Cú pháp, cách sử dụng hàm này trong Excel như thế nào?
#1. Tổng quan về hàm LEN
Trong khi thao tác và xử lý các bảng tính trên Excel, bạn đang loay hoay muốn tìm kiếm một công thức để đếm ký tự trong một ô. Lúc đó, các bạn có thể nghĩ ngay đến việc sử dụng hàm này để lấy kết quả chính xác và nhanh nhất về số ký tự cần xác định. Vậy là gì?
Hàm LEN là gì?
Hàm LEN là hàm dùng để đếm tất cả ký tự trong một ô, bao gồm chữ cái, chữ số, ký tự đặc biệt, và tất cả khoảng trống. Hàm này là một trong các hàm thông dụng và dễ nhớ nhất trong Excel. Tên hàm bắt nguồn từ 3 ký tự đầu của từ “LENGTH” – có nghĩ là chiều dài.
Hàm LEN trong Excel
Hàm LEN trong Excel có cú pháp là: =LEN(Chuỗi kí tự cần đếm hoặc ô chứa chuỗi kí tự cần đếm). Hàm LEN sẽ trả về giá trị độ dài (số lượng ký tự) của chuỗi ký tự, kể cả các ký tự là khoảng trống.
#2. Cú pháp và cách sử dụng hàm LEN trong Excel
#2.1. Cú pháp của hàm LEN cơ bản
Trong đó, “text” (bắt buộc có trong công thức) là chuỗi ký tự cần đếm hoặc là ô chứa chuỗi ký tự cần đếm. Khoảng trống cũng được đếm là ký tự.
Ví dụ #1: Đếm số ký tự của Họ và tên nhân viên trong ô C2 trong hình sau:
Bước 1:Để đếm số ký tự của chuỗi ký tự “Phạm Thành” trong ô C2 ta làm như sau: Tại ô D2 ta viết công thức tính là:
Sau đó nhấn phím Enter.
Ví dụ #2: Một cách khác, để đếm số ký tự của một chuỗi ký tự “Phạm Thanh Hồng”. Các bạn có thể viết thẳng công thức sau:
Kết quả cũng sẽ trả về tương tự như bạn nhập địa chỉ ô của chuỗi ký tự. Lưu ý chuỗi ký tự phải được đặt trong dấu ngoặc kép “” thì hàm LEN mới hiểu được.
#2.2. Kết hợp với một số hàm thông dụng khác
a. Kết hợp với hàm TRIM
Khi thao tác với bảng tính lớn hoặc bảng tính xuất ra từ phần mềm kế toán hiện nay thì xuất hiện vấn đề phổ biến chính là khoảng cách đầu dòng và cuối dòng, ví dụ: khoảng trống ở đầu hay ở cuối ký tự. Bằng mắt thường chúng ta khó có thể phát hiện ra tuy nhiên nó làm sai lệch kết quả tính toán. Để giải quyết tình trạng này, chúng ta cần kết hợp hàm LEN và hàm TRIM. Cú pháp như sau:
b. Kết hợp với hàm IF
Giả sử chúng ta có tính huống sau: Ở cột C (họ và tên), những người nào có tên dài hơn 15 ký tự thì sẽ được tính là “tên dài”, còn những người có tên ngắn hơn 15 ký tự thì được xếp vào danh sách “tên ngắn”. Ta có hình ảnh của tình huống như sau:
Để giải quyết được tính huống này, chúng ta có thể kết hợp hàm LEN và hàm IF để phân loại. Cú pháp của sự kết hợp này là:
Kết quả trả về là “Tên ngắn” do số lượng ký tự của ô C2 nhỏ hơn 15.
Để biết được kết quả của các ô còn lại, chúng ta có thể làm như sau:
– Cách 1: Ở ô E2, chúng ta kéo công thức xuống các ô phía dưới để copy công thức;
– Cách 2: Bôi đen từ ô E2 xuống ô E8 và bấm tổ hợp phím Ctrl+D để copy công thức
Kết quả sẽ là:
Như vậy, với sự kết hợp này chúng ta đã phân loại được độ dài của tên nhân viên.
Để xử lý trường hợp này, tại ô E2 ta nhập công thức sau:
Kết quả là có 8 ký tự ở đằng trước dấu gạch nối “-“
Ta bôi đen các ô từ ô C2 đến ô C7 và nhấn tổ hợp phím Ctrl+D để copy kết quả cho tất cả các ô.
Tương tự, ta có thể áp dụng công thức tổng quát trên đối với việc tìm số ký tự đằng sau ký tự gạch nối “-” một khoảng trắng hay bất cứ sự kết hợp nào các bạn mong muốn.
Hỏi: Làm thế nào để tính tổng các ký tự của nhiều ô?
Trả lời: Ta có thể áp dụng 1 trong 2 cách sau:
– Cách 1: Sử dụng công thức =LEN(text1)+LEN(text2)+LEN(text3)+… và nhấn phím Enter;
– Cách 2: Sử dụng công thức =SUM(LEN(text1),LEN(text2),LEN(text3),…) và nhấn phím Enter.
Hỏi: Hàm đếm ký tự (LEN) có tính ký tự rỗng không?
Hỏi: Hàm đếm ký tự là hàm gì?
Hỏi: Ý nghĩa của hàm đếm ký tự này là gì?