Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn So Sánh Hai Cột Dữ Liệu Trong Excel Để Xóa, Highlight, Tô Màu Dữ Liệu Trùng Lặp mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Excel là một ứng dụng rất mạnh và thực sự tuyệt vời để tạo và xử lý các mảng dữ liệu lớn. Bây giờ, bạn có rất nhiều bảng tính và dữ liệu, hoặc có thể chỉ là một bảng tính rất lớn, bạn muốn so sánh 2 cột để tìm các giá trị trùng lắp và thao tác trên những phần lặp được tìm thấy, ví dụ xóa hàng bị trùng, tô màu phần trùng hoặc xóa nội dung của ô bị trùng. Hai cột này có thể nằm trong một bảng, liền kề hoặc không liền kề, hoặc chúng có thể nằm trong 2 trang tính khác nhau, thậm chí là hai bảng tính khác nhau.
Giả sử bạn có 2 cột tên người – 5 tên trong cột A và 3 tên trong cột B. Bạn muốn so sánh dữ liệu giữa hai cột này để tìm các tên bị trùng lắp. Đây chỉ là ví dụ. Trong các bảng tính thực, dữ liệu để so sánh thường có hàng ngàn, hàng vạn mục.
Trường hợp A: Cả hai cột đều trong một trang tính, cùng một bảng dữ liệu: Cột A và cột B.
Trường hợp B: Hai cột được đặt trên hai trang tính khác nhau: cột A trong Sheet2 và cột A trong Sheet3.
SO SÁNH HAI CỘT ĐỂ TÌM GIÁ TRỊ TRÙNG BẰNG CÔNG THỨC:
Trong ô trống đầu tiên, ô C1, nhập công thức: =IF(ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0)),”Unique”,”Duplicate”)
Trường hợp 1: cả hai cột cùng một danh sách
Trong công thức, A1 là ô đầu tiên của cột đầu tiên mà chúng ta muốn sử dụng để so sánh. $B$1 và $B$10000 là địa chỉ của ô đầu tiên và cuối cùng của cột thứ hai mà bạn muốn so sánh. Hãy chú ý cố định tham chiếu ô – ký hiệu đô la ($) trước các ký tự cột và số hàng. Tôi sử dụng tham chiếu tuyệt đối nhằm giữ nguyên địa chỉ ô khi sao chép công thức.
Nếu bạn muốn tìm các giá trị trùng trong cột B, hoán đổi tên cột như sau: =IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0)),”Unique”,”Duplicate”)
Thay vì “Unique”/”Duplicate” (duy nhất/trùng lắp), bạn cũng có thể tự đặt nhãn cho mình như “Not found”/”Found” (Tìm thấy/Không tìm thấy) hoặc “Duplicate” và gõ “” thay vì “Unique”. Trong cách thứ hai, bạn sẽ có một ô trống kế bên ô mà giá trị trùng lắp không được tìm thấy.
Nhấn giữ chuột trái, kéo đường viền ô xuống để chọn tất cả các ô mà bạn muốn sao chép công thức vào. Khi tất cả các ô đã được chọn, thả chuột trái:
Tất cả các ô chứa giá trị trùng đều được đánh dấu là “Duplicate”.
Chú ý. Trong bảng lớn, có một cách nhanh hơn để sao chép công thức là sử dụng phím tắt. Nhấp vào ô C1 để chọn nó và nhấn (để sao chép công thức vào ), sau đó nhấn Ctrl + Shift + End (để chọn tất cả những ô chứa dữ liệu trong cột C), cuối cùng, nhấn (để dán công thức vào tất cả ô tính đã chọn).
Trong ô đầu tiên của cột trống đầu tiên trong Sheet2 (cột B), nhập công thức: =IF(ISERROR(MATCH(A1,Sheet3!$A$1:$A$10000,0)),””,”Duplicate”)
Trường hợp B: hai cột nằm trên hai trang tính (bảng tính) khác nhau.
Tương tự như bước trong trường hợp A.
Chúng ta có kết quả sau đây:
Sheet3! là tên trang tính có chứa cột thứ 2, $A$1:$A$10000 là địa chỉ của ô tính đầu tiên và ô tính cuối cùng trong cột thứ 2.
XỬ LÝ CÁC GIÁ TRỊ TRÙNG LẮP ĐƯỢC TÌM THẤY:
Chúng ta đã tìm thấy những giá trị trong cột thứ nhất (cột A) cũng trùng với cột thứ hai (cột B). Bây giờ chúng ta cần làm vài thứ với chúng.
Thật không hiệu quả và tốn thời gian khi tìm kiếm trên toàn bộ bảng và xem xét từng giá trị trùng lắp một cách thủ công. Có nhiều cách thực hiện ưu việt hơn.
