Top 5 # Xem Nhiều Nhất Trong Excel Vào Data Chọn Filter Để Mới Nhất 2/2023 # Top Like | Beiqthatgioi.com

Sorting And Filtering Data With Excel

As you can see, the order dates, order numbers, prices, etc. are all out of order. Let’s get started on running some sorting and filtering techniques.

Sorting Data

Go down to the Sort option – when hovering over Sort the sub-menu will appear

Select Expand the selection

The whole table has now adjusted for the sorted column. Note: when the data in one column is related to the data in the remaining columns of the table, you want to select Expand the selection. This will ensure the data in that row carries over with sorted column data.

Filtering Data

The filter feature applies a drop down menu to each column heading, allowing you to select specific choices to narrow a table. Using the above example, let’s say you wanted to filter your table by Company and Salesperson. Specifically, you want to find the number of sales Dylan Rogers made to Eastern Company.

To do this using the filter you would:

Go to the Data tab on Excel ribbon

Select the Filter tool

Select Eastern Company from the dropdown menu

Select Dylan Rogers from the Salesperson dropdown menu

Boom – you now have the exact number of sales Dylan Rogers made to Eastern Company.

The Sort & Filter Tool

In the following GIF, we can see how the Custom Sorting tool can be used to sort date ranges or price ranges.

But notice how this example is either/or. What if you wanted to sort by date and by price? This where the Custom Sort option really comes in handy. After selecting your first sorting conditions, you can add a level to get event more accurate data:

As you can see, Excel offers a variety of sorting and filtering tools to help you refine your data and keep it organized. We hope you found today’s tips useful. Now go out there and get your data sorted!

Use Learn Excel Now to help with all your Excel questions and training needs.  We’re not just experts in Excel, there is content, free resources, and training courses available for Word, Outlook and more.

Hướng Dẫn Sử Dụng Data Filter Trong Excel

Đối với bảng tính chứa nhiều thông tin theo nhiều chủng loại khác nhau, thì việc giới hạn hiển thị (lọc)các dữ liệu sẽ giúp ta tìm thấy được thông tin cần thiết nhanh hơn, chính xác hơn. Để thiết lập chức năng Filter trong excel, chúng ta làm theo các bước sau:

Chú ý: Sau khi gọi bộ lọc chúng ta có thể thực hiện chức năng Sort dữ liệu rất dễ dàng.

Sau khi bộ lọc bật lên, nếu muốn lọc cho cột nào thì chỉ cần clich chuột trái vào biếu tượng nút bấm, và hộp thoại Filter sẽ xuất hiện. Khi checkbox Selec ALL được tick thì không có dữ liệu nào được lọc. Nếu bạn muốn xem 1 mục hàng thì ta tiến hành Uncheck tất cả các checkbox của các item khác, chỉ để lại mục hàng mà bạn muốn hiển thị.

Ví dụ, Khi tôi chỉ tick vào mục hàng Banana, thì tất cả các dòng hàng có chứa chữ Banana sẽ được hiển thị.

Theo mặc định, data filter sẽ nhóm tất cả các mục giống nhau thành một nhóm. chức năng này có phân biệt khoảng trống nhưng không phân biệt chữ in hoa hay chữ in thường. do đó các từ giống nhau nhưng khác nhau về kiểu in hoa hoặc in thường đều được xếp cùng một nhóm

Ví dụ:Dòng 1: AppleDòng 2: appleDòng 3: ApplesDòng 4: applesDòng 5: apple s

Khi tiến hành filter thì chúng sẽ nhóm thành 3 nhóm là Apple, Apples và apple s.

Vậy nếu a muốn tất cả ba nhóm trên đều được hiển thị thì làm cách nào?Đối với cột dữ liệu có chứa ít số nhóm thì ta có thể chọn thủ công là đánh dấu tick vào nhóm cần hiển thị rồi bấm OK.Tuy nhiên đối với cột có chứa hàng 100 hoặc hàng nghìn nhóm thì việc làm thủ công như trên sẽ mất khá nhiều thời gian.

Và lúc này chúng ta chú ý hướng dẫn của hộp thoại này như sau:

Use “?” to represent any single c-haracterUse “*” to represent any series c-haracters.

ở bài học cách dùng Hàm Countif thì đã có hướng dẫn ý nghĩa của dấu ? và dấu * trong điều kiện đếm. thì trong điều kiện lọc thì 2 ký tự đặt biệt này cũng có chức năng tương tự như vậy.

