Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Powerpoint 2010_Bài 7: Chuẩn Bị Bài Thuyết Trình mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Header & Footer cho Slide có 3 placeholder như sau:
* Sliđe Number: Chứa số thứ tự của slide trong bài thuyết trình
Header & Footer cho Handout và Notes có 4 placeholder sau:
* Heađer: Dùng để chứa đoạn văn bản như là tên tựa đề của bài báo cáo, tên chương, . . . * Footer: Dùng để chứa đoạn văn bản như tên tác giả, tên chương, . . . * Date anđ Time: Chứa thông tin ngày tháng tạo hoặc cập nhật lần cuối bài thuyết trình. * Page Number: Chứa số thứ tự của trang in trong bài thuyết trình
1. Mở tập tin ThuchanhPowerPoint2010_Ch6.pptx
2. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn lệnh Heađer & Footer, hộp thoại Heađer anđ Footer xuất hiện.
* Date anđ time: thiết lập thời gian sẽ xuất hiện trên slide ■ Update automatically: thời gian sẽ là ngày hiện hành của máy tính đang sử dùng và sẽ tự động thay đổi thời gian trong những lần mở sau . Bạn có thể chọn thêm kiểu định dạng theo ngôn ngữ tại hộp Language và kiểu ngày tháng tại hộp Calendar type. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này và chọn định dạng là tháng/ngày/năm theo thiết lập trong Control Panel của máy đang sử dụng.
■ Fixed: nhập thời gian cố định vào ô trống bên dưới * Sliđe number: Bạn đánh dấu chọn vào ô này để cho hiện số thứ tự của slide. * Footer: Hãy nhập vào tên của bạn * Don’t show on title slide: bạn hãy chọn tùy chọn này để không áp dụng Header & Footer trên các slide tựa đề (title slide).
* Header: Hãy nhập vào văn bản “Microsoft PowerPoint 2 0 1 0 “.
Tùy chỉnh Header & Footer trong Slide Master
Các Header & Footer vừa thêm vào các slide đôi khi sẽ chưa được như ý muốn. Do vậy, chúng ta sẽ thực hiện một số tùy chỉnh cho đối tượng này trong chế độ Slide Master View.
các bước thực hành như sau:
1. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn lệnh Slide Master. 2. Bạn chọn vào slide master, ở góc dưới bên phải của slide có 3 hộp nhỏ chính là 3 placeholder dùng để chứa thông tin Date and Time, Slide Number và Footer. Bạn hãy dời 3 placeholder này xuống sát cạnh dưới của slide.
2. Ghi chú và nhận xét cho các slide Ghi chú cho slide
Dưới mỗi slide trong chế độ Normal View là một khung trống dùng để nhập các thông tin ghi chú (notes) về nội dung trong slide đó . Ngoài ra, chúng ta có thể chuyển sang chế độ Notes Page để nhập thông tin ghi chú cho slide.
Bạn có thể thêm các ghi chú vào vùng Notes trong chế độ Normal nhưng để xem hình dáng thực sự của trang in Notes Page thì bạn phải chuyển sang chế độ màn hình Notes Page vì trong chế độ Normal View bạn sẽ không thấy được các định dạng về màu sắc, hình ảnh, … trong khung Notes.
Trong chế độ Notes page, mỗi trang bao gồm một hình thu nhỏ của slide nằm b ên và b ên dưới là hộp văn bản dùng để nhập thông tin ghi chú vào . Ngo ài văn bản, bạn có thể thêm vào trang ghi chú c ác đối tượng khác như đồ thị, hình, bảng biểu, shape, …
1. Chọn slide cần thêm ghi chú. Ví dụ bạn chọn slide số 3
Ghi chú trong chế độ Normal View
Ghi chú trong Normal View không thể thêm vào hình ảnh, đồ thị, … nên chúng ta cần phải vào Notes Page để thêm các thông tin này.
Các bước thực hành như sau:
4. Chọn lệnh Edit Comment
3. Chuyển định dạng của bài thuyết trình
Chuyển định dạng bài thuyết trình đã hoàn thành sang các định dạng khác như là Acrobat (PDF) , Word, Video, … hoặc là lưu bài thuyết trình sang định dạng PowerPoint ở các phiên bản trước sẽ giúp cho việc chia sẽ được dễ dàng hơn .
