail Merge trộn thư với MS Word 2016
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….
Thực hiện làm theo các bước sau:
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn
Tại Step 1: Letters
Tại Step 2: Use the current document
Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.
Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.
Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK
Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 6: Chọn Next: Write your letter.
Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.
Bước 12: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document.
Bước 14: Chọn Save
(Nguyễn Văn Ninh – GV Tin học- Nguồn: Tổng hợp)
Cách Trộn Thư, Trộn Văn Bản (Mail Merge) Trong Word 2022
Bài viết hướng dẫn cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, với Word 2007, 2010, 2013 các bạn thực hiện tương tự.
Bước 2: Chọn kiểu cần trộn cho tài liệu Word, ví dụ ở đây là dùng để viết GIẤY MỜI nên chọn Letters, tiếp theo chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tại đây các bạn chọn tài liệu bắt đầu để trộn thư, ví ngay từ đầu đã mở văn bản Word cần trộn nên các bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), tiếp theo chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong bước này các bạn cần thêm danh sách tên, hay địa chỉ.. để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI, nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới, nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel:
Thì các bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn), tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel).
Trong cửa sổ Select Data Source, các bạn chọn đến file danh sách và nhấn Open.
Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ và nhấn OK.
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì các bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong các bạn nhấn OK.
Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.
Hoặc các bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong các bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.
Bước 6: Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư, các bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác các bạn chọn Next: Complete the merge.
Lưu ý: Các bạn cũng có thể xem thư trong phần Preview Results trong thẻ Mailings.
Bước 7: Nếu muốn in thư các bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Dùng Tính Năng Trộn Thư trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!