Dấu “?” đại diện cho một ký tự trong chuỗi. Và dấu “*” đại diện cho một chuỗi các ký tự.

ví dụ ta muốn lọc các dòng có chứa 2 ký tự bất kỳ cộng với ký tự “PL” với điều kiện Begins With thì ta thiết lập trong hộp thoại Customs Autofilter là ??pl* thì nó sẽ lọc và hiển thị những dòng có chứa 2 ký tự đầu tiên là bất kỳ và 2 ký tự tiếp theo là “pl” và những ký tự theo sau (không cần biết là bao nhiêu ký tự.) sẽ được dấu * đại diện.

Chức năng Advanced Filters: có chức năng lọc và hiển thị các nhóm dòng hàng tại cột đang thiết lập bộ lọc nếu tick vào tùy chọn Filter the list, In-place. giống như cách filter bên trên. Tuy nhiên ở mục này còn có tùy chọn là sau khi lọc các nhóm và xuất ra vị trí khác.

Cách Dùng Hàm Filter Để Lọc Dữ Liệu Trong Office 365

Chúng ta chắc hẳn đã đều quen thuộc với cách lọc dữ liệu trong Excel bằng công cụ Advanced Filter. Nhưng với những bảng dữ liệu quá lớn và cần dùng một bảng riêng để tra cứu, thì công cụ này không đạt được hiệu quả tối ưu cho người dùng. Vì vậy, Microsoft đã cho ra đời hàm FILTER, một hàm có tính năng lọc giá trị tối ưu, nhưng đáng tiếc hàm FILTER lại chỉ có trong Office 365, phiên bản cao cấp nhất của Microsoft.

Tìm hiểu ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Hàm FILTER trong Office 365 là gì?

Hàm FILTER là một hàm chỉ có trong Office 365, hàm này có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu cần thiết một cách chính xác và nhanh chóng, kể cả trong những bảng dữ liệu lớn. Đồng thời, hàm FILTER cũng cho phép người dùng lọc cùng lúc các dữ liệu với nhiều giá trị khác nhau. Hàm FILTER rất mạnh trong việc lọc dữ liệu, đây là phương pháp lọc tối ưu đã khắc phục những thiếu sót của các công cụ lọc trong các phiên bản Excel khác không phải Office 365.

Tổng quan về hàm FILTER

Cú pháp hàm FILTER

Hàm FILTER có cú pháp như sau:

=FILTER(array,include,[if_empty])

Giải thích công thức hàm FILTER trong Office 365

– array: Là vùng dữ liệu gốc ban đầu.– include: Là vùng dữ liệu mà bạn cần lọc giá trị đúng sai. Dựa trên vùng này mà hàm sẽ lọc ra các kết quả mà bạn cần.– [if_empty]: Là phần kết quả trả về trong trường hợp hàm FILTER không tìm được kết quả nào thỏa mãn điều kiện lọc. Tham số này không bắt buộc, nếu bạn không điền tham số này, hàm sẽ không trả về kết quả nào nếu không có giá trị đúng.

Ứng dụng lọc dữ liệu của hàm FILTER trong Excel

Lọc 1 điều kiện với hàm FILTER

Để hiểu rõ hơn cách thức hàm FILTER tính toán và hoạt động, chúng ta sẽ cùng xem một ví dụ sau.

Trong ví dụ trên, chúng ta có một bảng dữ liệu với 3 cột gồm cột tên ( Name), cột điểm ( Mark) và cột nhóm ( Group). Chúng ta sẽ lọc những người ở nhóm màu đỏ ( Red) ra một bảng riêng.

Để lọc được tất cả những người ở nhóm Red, chúng ta sẽ áp dụng vào công thức hàm FILTER như sau:=FILTER(B5:D13,D5:D13=H2,”không tìm thấy”)

Phân tích chi tiết công thức trên

-Tham số array: Ở tham số này chúng ta cần điền vùng dữ liệu nguồn ban đầu, trong bảng ví dụ trên vùng dữ liệu của chúng ta nằm trong khoảng từ ô B5 đến ô D13, gồm tất cả tên, điểm và nhóm của tất cả mọi người. Đây là vùng dữ liệu nguồn mà chúng ta cần lọc ra kết quả.– Tham số include: Ở tham số này chúng ta sẽ điền vùng dữ liệu có giá trị đúng sai. Trong ví dụ trên chúng ta cần lọc ra những người thuộc nhóm Red, vì vậy cột Group sẽ là cột chúng ta cần lọc giá trị, từ ô D5 đến ô D13. Đồng thời chúng ta sẽ điền kết quả cần lọc ra vào tham số này, ở đây kết quả cần lọc là Red. Bạn có thể điền trực tiếp nội dung cần lọc ” Red” vào công thức, nhưng để tránh sự thay đổi số liệu sau này, mình sẽ điền giá trị cần lọc ” Red” ra một ô riêng và điền địa chỉ ô đó vào công thức. Ở đây địa chỉ ô của ” Red” chính là ô H2.– Tham số [if_empty]: Đây là tham số không bắt buộc, bạn có thể bỏ qua. Nhưng ở ví dụ này chúng mình sẽ điền vào tham số này là ” Không tìm thấy“. Như vậy trong trường hợp hàm FILTER trong Office 365 không tìm thấy kết quả nào ở nhóm Red, hàm sẽ hiển thị kết quả ” Không tìm thấy” để báo cho chúng ta biết.