CHỈ HIỂN THỊ HÀNG BỊ TRÙNG TRONG CỘT A:
Nhấp phải vào hàng được chọn và chọn từ danh sách tùy chọn:
Đặt tên cho cột, ví dụ “Name”, “Duplicate?”… Sau đó mở thẻ và nhấp chọn :
Sau khi nhấp chuột vào mũi tên nhỏ màu xám kế bên “Duplicate?” để mở danh sách tùy chọn, bỏ chọn tất cả các mục ngoại trừ trong danh sách đó, nhấn OK:
Như vậy, bạn chỉ thấy những ô tính trong cột A có chứa giá trị trùng lắp với cột B. Có 3 ô tính như vậy trong trang tính ví dụ.
TÔ MÀU HOẶC HIGHLIGHT NHỮNG GIÁ TRỊ TRÙNG TÌM THẤY:
Ngoài gắn nhãn “Duplicate”, bạn cũng có thể đánh dấu các giá trị trùng bằng một cách khác như định dạng màu chữ hoặc bôi màu nó.
Lọc các giá trị trùng lặp như giải thích ở trên, chọn các ô tính đã lọc và nhấn để mở hộp thoại Format Cells. Ví dụ: hãy thay đổi màu nền của các hàng bị trùng sang màu vàng tươi. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi màu nền của các ô này bằng cách sử dụng tùy chọn trên thẻ , nhưng ưu thế của hộp thoại Format Cells là nó cho phép bạn thực hiện tất cả các thay đổi định dạng cùng lúc.
Bây giờ, bạn sẽ không bỏ sót bất kỳ ô chứa giá trị trùng nào.
LOẠI BỎ GIÁ TRỊ TRÙNG LẶP TỪ CỘT ĐẦU TIÊN:
Lọc bảng dữ liệu để hiển thị các giá trị trùng lặp, chọn tất cả những ô đó.
Nếu hai cột được so sánh nằm trên hai trang tính khác nhau, cụ thể là trong hai bảng dữ liệu riêng biệt, nhấp phải vào vùng dữ liệu được chọn và chọn từ danh sách tùy chọn.
Khi Excel yêu cầu bạn xác nhận bạn có thật sự muốn xóa toàn bộ hàng này không, nhấn OK và bỏ bộ lọc. Như vậy, chỉ những hàng chứa các giá trị duy nhất được hiển thị:
Lọc bảng để các giá trị trùng lặp được hiển thị và chọn tất cả những ô đó. Nhấp phải vào vùng được chọn và chọn Clear Contents.
Bỏ bộ lọc.
Chọn tất cả ô tính trong cột A bắt đầu từ ô A1 đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu.
Di chuyển đến thẻ , nhấp chọn . Trong hộp thoại mở ra, chọn Continue with the current selection và nhấn
Xóa cột chứa công thức, chỉ để lại “Uniques”
Như vậy, cột A chỉ còn những dữ liệu không bị trùng lặp trong cột B.
Nếu hai cột nằm trên cùng một trang tính, hai cột liền kề hoặc không liền kề, việc xóa những giá trị trùng lắp sẽ phức tạp hơn. Chúng ta không thể xóa toàn bộ hàng chứa chúng bởi vì như vậy sẽ xóa những ô tương ứng trong cột 2. Vì vậy, để hiển thị những giá trị duy nhất trong cột A, thực hiện theo các bước sau:
Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho Việt Nam. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ: Gitiho.com
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Cách Lọc Phân Loại Dữ Liệu, Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Trong Excel
Lọc phân loại dữ liệu hoặc xóa bỏ những dữ liệu trùng lặp trong Excel là một trong những kỹ năng cơ bản và quan trọng nhất đối với một người hay phải làm việc với các bảng biểu… Bạn đang băn khoăn cách phân loại hoặc xóa những dữ liệu có đặc điểm giống nhau hoặc trùng lặp? Ok, mình sẽ giúp bạn giải quyết nó trong bài viết này!
2 vấn đề đặt ra:
Chúng ta sẽ giải quyết từng vấn đề một.
1. Cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel
+ Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn lọc và tìm kiếm dữ liệu bị trùng
Hướng dẫn cách lọc xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.
Ở cửa sổ mới xuất hiện này. Có các cột lọc để bạn đánh dấu. Đó là các điều kiện để lọc xóa dữ liệu trùng lặp. Excel sẽ chỉ loại bỏ những hàng dữ liệu bị trùng lặp chứa tất cả các cột bị đánh dấu. Ví dụ:
Bạn nhấp vào 1 cột “Họ và tên” như trên hình và ấn OK, thì chỉ cần có dữ liệu trùng nhau trong cột Họ và tên. Tất cả dữ liệu thuộc hàng tương ứng với nó sẽ bị xóa bỏ.