Lưu bài thuyết trình dưới định dạng PowerPoint 2003 trở về trước
Hiện nay vẫn còn rất nhiều công ty và người dùng chưa nâng cấp lên PowerPoint 2007 hoặc 2010, nên việc lưu bài thuyết trình sang định dạng PowerPoint cũ sẽ giúp những người dùng này có thể mở và xem trình chiếu trên máy của họ.
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng PowerPoint 2003 trở về trước. 2. Vào File, chọn lệnh Save As 3. Chọn kiểu định dạng tập tin tại hộp Save as type là PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt).
Chuyển bài thuyết trình sang PDF/XPS
Định dạng PDF rất phổ biến trên internet, do vậy việc chuyển bài thuyết trình sang định dạng này cũng rất cần thiết trong việc chia sẽ trên mạng. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng PDF/XPS đã được trình bày chi tiết ở chương trước, nên phần này chỉ trình bày sơ lược lại.
các bước thực hành như sau:
Chuyển bài thuyết trình sang video
Đây là tính năng mới của PowerPoint 2010. Việc chuyển bài thuyết trình sang video sẽ giúp người xem không cần thiết phải có chương trình PowerPoint cài đặt trong máy mà chỉ cần một chương trình phát video để xem, ví dụ như là Windows Media Player .
Các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng Video. 2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create a Video
Chuyển Handout sang Word
Việc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang trình soạn thảo Microsoft Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in .
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần chuyển về định dạng Video. 2. Vào File, chọn lệnh Share, chọn Create Handouts và chọn lệnh Create Handouts, hộp thoại Send to Microsoft Word xuất hiện.
In tài liệu dành cho diễn giả
In ấn tài liệu dạng Notes Pages hoặc Outline thường được sử dụng dành cho người thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung trên slide và các ghi chú của slide cũng được in kèm theo . Người thuyết trình có thể đọc nhanh các trang in này để xác định ý chính cần trình bày.
Tùy chỉnh Notes Master
Mặc dù chúng ta có thể chỉnh sử a, định dạng các Notes Page riêng biệt trong chế độ màn hình Notes Page, nhưng việc làm này rất thủ công và mất thời gian. Chúng ta nên vào chế độ màn hình Notes Master để thực hiện các tùy chỉnh và các thay đổi này sẽ có tác dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình.
các bước thực hành như sau:
* Bạn chọn 2 placeholder Header và Date và di chuyển xuống phía dưới 1cm vì chúng quá sát lề trên của trang in. * Bạn chọn 2 placeholder Footer và Page Number và di chuyển lên trên 1cm vì chúng cũng quá sát lề dưới của trang in. * Bạn có thể điều chỉnh kích thước của placeholder Slide Image hoặc Body theo nhu cầu. Ví dụ, bạn thực hiện điều chỉnh sau: ■ Chọn placeholder Body ■ Vào Drawing Tools, ngăn Format, nhóm Shape Styles ■ Chọn kiểu định dạng Colored Outline – Red, Accent 1
Thực hiện in ấn Notes Pages
Sau khi thực hiện các công đoạn tùy chỉnh cho Notes Page, chúng ta sẽ tiến hành in ấn chúng ta giấy để sử dụng khi thuyết trình.
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần in Notes Pages.
* Tại Copies: thiết lập số lượng bản in * Tại Printer: chọn máy in từ danh sách, bạn có thể thiết lập các tùy chọn cho máy in bằng cách nhấn vào Printer Properties. * Tại Settings:
– Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh dài bên trái.– Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh ngắn bên trên. ■ Thiết lập chế độ sắp giấy khi in nhiều bản:– Collated: in có tách ra từng bộ, bạn nên chọn tuỳ chọn này khi in ra nhiều bộ vì đỡ tốn công chia bộ sau này.– Uncollated: in không tách bộ ■ Thiết lập chiều trang in:– Portrait Orientation : in trang nằm dọc– Landscape Orientation: in trang nằm ngang ■ Thiết lập màu sắc cho bản in:– Color: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy tính .– Grayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đẹp và rõ ràng nhất .– Pure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.
1. Mở bài thuyết trình cần in Outline. 2. Vào File, chọn Print
In tài liệu dành cho khán giả.
In ấn tài liệu dạng Handout hoặc Slide thường được sử dụng dành cho người xem thuyết trình. Các bản in này chứa nội dung cơ bản về thông tin sẽ được trình bày khi thuyết trình . Người xem có thể đọc trước các tài liệu này để nắm sơ lược về nội dung và có thể chuẩn bị các câu hỏi để làm rõ thêm các vấn ề khi thuyết trình.