Sau khi đã điền được chi tiết và đúng từng tham số cho công thức của hàm FILTER, chúng ta sẽ có kết quả là bảng dữ liệu bên cạnh, gồm danh sách 3 người đều thuộc nhóm Red.

Lọc nhiều điều kiện với hàm FILTER

Với các trường hợp yêu cầu bạn cần lọc nhiều điều kiện khác nhau, chúng ta vẫn sẽ sử dụng công thức hàm FILTER trong Office 365 như trên.

Nhưng với tham số include, chúng ta sẽ thêm các điều kiện cần lọc vào và ngăn cách mỗi điều kiện bằng dấu sao (*). Ví dụ vẫn trong yêu cầu của bảng trên, chúng ta vẫn cần lọc những người trong nhóm Red, bây giờ mình sẽ thêm 1 điều kiện nữa là những người trong nhóm Red và có điểm lớn hơn 80. Chúng ta sẽ có công thức như sau:

Một số lưu ý khi sử dụng hàm FILTER

Hàm FILTER trong Office 365 là một hàm rất tuyệt vời trong việc lọc dữ liệu, tuy nhiên để sử dụng hàm được chính xác , chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:

1. Hàm FILTER có tính tự động, vì vậy nếu như dữ liệu nguồn bị thay đổi, hàm cũng sẽ thay đổi công thức theo và trả về kết quả mới một cách tự động.

2. Số lượng dòng của dữ liệu nguồn ( array) và số dòng của vùng cần lọc giá trị ( include) phải tương đồng nhau để tránh nhầm lẫn.

3. Nếu bạn sử dụng hàm FILTER để lọc dữ liệu tại một workbook khác thì workbook này cần được mở công khai, nếu không hàm sẽ trả về lỗi #REF!

Kết luận

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế

Tài liệu kèm theo bài viết

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển chúng tôi đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Nếu bạn quan tâm đến các khóa tin học văn phòng của Gitiho, với mong muốn giỏi tin học để tăng năng suất làm việc lên gấp 5 lần, hãy truy cập ngay



Merge And Combine Cells In Excel Without Losing Data

The tutorial demonstrates different techniques to quickly merge two cells in Excel and combine multiple cells without losing data in Excel 2016, 2013, 2010 and lower.

In your Excel worksheets, you may often need to merge two or more cells into one large cell. For example, you may want to combine several cells for a better data presentation or structure. In other cases, there may be too much content to be displayed in one cell, and you decide to merge it with adjacent blank cells.

Whatever the reason, combining cells in Excel is not as straightforward as it may seem. If at least two cells you are trying to join contain data, the standard Excel Merge Cells feature will only keep the upper-left cell value and discard values in other cells.

But is there a way to merge cells in Excel without losing data? Of course there is. And further on in this tutorial, you will find a few solutions that work in all versions of Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 and lower.

Combine cells using Excel’s Merge and Center feature

The fastest and easiest way to combine two or more cells in Excel is to use the built-in Merge and Center option. The whole process takes only 2 quick steps:

Select the contiguous cells you want to combine.

In this example, we have a list of fruits in cell A1 and we want to merge it with a couple of empty cells to the right (B2 and C2) to create a large cell that fits the entire list.

Join Excel cells into one

Combine multiple cells into one cell

Read more

Quickly merge cells without any formulas!

And keep all your data safe in Excel

Read more

Other merging options in Excel

Merge Across – combine the selected cells in each row individually:

Merge Cells – join the selected cells into a single cell without centering the text:

Excel’s merging features – limitations and specificities

When using Excel’s built-in features to combine cells, there are a few things to keep in mind:

Make sure that all the data you want to include in a merged cell is entered in the left-most cell of the selected range because only the content of the upper-left cell will survive after merging, data in all other cells will be deleted. If you are looking to combine two or more cells with data in them, check out How to merge cells without losing data.

If the Merge and Center button is greyed out, most likely the selected cells are in Edit mode. Press the Enter key to cancel the Edit mode, and then try to merge cells.