Bạn nhấp vào 2 trường là “Họ và tên” và “Lương tháng” chẳng hạn. Thì chỉ hàng dữ liệu nào đồng thời trùng lặp ở cả 2 trường “Họ và tên” và “Lương tháng” mới bị loại bỏ
Dữ liệu có điều kiện trùng lặp ở trường được đánh dấu tích đã bị xóa khỏi bảng excel.
2. Lọc phân loại dữ liệu có chung đặc điểm trong Excel.
Cách lọc, đánh dấu và phân tách những dữ liệu trùng lặp trong Excel là một kỹ thuật rất hay. Nó giúp cho bạn phân tích một bảng tính có khối lượng dữ liệu khổng lồ. Phân nhóm để thao tác riêng biệt được từng nhóm giữ liệu có trường giống nhau.
Để lọc dữ liệu của bảng, chúng ta dùng lệnh Filter. Các bạn cũng thao tác theo các bước sau:
+ Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc
+ Bước 2: trong tab Data, bạn nhấp vào Filter. Khi đó, bảng số liệu sẽ xuất hiện các cột lọc như thế này:
Lọc dữ liệu trong excel bằng Filter
Bạn có thể thấy ở đầu mỗi cột sẽ xuất hiện hộp mũi tên để bạn nhấp vào đó chọn điều kiện lọc. Bây giờ, ví dụ mình muốn tìm ra những người có đánh giá tháng là tốt. Mình sẽ nhấp vào mũi tên ở cột ” đánh giá tháng “. Xuất hiện bảng tùy chọn và mình chọn như dưới hình:
Cách lọc dữ liệu: Bạn chỉ đánh dấu tích vào những ô nào đáp ứng điều kiện lọc. Ở đây mình tích vào 2 ô có chữ ” tốt“. Sau đó nhấp vào OK để áp dụng.
→ Mẹo: Bạn cũng có thể đánh chữ “tốt” vào khung “Search” nếu có nhiều ô quá nhiều trường:
Sau khi nhấp vào OK, ta thu được kết quả như dưới:
Kêt quả ta đã lọc ra tất cả những nhân viên có đánh giá tháng là “Tốt”.
Bây giờ, trong số những nhân viện này, mình lại muốn tìm ra những người có lương từ 8 triệu rưỡi tới dưới 11 triệu. Mình sẽ tiếp tục nhấp vào ô mũi tên lọc ở cột Lương tháng. Rồi làm như hình dưới:
Dữ liệu đã được lọc ra, và đáp ứng yêu cầu của mình như ban đầu: Đánh giá Tốt và lương từ 8500 đến dưới 11000
Bước 3: Copy, tách dữ liệu đã được lọc ra vị trí khác:
– Bây giờ bạn chỉ cần bôi đen phần kết quả được lọc ra, rồi ấn Copy sau đó Paste ra một vị trí khác để thuận tiện theo dõi là được.
Lệnh lọc kết thúc và ta thu được kết quả: Dữ liệu bị lọc đáp ứng yêu cầu đã được lấy ra khỏi bảng cũ.
Kết luận:
Như vậy, qua bài viết này, bạn đã biết cách xóa dữ liệu trùng lặp và lọc dữ liệu trong excel. Giờ đây, bạn có thể tiếp tục làm việc với lệnh Filter và tìm hiểu sâu hơn với các loại lọc dữ liệu có điều kiện khác (màu văn bản, lớn, nhỏ…) rồi đấy!
Hướng Dẫn Cách Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Bằng Advance Filter
Một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất khi làm việc với bất kỳ loại dữ liệu nào là tìm hiểu xem có bản sao nào trong danh sách các mục đó không. Có rất nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện, nhưng có một cách cực kì đơn giản để tìm các mục trùng lặp mà Gitiho sẽ hướng dẫn bạn trong bài viết này. Đó là sử dụng phương pháp lọc nâng cao ( Advance filter ).
Có một tùy chọn được gọi là Unique Records trong chức năng bộ lọc nâng cao và khi bạn chọn hộp thoại đó, danh sách các mục duy nhất sẽ hiện lên. Excel sẽ giữ bản gốc của mục đầu tiên và sẽ xóa lần lượt các xuất hiện tiếp theo của mục đó
Bắt đầu ngay thôi!
Chúng tôi có một bộ dữ liệu mẫu có 14 bản ghi (hàng) và 9 trường (cột). Bạn có thể nhận thấy rằng một vài bản ghi được lặp lại hoặc nói cách khác là trùng lặp.
Bây giờ nếu muốn xóa các bản ghi trùng lặp khỏi bộ dữ liệu, bạn có thể đi đến Sort & filter trong tab Data và nhấp vào Advance.
