Cập nhật nội dung chi tiết về Tổng Hợp Hàm Excel Cho Kiểm Toán Và Kế Toán mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Excel là công cụ quan trọng bậc nhất của các Kế toán viên, Kiểm toán viên. Với bảng dữ liệu hàng trăm dòng, hàm trăm cột thì biết sử dụng Excel thôi là chưa đủ. Bạn cần biết dùng đúng công cụ, đúng thời điểm để thu được hiệu quả công việc cao nhất. Vậy hàm gì là hàm excel cho kiểm toán, kế toán? Họ dùng nó trong công việc như thế nào?
1. Hàm VLOOKUP
VLOOKUP là hàm phổ biến nhất trong Kế toán, Kiểm toán. VLOOKUP chính là Vertical Lookup, tìm kiếm theo chiều dọc.
Công dụng của hàm VLOOKUP
Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng kê Nhập Xuất Tồn về Phiếu Xuất kho.
Tìm số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột số dư của tháng N-1.
Tìm số “Khấu hao (Phân bổ) luỹ kế từ kỳ trước” của Bảng khấu hao (bảng phân phối chi phí trả trước ) căn cứ vào Giá trị khấu hao (phân bổ) luỹ kế của tháng N-1.
Tìm kiếm số dư của chi tiết từng khách hàng phải thu, phải trả cuối năm dựa trên báo cáo tuổi nợ và Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng.
Câu lệnh
=Vlookup (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Giải thích
lookup_value: Giá trị để tìm kiếm chỉ là một Ô và phải có Tên trong Vùng dữ liệu tìm kiếm (là Ô mã hàng hoá, Mã tài khoản, Mã tài sản, Mã Công Cụ dụng cụ….).
table_array: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị để tìm kiếm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Để bắt đầu của vùng được tính từ dãy số có chứa “Giá trị để tìm kiếm”. (Cụ thể: là bảng dữ liệu của tháng trước hoặc dữ liệu của Sheet khác).
col_index_num: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang vủa vùng dữ liệu tìm kiếm (Bạn đếm từ bên trái của vùng sang đến cột cần lấy dữ liệu xem là cột thứ mấy).
range_lookup: thường để giá trị là 0, nghĩa là không thực hiện sắp xếp theo thứ tự nào.
2. Hàm IF
Công dụng
Hàm IF là hàm được sử dụng nhiều nhất trong Kế toán, Kiểm toán. Hầu như trong trường hợp nào bạn cũng có thể sử dụng hàm IF. Thông thường, hàm được sử dụng để: kiểm tra sự chính xác của HTK, so sánh các giá trị, tính lương,v.v
Câu lệnh
= IF(Logical_test, value_if_true, value_if_false)
Giải thích
Logical_test: Biểu thức điều kiện
Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện
Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện
3. Hàm SUMIF
Công dụng
Kết chuyển các bút toán cuối kỳ.
Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu (BNL) lên Bảng cân đối phát sinh tháng/năm, lên bảng nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả cho khách hàng v.v
Câu lệnh
=SUMIF (range, criteria, [sum_range])
Giải thích
range: Là dãy ô chưa điều kiện cần tính. Ví dụ: Là dãy ô chứa tài khoản trong cột TK Nợ/TK Có trên BNL, hoặc dãy ô chứa mã hàng trên Phiếu nhập kho, Xuất kho…
criteria: Phải có “Tên“ trong dãy ô điều kiện. Cụ thể trong bài: Là Tài khoản cần tính trên BNL hoặc mã hàng trên kho (bảng Nhập Xuất Tồn) hoặc TK cần tổng hợp trên bảng Cân đối phát sinh…. (Điều kiện cần tính chỉ là một ô).
4. Hàm SUBTOTAL
Công dụng
SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Hàm SUBTOTAL thường dùng để: Tính tổng phát sinh trong kỳ, tính tổng tiền tồn cuối ngày, tính tổng cho từng tài khoản kế toán.
Câu lệnh
=SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
Giải thích
Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong SUBTOTAL.
Ref1, ref2 là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.
Ghi chú
Nếu có hàm subtotal khác lồng đặt tại các đối số ref1, ref2,… thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần.
Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).
Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số function_num được dùng.
Hàm SUBTOTAL được thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không được thiết kế để tính theo chiều ngang.
Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D do vậy nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi VALUE
!.
[KHAI GIẢNG] KHÓA HỌC KIỂM TOÁN THỰC HÀNH TRÊN EXCEL
Tổng Hợp Các Hàm Excel Trong Kế Toán
Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.
– Cú pháp: Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) nghĩa là Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).
– Các tham số
+Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm.
+Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối.
+Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần.
+ Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh.
+ Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về.
– Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.
– Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào.
– Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) nghĩa là Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).
– Các tham số
+ Range: Là dãy mà bạn muốn xác định.
+ Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.
+ Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.
– Các tham số:
+ Logicaltest: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).
+ Truevalue: Là kết quả của hàm IF nếu logicaltest đúng
+ Falsevalue: Là kết quả của hàm IF nếu logicaltest sai các hàm thường dùng trong excel kế toán
– Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
+ Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
+ Ref1, ref2,… là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.
– Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
– Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.
– Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
– Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
– Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!
– Cú pháp: OR(Logical1, Logical2…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2,..).
– Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
– Hàm này là Phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.
– Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn.
– Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)
– Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
– Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
– Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)
– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó
– Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.
– Cú pháp: MIN(Number1, Number2…)
– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó
6 Hàm Thường Dùng Trong Nghiệp Vụ Kế Toán Kiểm Toán
1. HÀM TÍNH TỔNG (SUMPRODUCT, SUMIF, SUMIFS)
a. Hàm SUMPRODUCT
Cú pháp: = SUMPRODUCT(mảng 1,mảng 2, …,mảng n)
Công dụng: Nhân các thành phần tương ứng trong các mảng đã cho và trả về tổng của các tích số này.
Lưu ý:
Các đối số mảng phải có cùng kích thước. Nếu không, hàm SUMPRODUCT trả về giá trị lỗi #VALUE!
Hàm SUMPRODUCT coi các mục của mảng không có dạng số là số không.
Ví dụ: Tổng VAT = 1,000,000 *5% + 2,000,000*10% + 3,000,000 *15%
Lưu ý:
Nếu vùng điều kiện trùng với vùng tính tổng, chúng ta chỉ không cần phải nhập vùng tính tổng vào công thức. Khi đó, cú pháp của hàm SUMIF sẽ trở thành như sau: Cú pháp: =SUMIF(Vùng điều kiện,Điều kiện). Ví dụ: tính tổng doanh số khách hàng doanh thu trên 1 tỷ.
c. Hàm SUMIFS
Cú pháp: =SUMIFS(Vùng tính tổng, vùng điều kiện 1, điều kiện 1, vùng điều kiện n, điều kiện n)
Công dụng: Tính tổng theo 1 hoặc nhiều điều kiện
Lưu ý: Sumifs có nhiều ưu điểm hơn Sumif: trả về vùng dữ liệu sum khi làm truy soát, ( Ctrl+[), thao tác trên cùng một worksheet
2. HÀM DÒ TÌM (VLOOKUP, HLOOKUP)
Cú pháp: = VLOOKUP( Giá trị dò tìm,Bảng dò tìm,Số thứ tự cột dò tìm,Kiểu dò tìm)
Công dụng: Tìm kiếm giá trị từ bảng dò tìm theo chiều dọc.
Kiểu dò tìm = 0 hoặc FALSE: dò tìm chính xác, nếu không tìm thấy sẽ trả về lỗi #N/A.
Kiểu dò tìm = 1 hoặc TRUE: dò tìm gần đúng, khi đó hàm sẽ lấy giá trị lớn nhất gần bằng giá trị dò tìm nhưng nhỏ hơn giá trị dò tìm. Dữ liệu ở cột dò tìm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Ngược lại với hàm VLOOKUP là hàm HLOOKUP (Horizontal lookup), tức là dò tìm theo chiều ngang.
Ví dụ: hlookup = 100 & vlookup = 100
a. Hàm MID()
– Cấu trúc của hàm Mid() trong Excel MID( Chuỗi ,Vị trí bắt đầu, [Số ký tự])
– Công dụng: Hàm Mid() dùng để lấy ra n ký tự của chuỗi (Text) từ ngay vị trí bắt đầu được chỉ định Giải thích:
Chuỗi: Là chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần lấy ra.
Vị trí bắt đầu: Vị trí bắt đầu để lấy n ký tự từ trong chuỗi đã cho
Số ký tự: Là số ký tự muốn lấy ra từ ngay vị trí bắt đầu của Chuỗi đã cho.
– Ví dụ
Mid(“Excel thuc hanh kiem toan”,7,9) = thuc hanh
Hàm Mid() sẽ lấy ra 9 ký tự từ vị trí bắt đầu là số 7 (chữ t) của chuỗi “Excel thuc hanh kiem toan”. b. Hàm LEN() – Cấu trúc: =LEN(Chuỗi)
– Chức năng: Hàm Len() dùng để đếm chiều dài (số ký tự) của chuỗi (Text)
Giải thích:
Là chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần đếm tổng chiều dài bao nhiêu ký tự.