It’s not possible to sort a range containing both merged and unmerged cells.

How to merge cells in Excel without losing data

As already mentioned, the standard Excel merge features keep the content of the top-left cell only. And although Microsoft has made quite a lot of improvements in the recent versions of Excel, the Merge Cells functionality seems to have slipped out of their attention and this critical limitation persists even in Excel 2013 and Excel 2016. Well, where there is no obvious way, there is a workaround 🙂

Method 1. Combine cells within one column (Justify feature)

This is a quick and easy method of merging cells keeping all their content. However, it requires that all the cells to be merged reside in one area in one column.

Select all the cells you want to combine.

Make the column wide enough to fit the contents of all cells.

If the combined values spread across two or more rows, make the column a bit wider and repeat the process.

This merging technique is easy to use, however it does have a number of limitations:

Using Justify you can only join cells in a single column.

It works for text only, numerical values or formulas cannot be merged in this way.

It does not work if there are any blank cells in between the cells to be merged.

Method 2. Merge multiple cells with data in any range (Merge Cells add-in)

To be able to merge two or more cells in Excel without losing data and without extra “tricks”, we created a special tool – Merge Cells for Excel.

Using this add-in, you can quickly combine multiple cells containing any data types including text, numbers, dates and special symbols. Also, you can separate the values with any delimiter of your choosing such as a comma, space, slash or line break.

To join cells exactly the way you want them, configure the following options:

Choose Cells into one under “What to merge”.

Select the delimiter under “Separate values with”.

Specify the cell where you want to place the result: top-left, top-right, bottom-left or bottom-right.

Make sure the Merge all areas in the selection option is selected. If this box is not checked, the add-in will work like the Excel CONCATENATE function, i.e. combine the values without merging the cells.

Apart from joining cells, this tool can quickly merge rows and columns, you just have to select the corresponding option in the “What to merge” drop-down list.

To give the Merge Cells add-in a try, you are welcome to download the evaluation version that works with Excel 2016, 2013, 2010, 2007 and 2003.

Method 3. Use the CONCATENATE function to combine two or multiple cells

Users who feel more comfortable with Excel formulas, may like this way to combine cells in Excel. You can employ the CONCATENATE function or Excel & operator to join the cells’ values first, and then merge the cells if needed. The detailed steps follow below.

Supposing you want to combine two cells in your Excel sheet, A2 and B2, and both cells have data in them. Not to lose the value in the second cell during merging, concatenate the two cells by using either of the following formulas:

=CONCATENATE(A2,", ",B2)

=A2&", "&B2

The formula, however, inserts the concatenated values in another cell. If you do need to merge two cells with the original data, A2 and B2 in this example, then a few extra steps are required:

Copy the cell with the CONCATENATE formula (D2).

=CONCATENATE(A2, ": ", B2, ", ", C2)

You can find more formula examples in the following tutorial – CONCATENATE in Excel: combine text strings, cells and columns.

Shortcut for merging cells in Excel

If you merge cells in your Excel worksheets on a regular basis, you may find useful the following Merge Cells shortcut.

Select the cells you want to merge.

Press the

Alt

key that provides access the commands on the Excel ribbon and hold it until an overlay appears.

Hit

H

to select the Home tab.

Press

M

to switch to Merge & Center.

Press one of the following keys:

C

to merge and center the selected cells

A

to merge cells in each individual row

M

to merge cells without centering

How to quickly find merged cells

To find merged cells in your Excel sheet, perform the following steps:

How to unmerge cells in Excel

After unmerging the cells, the entire contents will appear in the top-left cell.

Alternatives to merging cells in Excel

It goes without saying that merged cells can help present the information in your Excel worksheets in a better and more meaningful way… but they spawn numerous side-effects that you may not be even aware of. Here are just a few examples:

You can’t sort a column with merged cells.

Neither AutoFill nor Fill Flash feature works if a range of cells to be filled contains merged cells.

You cannot turn a range containing at least one merged cell into a full-fledged Excel table, let alone a pivot table.

If you want to combine cells somewhere in the middle of your Excel sheet, you may consider using the Center Across Selection feature as an alternative:

Select the cells that you’d like to join, B4 and C4 in this example.

Press

Ctrl + 1

to open the Format Cells

In terms of look, the result is indistinguishable from the merged cell:

To prove that we did not really merge two cells, we can select each one individually:

This is how you can combine two cells in Excel or merge multiple cells without losing data. Hopefully, this information has proved useful for your day-to-day tasks. I thank you for reading and hope to see on our blog next week.

You may also be interested in