Bài này tập trung nói về cách mở chương trình PowerPoint để tạo một bài báo cáo mới, cách sử dụng các mẫu định dạng sẵn để làm PowerPoint. Cách lưu bài trình diễn và báo cáo.
Ngoài ra bài này cũng còn hướng dẫn cách bảo vệ bài báo cáo powerpoint bằng mật khẩu.
Bài này các bạn cũng bắt đầu làm quen với các khái niệm slide, template, theme mẫu, bộ màu, lưu trữ các bài báo cáo,…
<< Bài trước, bài 2: Cách Tạo Bài PowerPoint Chuyên Nghiệp
1. Khởi động chương trình Microsoft PowerPoint
2. Tạo mới bài trình diễn
PowerPoint cung cấp nhiều cách thức tạo mới một bài trình diễn, sau đây là các cách đó:
Tạo bài trình diễn rỗng (blank)
Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng đã mặc định được tạo ra, bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide. Nếu bạn muốn tạo mới một bài trình diễn rỗng từ đây thì làm theo các bước sau:
chọn Blank Presentation và nhấn nút Create để tạo mới.
Tạo bài trình diễn từ mẫu có sẵn (template)
Các mẫu thiết kế sẵn (template) không những chứa các thiết lập về định dạng mà có thể chứa luôn các nội dung cơ bản. Có nhiều loại mẫu thiết kế để bạn chọn lựa tùy theo nhu cầu của mình:
Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint
Các mẫu trong phần này không nhiều vì Microsoft còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác, đặc biệt là từ Internet. Làm theo các bước sau:
Chọn nút …Nội dung chỉ dành cho thành viên… . Hộp thoại New Presentation xuất hiện
Dùng các mẫu từ Internet
Bạn có thể sử dụng các mẫu từ trang web của Microsoft. Làm theo các bước sau:
New Presentation xuất hiện
Trong mục Microsoft Office Online, chọn một phân loại và đợi trong giây lát để chương trình cập nhật danh sách các mẫu
Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa
Nếu bạn có sẵn một bài trình diễn mà nội dung nó tương tự với bài mà bạn sắp tạo. Khi đó, bạn nên tạo bài trình diễn mới dựa trên tập tin có sẵn. Làm theo các bước sau:
Chọn New from Existing.
Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó.
Nhấn nút Create để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin có sẵn.
Tạo bài trình diễn từ nội dung của một tập tin ứng dụng khác
Ngoài những cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo bài trình diễn mới từ các tập tin của các ứng dụng khác như tập tin dàn bài của Word. Sau khi nhập nội dung vào PowerPoint bạn có thể hiệu chỉnh lại tùy ý. Các bước thực hiện như sau:
Chọn nút Files of type, sau đó chọn một kiểu tập tin nào đó. Ví dụ như bạn chọn All Outlines.
Chọn tập tin mong muốn và chọn Open để mở
3. Lưu bài trình diễn
Lưu lần đầu tiên
Khi lần đầu tiên bạn lưu tập tin trình diễn thì chương trình sẽ mở hộp thoại Save As. Từ hộp thoại này bạn hãy đһt tên, loại tập tin và vӏ trí lưu trữ. Làm theo các hướng dẫn sau:
Nhập tên tập tin vào hộp File name, chọn kiểu tập tin tại hộp Save as type và nhấp nút
Save để lưu.
Lưu các lần sau
Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh và muốn lưu tập tin lại bạn có thể làm theo một trong các cách sau:
Nhấn nút Save trên thanh Quick Access Toolbar.
Đổi thư mục khi lưu và thiết lập thư mục lưu mặc định
Để thay đổi thư mục lưu mặc định cho các tập tin PowerPoint hãy làm theo các bước sau:
Chọn Save từ danh sách bên trái cửa sổ
Nhập tên đường dẫn mặc định tại hộp Default file location
Lưu ý:
Bạn có thể qui định loại định dạng tập tin mặc định tại hộp thoại Save files in this format.
Thiết lập thời gian lưu dự phòng tại Save AutoRecover information every minutes
Nếu muốn nhúng các font chữ vào tập tin trình diễn thì hãy chọn Embed fonts in the file.
Đổi định dạng khi lưu
Các tính năng mới trong PowerPoint 2007 mà các phiên bản cũ không hỗ trợ
Hình ảnh SmartArt
chuyển thành hình không cho phép hiệu chỉnh
Đồ thị (trừ Microsoft Graph charts)
chuyển thành đối tượng OLE có thể hiệu chỉnh, nhưng các đồ thị có thể bị biến dạng đôi chút
Các mẫu slide tự tạo (Slide Layouts)
chuyển thành multiple masters (nhiều slide master)
Các kiểu đổ bóng
Các kiểu bóng mềm (soft shadows) sẽ chuyển thành các kiểu đổ bóng đơn giản (hard shadows)
Các biểu thức (Equations)
chuyển thành hình không hiệu chỉnh được
Font chữ cho Heading và phần nội dung
chuyển thành font chữ bình thường
Hiệu ứng mới:2-D hoặc 3-D cho văn bảnƒGradient cho các hình vẽ hoặc văn bảnƒGạch ngang chữ bằng nét đơn hoặc kép ƒTô nền bằng gradient, picture, vàtexture cho văn bản Đổ bóng mềm mại và tương phản
chuyển thành hình không hiệu chỉnh được
Các thiết lập định dạng (Themes)
chuyển thành styles
Màu Theme
chuyển thành styles
Hiệu ứng Theme
chuyển thành styles
Các font của Theme
chuyển thành font chữ bình thường
4. Bảo vệ tập tin Powerpoint bằng mật mã
Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint. Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết. Bạn làm theo các bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:
Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint, sau đó chọn nút …Nội dung chỉ dành cho thành viên… . Hộp thoại …Nội dung chỉ dành cho thành viên… xuất hiện.
Chọn …Nội dung chỉ dành cho thành viên… …
Nếu muốn đặt mật mã mở tập tin thì bạn hãy nhập vào hộp Password for open
Nếu bạn muốn đặt thêm mật mã hiệu chỉnh tập tin thì nhập vào hộp Password ro modify
Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu
Nhấn nút Save để ghi đè lên tập tin hiện hành.
5. Đóng và mở lại tập tin trình diễn
Đóng tập tin trình diễn
Khi đóng chương trình PowerPoint thì các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo, tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn đóng một tập tin cụ thể nào đó thì cho tập tin đó hiện hành và vào Office chọn Close. Nếu tập tin chưa được lưu thì chương trình sẽ có thông báo nhắc nhở bạn.
Mở lại tập tin trình diễn đang lưu trên đĩa
Nếu tập tin muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau:
Tìm đến nơi lưu trữ tập tin tại Look in và chọn tập tin muốn mở, sau đó nhấn nút Open.
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.