Top 10 # Xem Nhiều Nhất Cách Gửi Mail Merge Trong Word 2016 Mới Nhất 6/2023 # Top Like

Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.

: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa

Tình huống thực tế

Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.

Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.

Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Các bước chuẩn bị

Một file word chứa nội dung gửi email

Một file excel chứa thông tin khách hàng

Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường

Ví dụ như sau:

: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2016

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu

Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings

Chọn Start Mail Merge

Chọn E-Mail Messages

Chọn Select Recipients

Chọn Use an Exiting List

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng

Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu

Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Bước 3: Match Fields

Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi

Chọn Preview Results

Bước 5: hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt

Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện

Thông tin Merge email:

To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email

Subject line: tiêu đề thư

Mail format:

plain text: mail ko có định dạng

Bấm OK để bắt đầu gửi

Kiểm tra thành quả

Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi

Đăng nhập Gmail để kiểm tra.

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.

Bài cùng chuyên mục:

What Is A Word Mail Merge?

A mail merge in Word will combine a preprepared letter with a mailing list, so that bulk mail is personalised before it is sent out. For example, you might be part of an organisation that has a list of members and you want to let them know about an upcoming Annual General Meeting. Your mailing list would be the list of members’ names and addresses, and the preprepared letter would be a letter informing them of the AGM. Each letter produced will be identical, apart from the personalised portions.

The three files involved in the mail merge process are:

your main document

your mailing list

the merged document

The Main Document

Now we will link the letter to your mailing list.

The Mailing List

Link The Mailing List To The Document

Now that you have established the link between your document and mailing list, save the document.

We’re going to assume that you want to send your letter to everyone on your list, but if you want to, you can select only certain entries from the list.

Insert Merge Fields

We now need to tell Word what personal details to add to the letter and where. To do this, we will insert merge fields in the main document. We’re going to keep things very simple and we’re just going to insert the most basic information. In our example we will insert member names and addresses.

First of all position the cursor where you want the address to appear on your letter. Then, on the Mailings tab, in the Write & Insert Fields group, choose Address Block.

In the window that opens, you get the chance to review and amend the format of the address that will be inserted when the merge is actually run.

The address and greeting are standard items, that most people will want to use in their mail merges, so they get their own special buttons in the ribbon. What if you want to insert data that is not in the Write & Insert Fields group? You will need the Insert Merge Fields button for that.

Run The Mail Merge

Don’t forget to save your document.

This tutorial was more of a quickstart than an in depth exploration of mail merge in Word. We will be looking at all the different variations in the step involved in later tutorials, so stay tuned for those.

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

Bài viết hướng dẫn cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, với Word 2007, 2010, 2013 các bạn thực hiện tương tự.

Bước 2: Chọn kiểu cần trộn cho tài liệu Word, ví dụ ở đây là dùng để viết GIẤY MỜI nên chọn Letters, tiếp theo chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tại đây các bạn chọn tài liệu bắt đầu để trộn thư, ví ngay từ đầu đã mở văn bản Word cần trộn nên các bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại), tiếp theo chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong bước này các bạn cần thêm danh sách tên, hay địa chỉ.. để Word tự động thêm các thông tin vào GIẤY MỜI, nếu chưa có thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới, nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel:

Thì các bạn chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn), tiếp theo chọn Browse để mở đến file có sẵn đó (ở đây là file Excel).

Trong cửa sổ Select Data Source, các bạn chọn đến file danh sách và nhấn Open.

Chọn sheet chứa danh sách địa chỉ và nhấn OK.

Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, mặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi đến ai thì các bạn bỏ chọn trước tên người đó, sau khi đã chọn xong các bạn nhấn OK.

Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo.

Hoặc các bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường ở cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi đã thêm xong các bạn chọn Next: Preview your letters để chuyển sang bước xem trước thư.

Bước 6: Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư, các bạn nhấn chọn vào biểu tượng next và previous như hình dưới để xem từng thư (mỗi thư là 1 tên người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác các bạn chọn Next: Complete the merge.

Lưu ý: Các bạn cũng có thể xem thư trong phần Preview Results trong thẻ Mailings.

Bước 7: Nếu muốn in thư các bạn chọn Print và thiết lập in, nếu không các bạn đóng cửa sổ Mail Merge.