Tùy chỉnh Handout Master
Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh layout của handout . Trong chế độ màn hình Handout Master, bạn có thể sắp xếp các placeholder của Header & Footer cũng như tùy chọn các định dạng và thêm các hiệu ứng nền cho handout .
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần tùy chỉnh Handout Master. 2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Handout Master.
* Chọn Handout Orientation: ■ Portrait: trang handout sẽ nằm dọc ■ Landscape: trang handout sẽ nằm ngang
5. Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên Ribbon . 6. Tại nhóm Background, bạn có thể thêm nền cho các Handout. Ví dụ, bạn chọn Style 2 tại Background Styles.
Thực hiện in ấn Handout
Khi in Handout, bạn có thể chọn chọn in 1 , 2 , 3 , 4 , 6 hoặc 9 slide trên một trang handout . chiều của trang handout và slide nằm trong nó bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc . Thông thường, người ta in handout l slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần in Handout. 2. Vào ngăn File, chọn Print. 3. Vào phần Settings, tại Print Layout, nhóm Handouts và chọn kiểu 2 Slides. Các tùy chọn khác thực hiện tương tự như phần in Notes Pages.
Thực hiện in ấn Slide
Kiểu in này sẽ in mỗi slide trên một trang in . Đối với những bài thuyết trình quan trọng, người ta thường sử dụng kiểu in này để các nội dung trên slide đọc được dễ dàng trên bản in.
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần in Handout. 2. Vào ngăn File, chọn Print. 3. Vào phần Settings, tại Print Layout, chọn Full Page Slides. Các tùy chọn khác thực hiện tương tự như phần in Notes Pages.
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần đóng gói . 2. Vào ngăn File, chọn Share, chọn Package Presentation for CD, chọn tiếp Package for CD. Hộp thoại Package for CD xuất hiện
4. Hộp Files to be copied liệt kê danh sách các tập tin sẽ được đóng gói vào CD .
* Bạn có thể thêm vào các tập tin khác bằng cách nhấn vào nút Add… và trong hộp thoại Add Files bạn chọn các tập tin và nhấn nút Add để thêm vào.
■ Nếu muốn gói này chứa luôn các tập tin đã liên kết với bài thuyết trình thì chọn Linked files. ■ Chọn thêm Embedded TrueType fonts để đảm bảo mở trên máy khác không bị thiếu font chữ vì các font đã được nhúng trong bài thuyết trình. * Tại Enhance security and privacy: Bạn có thể đặt thêm mật mã bảo vệ các tập tin thuyết trình nếu thấy cần thiết ■ Password to open each presentation: đặt mật mã để mở các bài thuyết trình có trong đĩa đóng gói . ■ Password to modify each presentation: đặt mật mã để hiệu chỉnh các bài thuyết trình có trong đĩa đóng gói * Có thể chọn thêm tính năng kiểm tra các thông tin trong bài thuyết trình tại Inspect presentations for inappropriate or private information trước khi đóng gói * Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chọn và trở về hộp thoại Package for CD.
6. Có hai tùy chọn đóng gói là:
* Copy to Folder. . . : Nếu chọn thì hộp thoại Copy to Folder xuất hiện
7. Nhấn nút Close khi hoàn tất
PowerPoint Viewer:
6. Tùy biên nội dung cho các buổi báo cáo
Bạn đã biên soạn hoàn chỉnh một bài thuyết trình có nội dung rất đầy đủ về một đề tài nào đó và bạn sử dụng nó để báo cáo hay giảng dạy cho nhiều khách hàng khác nhau, nhiều nhóm người xem khác nhau . Đối với mỗi nhóm đối tượng, đôi khi bạn không muốn báo cáo hết tất cả các nội dung có trong bài thuyết trình . Khi đó, bạn không cần phải mất thời gian để sửa lại bài thuyết trình mỗi khi báo cáo mà hãy sử dụng các tính năng có sẵn của PowerPoint để là điều này.
Chúng ta có thể làm ẩn hoặc cho hiện lại các slide khi trình chiếu báo cáo. Nếu cảm thấy một số slide trong bài thuyết trình là không cần thiết phải báo cáo thì chúng ta có thể làm chúng ẩn i truớc khi trình chiếu với các thao tác cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.
