Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ hướng dẫn cách căn chỉnh văn bản trong các ô của Excel cũng như cách thay đổi hướng văn bản, căn đều văn bản theo chiều ngang hoặc chiều dọc …
Theo mặc định Excel sắp xếp các số ở dưới cùng bên phải của ô và văn bản sẽ ở dưới cùng bên trái. Nhưng bạn có thể dễ dàng thay đổi căn chỉnh mặc định bằng cách sử dụng các tùy chọn trên giao diện ribbon, thông qua tổ hợp phím tắt và thông qua hộp thoại Format Cells.
Cách căn chỉnh văn bản trên Excel từ thanh công cụ ribbon
Để thay đổi căn chỉnh văn bản trong Excel, bạn chỉ cần chọn các ô muốn sắp xếp lại, sau đó chuyển đến thẻ Home và tại nhóm tính năng Alignment hãy chọn các tùy chọn để căn chỉnh văn bản muốn sử dụng.
Căn dọc: Nếu bạn muốn căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc chỉ cần bấm vào một trong các biểu tượng sau (hàng trên từ trái qua phải):
Top Align – Căn chỉnh nội dung vào đầu ô.
Middle Align – Căn chỉnh nội dung vào giữa hoặc đáy ô.
Bottom Align – Căn chỉnh nội dung ở dưới cùng của ô (mặc định).
Căn ngang: Để căn chỉnh dữ liệu của bạn theo chiều ngang, Microsoft Excel cung cấp các tùy chọn sau (hàng dưới từ trái qua phải):
Align Left – Căn chỉnh nội dung dọc theo cạnh trái của ô.
Center – Căn chỉnh nội dung chính giữa ô.
Align Right – Căn chỉnh nội dung dọc theo cạnh phải của ô.
Bằng cách kết hợp các sắp xếp dọc và ngang khác nhau, bạn có thể sắp xếp nội dung ô theo các cách khác nhau, ví dụ:
Tại đây bạn có thể xoay văn bản lên hoặc xuống và viết theo chiều dọc hoặc sang một bên. Các tùy chọn này đặc biệt tiện dụng để nhập các nội dung mà cột nhỏ:
Thụt lề văn bản trong một ô Excel
Không giống trong Word, khi bấm phím Tab trên Excel sẽ không thụt lề văn bản trong một ô và nó chỉ di chuyển con trỏ đến ô tiếp theo. Để thay đổi thụt lề của nội dung ô, bạn bấm các biểu tượng Indent nằm ngay bên dưới nút Orientation.
Để di chuyển văn bản xa hơn về bên phải, bấm vào biểu tượng Increase Indent. Nếu bạn quá xa bên phải, hãy bấm vào biểu tượng Decrease Indent để di chuyển văn bản trở lại bên trái.
Căn chỉnh văn bản trong Excel bằng tổ hợp phím tắt
Để thay đổi căn chỉnh trong Excel mà không cần phải rời các ngón tay khỏi bàn phím, bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím tắt sau:
Căn chỉnh trên cùng: Bấm tổ hợp Alt + H sau đó bấm A + T
Căn giữa: Bấm Alt + H sau đó A + M
Căn chỉnh đáy: Bấm Alt + H sau đó A + B
Căn trái: Bấm Alt + H sau đó A + L
Căn giữa: Bấm Alt + H rồi A + C
Căn phải: Bấm Alt + H sau đó A + R
Trong các tổ hợp phím trên thì tổ hợp phím đầu tiên (Alt + H) để chọn thẻ Home, tổ hợp phím thứ hai với chữ cái đầu tiên luôn là “A” là viết tắt của nhóm tính năng “Alignment”, trong khi các chữ cái khác biểu thị hướng, ví dụ A + T là “Align Top”, A + L là “Align Left” hay A + C là “Center Alignment” …
Để đơn giản hóa mọi thứ hơn, Microsoft Excel sẽ hiển thị tất cả các phím tắt căn chỉnh cho bạn ngay khi nhấn tổ hợp phím Alt + H:
Cách căn chỉnh văn bản trong Excel bằng hộp thoại Format Cells
Một cách khác để căn chỉnh các ô trong Excel là sử dụng thẻ Alignment của hộp thoại định dạng Format Cells. Để mở hộp thoại này, chọn các ô bạn muốn căn chỉnh, rồi chọn:
Nhấn Ctrl + 1 và chuyển sang thẻ Alignment hoặc
Bấm vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của nhóm tính năng Alignment.