– Ví dụ
Len(“ZaloPay”) = 7
Hàm Len() sẽ đếm tổng số ký tự của chuỗi “ZaloPay”.
c. Hàm LEFT() – Cấu trúc: =LEFT (chuỗi, số ký tự) – Chức năng: để lấy ra ký tự bên trái chuỗi – Ví dụ: =Left(“ZALOPAY”,4)=ZALO d. Hàm MID
– Cấu trúc: =MID(chuỗi,số ký tự bắt đầu, tổng số ký tự muốn lấy)
– Chức năng: lấy các ký tự nằm ” giữa ” chuỗi
– Ví dụ:
=MID(“2018/05/19”,6,2) sẽ trả kết quả là 05
e. Hàm TRIM
– Cấu trúc: =TRIM(chuỗi ký tự)
– Chức năng: Loại bỏ các khoảng trắng thừa trong chuỗi.
– Ví dụ:
=TRIM(” Zalo Pay “) sẽ cho kết quả là ZaloPay.
5. HÀM ĐIỀU KIỆN (IF, IFERROR)
a. Hàm IF
Cú Pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
Ý Nghĩa: Nếu như ” điều kiện” đúng thì kết quả hàm trả về là ” giá trị 1“, ngược lại trả về ” giá trị 2 “.
b. Hàm IFERROR
Cú pháp: = IFERROR( giá trị, giá trị nếu lỗi)
Công dụng: Nếu biểu thức giá trị không tạo ra một lỗi, IFERROR() trả về kết quả của biểu thức; còn nếu không, nó sẽ trả về giá trị nếu lỗi (là chuỗi rỗng hoặc một thông báo lỗi).
c. Kết hợp IFERROR và VLOOKUP =IFERROR(VLOOKUP(giá trị tìm, vùng tìm 1, số cột tìm 1,0),VLOOKUP(giá trị tìm, vùng tìm 2, số cột tìm 2,0)
6. HÀM ĐẾM DỮ LIỆU (COUNT, COUNTA, COUNTIF)
a. Hàm COUNT – Cú pháp: COUNT(Value1, Value2, …)
– Chức năng: Hàm này dùng để đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy
Với các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
b. Hàm COUNTA – Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2, …)
– Chức năng: Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
c. Hàm COUNTIF Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)
Chức năng: Hàm này có chức năng đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số theo một điều kiện cho trước.
Các tham số: – Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm. – Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm.
d. Hàm COUNTIFS – Cú pháp: COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, …)
– Chức năng: Hàm này dùng để đếm tổng số ô thỏa điều kiện yêu cầu
Hướng Dẫn Kế Toán Sử Dụng Hàm Subtotal Trong Kế Toán Excel
Hướng dẫn kế toán sử dụng hàm Subtotal trong kế toán Excel
Hướng dẫn kế toán sử dụng Hàm SUBTOTAL trong quá trình hoạch toán kế toán trên EXCEL
Hàm SUBTOTAL là một hàm rất linh hoạt nhưng cũng là một trong các hàm hơi khó sử dụng của Excel. Điều khó hiểu thứ nhất chính là cái tên của nó vì nó thực sự làm được nhiề thứ hơn ý nghĩa của tên hàm. Đối số thứ nhất của hàm bắt buộc bạn phải nhớ con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu. (Trong Excel 2007 có tính năng AutoComplete giúp chúng ta khỏi nhớ các con số này). Hàm SUBTOTAL được Microsoft nâng cấp kể từ phiên bản Excel 2003 với sự gia tăng các tuỳ chọn cho đối số thứ nhất của hàm, tuy nhiên điều này dẫn đến sự không tương thích với các phiên bản cũ nếu chúng ta sử dụng các tính năng mới bổ sung này.
Đối số đầu tiên của của hàm SUBTOTAL xác định hàm thực sự nào sẽ được sử dụng khi tính toán trong danh sách bên dưới. Ví dụ nếu đối số là 1 thì hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm AVERAGE, nếu đối số thứ nhất là 9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động giống nhưng hàm SUM.
Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
· Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal
· Ref1, ref2,… là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.
· Nếu có hàm subtotal khác lồng đặt tại các đối số ref1, ref2,… thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần.
· Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).
· Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số function_num được dùng.
· Hàm SUBTOTAL được thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không được thiết kế để tính theo chiều ngang.
· Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D do vậy nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE!. (Các loại tham chiếu xem bài sẽ đăng tiếp sau)
CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Chuyên dạy thực hành kế toán tổng hợp, dạy kế toán Excel
Bạn đang đọc nội dung bài viết Tổng Hợp Hàm Excel Cho Kiểm Toán Và Kế Toán trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!