Các bước thực hành nhu sau:
1. Mở bài thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo. 2. Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn chế độ màn hình là Normal, Slide Sorter hoặc Notes Page đều được . Nhưng làm nhanh nhất là trong chế độ màn hình Slide Sorter. 3. Chọn các slide cần làm ẩn
Tùy biên nội dung báo cáo
cách ẩn các slide sẽ không được linh động vì vẫn phải thực hiện các công đoạn điều chỉnh mỗi khi báo cáo . Tính năng tùy biến nội dung báo cáo (Custom Show) là một sự lựa chọn hoàn hảo vì bạn chi cần làm sẵn các Custom show cho các nhóm khán giả khác nhau và mỗi khi trình chiếu bài thuyết trình cho nhóm khán giả nào thì bạn chỉ cần chọn Custom show của đối tượng đó .
Tạo mới Custom Show
Các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo. 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show và chọn tiếp Custom Shows…. Hộp thoại Custom Shows xuất hiện.
4. Nhấn Close để hoàn tất .
Hiệu chỉnh và quản lý Custom Show
các bước thực hành như sau:
* Tại hộp Custom shows: liệt kê danh sách các Custom Show đang có trong bài thuyết trình.
* Chọn một Custom show trong danh sách:
■ Nhấn nút Edit… để mở hộp thoại Define Custom Show và thực hiện hiệu chỉnh lại Custom show. ■ Nhấn nút Remove: để xóa bỏ Custom Show ■ Nhấn nút Copy để sao chép Custom Show đang chọn thành một bản sao và bạn có thể tiến hành hiệu chỉnh trên bản sao này. ■ Nhấn nút Show sẽ trình chiếu Custom Show đang chọn. 4. Nhấn Close để hoàn tất .
7. Thiết lập tuỳ chọn cho các kiểu báo cáo
Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình
PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn cho việc trình chiếu báo cáo. Khi không muốn trình chiếu toàn bộ báo cáo thì bạn có thể qui định các slide sẽ báo cáo hoặc ẩn đi bớt các slide. Bạn còn có thể thiết lập cho bài báo cáo trình chiếu thực thi một cách tự động hay có người điều khi ển.
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần thiết lập các tùy chọn báo cáo. 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn nút Set Up Slide Show.
* Tại Show type : chọn loại trình chiếu phù hợp
* Tại Show options:
* Tại Show slide: quy định các slide hay Custom show sẽ được trình chiếu
* Tại Advance slides:
* Tại Multiple monitors:
4. Nhấp OK để hoàn tất việc thiếp lập trình chiếu báo cáo.
Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tương tác người xem và tự hành
Bài thuyết trình dưới dạng tương tác người xem và tự hành thường sử dụng các hyperlink và các nút điều hướng để người xem có thể di chuyển qua lại trong bài thuyết trình được dễ dàng . Ngoài các hyperlink và các nút điều hướng, bài thuyết trình tự hành thường có kèm theo âm thanh thuyết minh, con trỏ laser cho các slide đang trình chiếu.
Ghi lại Slide Show
Các bước thực hành như sau: 1. Mở bài thuyết trình cần ghi lại Slide Show. 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Record Slide Show và chọn tiếp Start Recording from Beginning …
Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tự hành
Loại báo cáo tự hành không có người điều khiển sẽ tự động trình chiếu từ đầu đến cuối và lặp đi lặp lại cho đến khi bạn nhấn ESC để thoát .
Các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần thiết lập báo cáo tự hành 2. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Set Up Slide Show. 3. Hộp thoại Set Up Show xuất hiện:
Lưu báo cáo dưới dạng Slide Show
Tập tin PowerPoint dưới định dạng Slide Show sẽ tự động trình chiếu khi được mở ra . Để lưu tập tin dưới định dạng này làm theo hướng dẫn sau:
Các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần lưu sang định dạng Slide Show
5. Nhấn nút Save.
8. Kiểm tra bài thuyết trình
Kiểm tra các thông tin cá nhân có trong bài thuyết trình
Khi làm việc, PowerPoint tự động lưu lại một số thông tin người dùng và các thông tin ẩn như các chú thích, phiên bản, các điểm sửa chữa, các ghi chú, các nhận xét, thuộc tính tài liệu,… Bạn nên dùng tính năng Inspect Document để kiểm tra và loại bỏ các thông tin nếu thấy cần thiết .
các bước thực hành như sau:
Kiểm tra tính tương thích về tính năng sử dụng trong báo cáo giữa các phiên bản
Khi bạn chia sẽ bài thuyết trình PowerPoint với nhiều đối tượng khác nhau và bạn muốn đảm bảo tất cả mọi người đều có thể mở ra xem và hiệu chỉnh được nội dung của nó, bạn nên dùng tính năng kiểm tra sự tương thích giữa các phiên bản PowerPoint để có thể hiệu chỉnh lại cho phù hợp .