Hộp thoại bộ lọc nâng cao sẽ mở ra. Bạn có hai lựa chọn ở trên cùng. Bạn có thể giữ bộ lọc trong bảng hoặc sao chép sang vị trí khác (ô).
Hãy lưu ý rằng nếu bạn chọn giữ bộ lọc thì bảng gốc của bạn sẽ thay đổi. Nếu bạn chọn sao chép sang một vị trí khác thì nó chỉ có thể nằm trong trang tính hiện có.Bạn không thể sao chép nó sang một trang khác.
Mẹo rất tiện dụng để khắc phục hạn chế này là kiểm tra liên kết.
Trong List range, chọn toàn bộ bảng bao gồm tiêu đề. Để trống Criteria range. Đừng quên chọn hộp thoại Unique records only ở phía dưới. Nhấn OK.
Sau khi bạn nhấn OK, Excel sẽ kiểm tra tất cả các trường hoặc cột cho từng bản ghi và nếu tất cả các trường đều giống nhau, nó sẽ xem tất cả các lần xuất hiện của một bản ghi cụ thể sau bản ghi đầu tiên là bản sao và sẽ loại bỏ chúng.
Qua ví dụ, bạn sẽ nhận được kết quả trên. Như bạn có thể thấy, hiện tại nó chỉ chứa 11 bản ghi vì 3 bản ghi trùng lặp đã bị Excel xóa.
Đôi khi, bạn có thể cần tìm danh sách các mục duy nhất trong một cột cụ thể. Ví dụ, nếu bạn cần biết tên khách hàng duy nhất từ bảng thì bạn chỉ cần chọn cột tên khách hàng bao gồm tiêu đề, thay vì toàn bộ bảng, trong phần List range.
Trong trường hợp này, Excel sẽ chỉ kiểm tra cột Tên khách hàng và nếu nó tìm thấy bất kỳ mục nào được lặp lại thì nó sẽ loại bỏ các lần xuất hiện tiếp theo của mục đó bất kể trong các trường khác.
Một cách khác để tìm mục trùng lặp
Bạn cũng có thể sử dụng Remove duplicate trong phần Data tools trong tab Data để tìm và xóa các bản chúng tôi nhiên, nếu bạn đang sử dụng tùy chọn này, vui lòng đảm bảo rằng bạn không còn cần các mục trùng lặp nữa, vì Excel sẽ xóa chúng khỏi bảng gốc.
Nếu bạn không muốn thay đổi bảng gốc thì nên sử dụng tùy chọn bộ lọc nâng cao và sao chép chúng sang vị trí khác .
Bên cạnh đó còn có một vài cách để làm nổi bật các mục trùng lặp với sự trợ giúp của định dạng và công thức có điều kiện. Gitiho sẽ hướng dẫn bạn trong một bài viết khác.
Hãy truy cập ngay chúng tôi để tìm hiểu thêm các khóa học bổ ích về tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point…
Hướng Dẫn Highlight Một Nhóm Dữ Liệu Trong Excel
Trong Excel, tô màu cho mọi hàng khác có thể dễ dàng hơn đối với hầu hết chúng ta, nhưng bạn đã bao giờ thử tô màu các hàng xen kẽ dựa trên sự thay đổi giá trị cột chưa. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách để highlight một nhóm dữ liệu trong Excel
Bạn không thể trực tiếp đánh dấu các hàng xen kẽ dựa trên nhóm, vì vậy bạn cần tạo một helper column sau đó áp dụng chức năng Conditional Formatting để tô màu các hàng đó. Các bạn hãy thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Trong ô D1, cùng với hàng của header, bạn hãy nhập số 0.
Bước 2: Và trong ô D2, nhập công thức: =IF(A2=A1,D1,D1+1), sau đó kéo công thức này xuống các ô mà bạn muốn áp dụng:
Trong công thức trên, A1 & A2 là ô đầu tiên và ô thứ hai của cột có giá trị thay đổi, còn D1 là ô mà bạn đã nhập number helper 0.
A2 là ô đầu tiên của cột mà bạn tô màu và D2 là ô đầu tiên của helper column mà bạn đã tạo trong vùng chọn.
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Bước 5: Sau đó nhấp vào nút Format để mở hộp thoại Format Cells và chọn một màu bạn thích trong tab Fill:
Hi vọng thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc. Để có thể nâng cao kỹ năng sử dụng Excel, kỹ năng làm báo cáo, Gitiho xin giới thiệu với các bạn khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ. Hãy tham gia ngay để nhận được nhiều ưu đãi từ hệ thống. Mọi chi tiết xin liên hệ chúng tôi Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn So Sánh Hai Cột Dữ Liệu Trong Excel Để Xóa, Highlight, Tô Màu Dữ Liệu Trùng Lặp trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!