Top 3 # Xem Nhiều Nhất Sử Dụng Merge Trong Word Mới Nhất 2/2023 # Top Like

Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016

Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới… nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.

Cách trộn thư trong Word 2013

Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh

Và file dữ liệu excel như sau:

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn

Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo.

Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: Bắt đầu 1 bản mẫuStart from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient

Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn

Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵnSelect from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên OutlookType a new list: Tạo ra danh sách mới

Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách.

Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK

Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợpFilter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dàiFind duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa điValidate adress: Xác nhận địa chỉ

Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết.

Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988.

Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu.

Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter

Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert.

Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư.

Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

Print: In tất cả các thư mời đã trộn raEdit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác.

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy các thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thưc hiện, Bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin quan trọng sau:

+ Các cột trong trang tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng bạn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.

+ Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yyy

+ Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn mail Merge từ Excel sang Word:

Sau khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.

Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.

Tìm hiểu thêm: Ứng dụng tin học văn phòng trong công việc với chuyên gia

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp . Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.

Chú ý. Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.

Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ .

Tùy theo vị trí cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả dưới phần và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần xem trước của người nhận trước/sau.

Đối với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address Block và Greeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.

Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ .

Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để xem mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.

Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút hoặc nhấn phím .

Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.

Ngoài tùy chọn trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng tương tự trong Mail Merge Wizard.

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.

Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác:

Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.

Định dạng zip codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel

Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.

Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.

CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU

Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.

Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn ở góc dưới bên trái.

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.

Nhấn để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.

Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.

Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

Nhấn để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}

Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Một số Phím tắt Mail Merge:

Alt + F9

Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư

Shift + F9

Hiện ra mã của những chỗ trống

F9

Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật

F11

Đến chỗ trống cần điền sau

Shift + F11

Đến chỗ trống cần điền trước

Alt + Shift + E

Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa.

Alt + Shift + F

Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư

Alt + Shift + M

In văn bản trộn thư

Ctrl + F9

Chèn thêm một chỗ trống

Ctrl + F11

Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.

Ctrl + Shift + F11

Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa.

Ctrl + Shift + F9

Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.

Alt + Shift + D

Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại

Alt + Shift + P

Chèn số trang

Alt + Shift + T

Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại

Alt + Shift + L

Chèn số thứ tự

GITIHO hi vọng rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn tạo được thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa Học excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện

COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…

Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting

Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation

Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức

Lập báo cáo với Pivot Table…