Khi chuyển đổi định dạng từ PowerPoint 2007 xuống các phiên bản thấp hơn thông thường một số tính năng sẽ bị mất hoặc một số đối tượng sẽ không cho phép hiệu chỉnh như SmartArt, đồ thị
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần kiểm tra
2. Vào File, chọn Info, chọn Check for Issues và chọn lệnh Check Compatibility
các bước thực hành như sau:
1. Mở bài thuyết trình cần đánh dấu hoàn thành 2. Vào File, chọn Info, chọn Protect
Câu 1. Làm sao để in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên?
Trả lời:
các bước thực hiện nhu sau:
1. Mở bài thuyết trình cần in Notes Page mà không có hình thu nhỏ của slide bên trên.
* Chọn hình slide thu nhỏ bên trên trang in và nhấn Delete để xóa
* Điều chỉnh lại kích thước cho phần ghi chú bên du ới
Trả lời:
các bước thực hiện như sau:
1. Mở tập tin cần trình chiếu mà không sử dụng các hiệu ứng đã thiết lập
Một Số Lưu Ý Khi Trình Bày Bài Thuyết Trình Bằng Powerpoint
Để xây dựng được slide chuyên nghiệp bằng Powerpoint không phải chuyện dễ dàng đối với người mới bắt đầu. Tuy nhiên, chỉ với một vài mẹo mà chúng tôi giới thiệu ở bài viết này, các bạn có thể áp dụng để xây dựng cho slide của mình thêm sự chuyên nghiệp phục vụ cho việc thuyết trình trong công việc cũng như học tập.
Slide không phải là bài nói của bạn. Bạn không đặt toàn bộ những gì bạn sẽ nói lên slide vì chẳng ai đọc hết cả. Bạn cũng không đứng lên sân khấu nhìn slide đọc ra vì người ta sẽ buồn ngủ chỉ sau vài phút và bạn sẽ bị đánh giá là không chuẩn bị tốt bài thuyết trình của mình.
Thay vào đó, bạn cần xem slide như một công cụ trợ giúp, một thứ giúp người nghe theo được bạn đang nói tới đâu và đang nói về vấn đề gì. Slide có tác dụng phụ trợ, và hãy làm sao để nó giúp ích được cho bạn và người nghe chứ đừng phụ thuộc vào nó.
SAU ĐÂY LÀ MỘT SỐ LƯU Ý KHI TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT TRÌNH BẰNG POWERPOINT
Hình thức trình bày trên slide
Thiết kế trang chiếu, các đối tượng trên trang chiếu phù hợp với nhau.
Trang chiếu phải có tiêu đề, tiêu đề cần được gắn vào Layout.
Một nội dung thường không quá 2 dòng.
Ngôn từ nhất quán, màu sắc nhất quán, phong cách nhất quán.
Dùng gam màu và hình ảnh thích hợp, template phù hợp.
*Quy tắc phối màu dựa trên bánh xe màu:
Màu sắc cận kề hài hòa với nhau: Vàng – Xanh.
Màu sắc đối diện nhau là màu tương phản.
Font – kiểu chữ – hiệu ứng trên Slide:
Sử dụng font dễ đọc (Arial, Tahoma, Times New Roman)
Kích thước tiêu đề có thể chọn 40.
Kích thước phụ đề có thể chọn 32.
Kích thước nội dung có thể chọn 24.
Không nên sử dụng quá nhiều hiệu ứng, hiệu ứng trên các slide phải đồng bộ với nhau.
Không sử dụng tất cả chữ in hoa.
Không nên kết hợp vừa in đậm vừa in nghiêng.
In nghiêng dùng cho lời trích dẫn, làm nổi bậc nội dung chính, ý tưởng, tiêu đề sách, báo, tạp chí,…
Background:
Sử dụng chung 1 nền cho các slide.
Màu đỏ và màu cam là những màu năng lượng cao nhưng có thể làm khó việc tập trung.
Màu xanh lá, xanh dương, nâu… là những màu có năng lượng dịu hơn nhưng không gây sự chú ý mạnh mẽ.
Màu đỏ và màu xanh lá gây khó khăn cho những người mù màu.
Tránh màu sáng trên nền trắng.