Ngoài các tùy chọn căn chỉnh được sử dụng nhiều hiển thị trên giao diện ribbon như ở trên, hộp thoại Format Cells còn cung cấp một số tính năng ít được sử dụng (nhưng cũng rất hữu ích):
Các tùy chọn căn chỉnh văn bản
Ngoài việc căn chỉnh văn bản theo chiều ngang và chiều dọc trong các ô, các tùy chọn này cho phép co hoặc giãn nội dung trong ô cũng như lấp đầy toàn bộ ô với dữ liệu hiện tại.
Cách căn đều văn bản trong ô với nội dung hiện tại
Cách căn đều văn bản trong Excel
Để căn chỉnh văn bản theo chiều ngang, hãy chuyển đến thẻ Alignment của hộp thoại Format Cells và chọn tùy chọn Justify từ danh sách thả xuống tại mục Horizontal.
Tùy chọn này sẽ điều chỉnh khoảng cách trong mỗi dòng (ngoại trừ dòng cuối cùng) sao cho từ đầu tiên thẳng hàng với cạnh trái và từ cuối cùng thẳng hàng với cạnh phải của ô.
Trog khi tùy chọn Justify bên dưới mục Vertical trong hộp thoại Format Cells lại chỉ điều chỉnh khoảng trắng giữa các dòng để nội dung văn bản lấp đầy toàn bộ chiều cao của hàng.
Cách căn chỉnh văn bản Distribute trong Excel
Không giống như tùy chọn Justify ở trên, tùy chọn Distributed sẽ tự động căn đều nội dung để hiển thị văn bản trong ô khớp với cả chiều rộng và chiều cao của ô.
Tuy nhiên cách hiển thị còn tùy thuộc vào việc bạn chọn căn chỉnh Distributed tại mục Horizontal hoặc Distributed tại Vertical.
Khi thay đổi căn chỉnh Horizontal thành Distributed, bạn có thể đặt giá trị thụt lề Indent cho nội dung văn bản trong ô Excel.
CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU
Căn giữa nội dung theo vùng
Đúng như trên của tính năng này, Center across selection trong nhóm Horizontal sẽ căn giữa nội dung của vùng dữ liệu được chọn. Thực tế thì tính năng này không khác mấy so với tính năng Merge cells, ngoại trừ các ô này không thực sự được hợp nhất.
Tùy chọn điều chỉnh văn bản Text control
Các tùy chọn này sẽ kiểm soát cách dữ liệu Excel được trình bày trong một ô.
Wrap text: Nếu văn bản trong một ô lớn hơn chiều rộng cột, hãy bật tính năng này để hiển thị nội dung trong một số dòng.
Shrink to fit: Giảm kích thước font chữ để văn bản vừa với kích thước ô. Càng có nhiều văn bản trong một ô, kích thước font chữ sẽ càng nhỏ.
Merge cells: Trộn nhiều ô thàng một ô.
Các tùy chọn định hướng văn bản có sẵn trên giao diện ribbon chỉ cho phép xoay văn bản dọc, xoay lên và xuống 90 độ hoặc xoay sang một bên 45 độ. Nhưng tùy chọn định hướng Orientation trong hộp thoại Format Cells còn cho phép xoay văn bản ở mọi góc, theo chiều kim đồng hồ hoặc ngược chiều kim đồng hồ.
Chỉ cần nhập góc quay văn bản muốn sử dụng từ 90 đến -90 vào hộp Degrees hoặc kéo con trỏ định hướng để chọn.
Thay đổi hướng nhập văn bản
Mục dưới cùng của thẻ Alignment chính là Right-to-left dùng để thiết lập hướng nhập văn bản.
Cài đặt mặc định là Context, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành Right-to-Left để nhập từ phải sang trái hoặc Left-to-Right để nhập từ trái sang phải.
Tài liệu kèm theo bài viết