Tránh những sự kết hợp màu sắc sau:
Hình ảnh, đối tượng đa phương tiện trên slide
Bộ não của con người có khả năng xử lý hình ảnh nhanh hơn, vậy nên nhiều phương pháp dạy học mới tập trung vào việc trình bày vấn đề bằng hình ảnh để giúp người học tiếp thu dễ hơn và ghi nhớ lâu hơn.
Bài thuyết trình cũng không khác, khi bạn sử dụng nhiều hình ảnh, người ta sẽ dễ biết được bạn đang nói tới cái gì thay vì bắt người khác phải đọc qua hết hàng đống chữ dài ngoằng. Hãy bắt đầu bằng việc thay thế các cụm từ bằng hình ảnh, ví dụ: thay vì nói “điện thoại ngày nay rất phát triển”, hãy tìm hình ảnh của một cái smartphone bỏ vào slide. Hoặc thay vì nói “Windows là hệ điều hành phổ biến nhất cho PC hiện nay”, bạn chỉ cần để logo của Windows vào là đủ. Tất nhiên bạn cũng cần nghiên cứu xem đối tượng người nghe là ai để có thể chọn hình cho phù hợp.
Hình ảnh nên đặt vị trí phù hợp với nội dung (nếu có), có sự sáng tạo, phá cách về vị trí, kiểu ảnh (Picture Styles)
Những tập tin đa phương tiện như video, ảnh sẽ làm cho slide của bạn trở nên phong phú và có phần chuyên nghiệp hơn.
Người trình bày bài thuyết trình cần tự tin, nói chuẩn xác, ít sai lỗi chính tả, sử dụng kết hợp tốt kỹ năng giao tiếp không lời là ngôn ngữ cơ thể. Phong cách thuyết trình bằng powerpoint cần phù hợp với ND trình bày (phong cách trẻ trung, sang trọng, lịch sự, năng động,…)
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Ghi Âm, Ghi Hình Bài Thuyết Trình Trong Powerpoint
PowerPoint cho phép ghi âm, quay video màn hình máy tính dễ dàng mà không phải cài thêm bất kỳ cộng cụ hỗ trợ bên ngoài nào. Hãy tham khảo bài viết sau đây để biết Cách ghi âm, ghi hình slide PowerPoint. Bước 1: Hiển thị menu Recording trên thanh Ribbon. Chú ý: Đối với office 16 thì menu này có sẵn trong thẻ Slide show
Bước 2: Ngay lập tức, sẽ xuất hiện tab Recording trên thanh Ribbon.
+ Record Slide Show: Dùng để thực hiện ghi âm hoặc ghi hình. + Screenshot: Dùng để chụp ảnh màn hình máy tính. + Screen Recording: Dùng để quay màn hình. +Video: Dùng để chèn video vào PowerPoint. +Audio: Dùng để chèn âm thanh từ máy tính và ghi âm trực tiếp vào các slide. + Save as Show: Dùng để lưu bài trình chiếu sang định dạng *.ppsx + Export to Video: Dùng để xuất sang định dạng video. Bước 3: Thực hiện ghi âm/ghi hình bài thuyết trình – Chọn Record Slide Show sẽ thấy hiển thị 2 tùy chọn khác nhau là:
+ Record from Current Slide… dùng để ghi từ slide hiện tại + Record from Beginning… dùng để ghi từ slide đầu tiên. Bước 4: Sau khi chọn Start Recording giao diện sẽ hiển thị như hình dưới.
Xuất hiện các biểu tượng khi ghi âm/ghi hình với các chức năng khác nhau: + Record: Dùng để tiến hành ghi với phím tắt là R. Nếu dừng ghi thì nhấn phím I. + Stop: Dùng để dừng ghi hình, phím tắt là S. + Replay: Dùng để xem trước slide hiện tại, phím tắt là V. + Notes: Dùng để hiển thị ghi chú trên slide. + Clear: Dùng để xóa dữ liệu vừa ghi với 2 tùy chọn là Clear Recordings để xóa dữ liệu với slide hiện tại và Clear Recordings on All Slides để xóa toàn bộ. + Settings: Dùng để thiết lập Microphone và webcam nếu PC của bạn đang kết nối nhiều Microphone và webcam. + Biểu tượng Eraser dùng để xóa, tổ hợp phím tắt là Ctrl + E. + Biểu tượng Pen để dùng bút vẽ để vẽ, tổ hợp phím tắt là Ctrl + P. +Biểu tượng Highlighten để dùng bút vẽ dạ quang, tổ hợp phím tắt là Ctrl + I. Thanh màu sắc cho bút vẽ. + Biểu tượng micro dùng để bật hoặc tắt Microphone, phím tắt sử dụng là Ctrl + M. + Biểu tượng camera dùng để bật hoặc tắt camera, với phím tắt sử dụng là Ctrl + K. + Biểu tượng hình người để bật hoặc tắt webcam với phím tắt Ctrl + J. Bước 5: Bắt đầu quá trình ghi âm/hình – Nếu muốn tạm dừng ghi nhấn phím I và khi đã hoàn thành thì nhấn chuột vào Stop để kết thúc quá trình ghi. – Trường hợp khi ghi, nếu slide của có tạo hiệu ứng xuất hiện cho các đối tượng thì có thể nói đồng thời kết hợp nháy chuột để quá trình ghi được đồng bộ. – Có thể sử dụng thêm các công cụ như Pen hoặc Highlighten để ghi chú, đánh dấu những chỗ quan trọng, những chỗ cần nhấn mạnh trong slide. Bước 6: Xem lại quá trình ghi – Chọn nút Replay. – Có thể nhấn chuột vào biểu tượng tam giác hoặc nhấn phím mũi tên → để chuyển sang các slide tiếp theo đồng thời vẫn ghi bình thường. – Nếu muốn ghi lại trang trình chiếu nào thì chỉ cần chọn vào slide đó rồi nhấn Record để ghi lại. Bản ghi cũ sẽ tự động bị thay thế bởi bản ghi mới. Chú ý: Sau khi ghi hoàn thành è Phải thoát khỏi chương trình ghi và trở lại với giao diện chính của PowerPoint. Bước 7: Lưu lại file vừa ghi
Sau đó chọn nơi để lưu video vừa ghi là xong.
Chú ý: Thời gian thực hiện kết xuất file diễn ra hơi lâu, chú ý quan sát trên thanh trạng thái (cuối màn hình) để biết tiến trình lưu file đã hoàn tất chưa. Đối với các phiên bản powerpoint từ 2010 trở về trước ta có thể sử dụng Record Slide Show để tiến hành ghi âm Đỗ Thị Thanh Mai
Bài 3: Tạo Bài Trình Diễn Powerpoint
Bài này tập trung nói về cách mở chương trình PowerPoint để tạo một bài báo cáo mới, cách sử dụng các mẫu định dạng sẵn để làm PowerPoint. Cách lưu bài trình diễn và báo cáo.
Ngoài ra bài này cũng còn hướng dẫn cách bảo vệ bài báo cáo powerpoint bằng mật khẩu.
Bài này các bạn cũng bắt đầu làm quen với các khái niệm slide, template, theme mẫu, bộ màu, lưu trữ các bài báo cáo,…
<< Bài trước, bài 2: Cách Tạo Bài PowerPoint Chuyên Nghiệp
1. Khởi động chương trình Microsoft PowerPoint
2. Tạo mới bài trình diễn
PowerPoint cung cấp nhiều cách thức tạo mới một bài trình diễn, sau đây là các cách đó:
Tạo bài trình diễn rỗng (blank)
Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng đã mặc định được tạo ra, bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide. Nếu bạn muốn tạo mới một bài trình diễn rỗng từ đây thì làm theo các bước sau:
chọn Blank Presentation và nhấn nút Create để tạo mới.
Tạo bài trình diễn từ mẫu có sẵn (template)
Các mẫu thiết kế sẵn (template) không những chứa các thiết lập về định dạng mà có thể chứa luôn các nội dung cơ bản. Có nhiều loại mẫu thiết kế để bạn chọn lựa tùy theo nhu cầu của mình:
Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint
Các mẫu trong phần này không nhiều vì Microsoft còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác, đặc biệt là từ Internet. Làm theo các bước sau:
Chọn nút …Nội dung chỉ dành cho thành viên… . Hộp thoại New Presentation xuất hiện
Dùng các mẫu từ Internet
Bạn có thể sử dụng các mẫu từ trang web của Microsoft. Làm theo các bước sau:
New Presentation xuất hiện
Trong mục Microsoft Office Online, chọn một phân loại và đợi trong giây lát để chương trình cập nhật danh sách các mẫu
Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa
Nếu bạn có sẵn một bài trình diễn mà nội dung nó tương tự với bài mà bạn sắp tạo. Khi đó, bạn nên tạo bài trình diễn mới dựa trên tập tin có sẵn. Làm theo các bước sau:
Chọn New from Existing.
Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó.
Nhấn nút Create để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin có sẵn.
Tạo bài trình diễn từ nội dung của một tập tin ứng dụng khác
Ngoài những cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo bài trình diễn mới từ các tập tin của các ứng dụng khác như tập tin dàn bài của Word. Sau khi nhập nội dung vào PowerPoint bạn có thể hiệu chỉnh lại tùy ý. Các bước thực hiện như sau:
Chọn nút Files of type, sau đó chọn một kiểu tập tin nào đó. Ví dụ như bạn chọn All Outlines.
Chọn tập tin mong muốn và chọn Open để mở
3. Lưu bài trình diễn
Lưu lần đầu tiên
Khi lần đầu tiên bạn lưu tập tin trình diễn thì chương trình sẽ mở hộp thoại Save As. Từ hộp thoại này bạn hãy đһt tên, loại tập tin và vӏ trí lưu trữ. Làm theo các hướng dẫn sau:
Nhập tên tập tin vào hộp File name, chọn kiểu tập tin tại hộp Save as type và nhấp nút
Save để lưu.
Lưu các lần sau
Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh và muốn lưu tập tin lại bạn có thể làm theo một trong các cách sau:
Nhấn nút Save trên thanh Quick Access Toolbar.
Đổi thư mục khi lưu và thiết lập thư mục lưu mặc định
Để thay đổi thư mục lưu mặc định cho các tập tin PowerPoint hãy làm theo các bước sau:
Chọn Save từ danh sách bên trái cửa sổ
Nhập tên đường dẫn mặc định tại hộp Default file location
Lưu ý:
Bạn có thể qui định loại định dạng tập tin mặc định tại hộp thoại Save files in this format.
Thiết lập thời gian lưu dự phòng tại Save AutoRecover information every minutes
Nếu muốn nhúng các font chữ vào tập tin trình diễn thì hãy chọn Embed fonts in the file.
Đổi định dạng khi lưu
Các tính năng mới trong PowerPoint 2007 mà các phiên bản cũ không hỗ trợ
Hình ảnh SmartArt
chuyển thành hình không cho phép hiệu chỉnh
Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts)
chuyển thành đối tượng OLE có thể hiệu chỉnh, nhưng các đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút
Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts)
chuyển thành multiple masters (nhiều slide master)
Các kiểu đổ bóng
Các kiểu bóng mềm (soft shadows) sẽ chuyển thành các kiểu đổ bóng đơn giản (hard shadows)
Các biểu thức (Equations)
chuyển thành hình không hiệu chỉnh được
Font chữ cho Heading và phần nội dung
chuyển thành font chữ bình thường
Hiệu ứng mới:2-D hoặc 3-D cho văn bảnƒGradient cho các hình vẽ hoặc văn bảnƒGạch ngang chữ bằng nét đơn hoặc kép ƒTô nền bằng gradient, picture, vàtexture cho văn bản Đổ bóng mềm mại và tương phản
chuyển thành hình không hiệu chỉnh được
Các thiết lập định dạng (Themes)
chuyển thành styles
Màu Theme
chuyển thành styles
Hiệu ứng Theme
chuyển thành styles
Các font của Theme
chuyển thành font chữ bình thường
4. Bảo vệ tập tin Powerpoint bằng mật mã
Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint. Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết. Bạn làm theo các bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:
Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint, sau đó chọn nút …Nội dung chỉ dành cho thành viên… . Hộp thoại …Nội dung chỉ dành cho thành viên… xuất hiện.
Chọn …Nội dung chỉ dành cho thành viên… …
Nếu muốn đặt mật mã mở tập tin thì bạn hãy nhập vào hộp Password for open
Nếu bạn muốn đặt thêm mật mã hiệu chỉnh tập tin thì nhập vào hộp Password ro modify
Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu
Nhấn nút Save để ghi đè lên tập tin hiện hành.
5. Đóng và mở lại tập tin trình diễn
Đóng tập tin trình diễn
Khi đóng chương trình PowerPoint thì các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo, tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn đóng một tập tin cụ thể nào đó thì cho tập tin đó hiện hành và vào Office chọn Close. Nếu tập tin chưa được lưu thì chương trình sẽ có thông báo nhắc nhở bạn.
Mở lại tập tin trình diễn đang lưu trên đĩa
Nếu tập tin muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau:
Tìm đến nơi lưu trữ tập tin tại Look in và chọn tập tin muốn mở, sau đó nhấn nút Open.
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Powerpoint 2010_Bài 7: Chuẩn Bị Bài Thuyết Trình trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!