Top 8 # Xem Nhiều Nhất Xây Dựng Tổ Chức Đồ Trong Excel Mới Nhất 3/2023 # Top Like

Xây dựng sơ đồ tổ chức trong Excel có ý nghĩa vì dễ dàng lấy dữ liệu từ các nguồn như các tài liệu Excel hoặc Outlook khác. Tuy nhiên, khi đến lúc thể hiện biểu đồ đó, có lẽ bạn sẽ muốn sử dụng PowerPoint. May mắn thay, việc đưa biểu đồ Excel lên PowerPoint khá đơn giản.

Tạo sơ đồ tổ chức trong Excel

Đầu tiên, mở một bảng Excel mới. Truy cập vào tab Chèn Chèn và chọn tùy chọn.

Cửa sổ Chọn một SmartArt Đồ họa SmartArt sẽ xuất hiện. Trong khung ở phía bên trái, hãy chọn Phân cấp phân cấp. Bạn sẽ thấy một số kiểu biểu đồ khác nhau xuất hiện ở bên phải. Chọn một trong những phù hợp với nhu cầu của bạn tốt nhất. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Biểu đồ tổ chức tên và tiêu đề.

Sau khi bạn chọn kiểu biểu đồ của mình, bản xem trước của biểu đồ và mô tả của biểu đồ sẽ xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ. Chọn loại OK OK khi bạn đã sẵn sàng.

Biểu đồ của chúng tôi bao gồm các thành viên trong nhóm và các vị trí tương ứng của họ. Kiểm tra kỹ để đảm bảo thông tin chính xác, lưu tệp Excel, sau đó thoát ra.

Chèn sơ đồ tổ chức của bạn vào PowerPoint

Bây giờ là lúc để làm việc trong PowerPoint. Mở bản trình bày của bạn và di chuyển đến slide nơi bạn muốn sơ đồ tổ chức. Chuyển đến tab Chèn Chèn chèn và chọn Đối tượng.

Cửa sổ Chèn Chèn đối tượng sẽ xuất hiện. Tại đây, hãy chọn tùy chọn Tạo Tạo từ tập tin và chọn Duyệt Duyệt.

Đi đến vị trí của tệp Excel có chứa sơ đồ tổ chức, chọn tệp đó và sau đó nhấp vào OK OK.

Hãy chắc chắn rằng đường dẫn tệp là chính xác và sau đó nhấp vào OK OK.

Biểu đồ tổ chức của bạn từ Excel hiện xuất hiện trong bản trình bày PowerPoint của bạn! Nếu bạn cần chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trong biểu đồ, thì đơn giản chỉ cần nhấp đúp vào biểu đồ và chỉnh sửa nội dung. Bạn sẽ có quyền truy cập đầy đủ vào các công cụ Excel khi bạn làm.

Hợp nhất các tế bào trong nền cũng có thể là một ý tưởng tốt, vì chúng có thể khá mất tập trung. Để làm như vậy, nhấp đúp vào biểu đồ và sau đó chọn tất cả các ô xuất hiện.

Trên tab của Trang chủ, hãy chọn Merge & Center.

Bây giờ bạn sẽ có một sơ đồ tổ chức gọn gàng, đẹp mắt trong bản trình bày PowerPoint của mình. Chúc may mắn!

Khi làm báo cáo thực tập, chúng ta thường phải vẽ lại Sơ đồ tổ chức của công ty nơi chúng ta thực tập, hoặc phải vẽ lại sơ đồ tổ chức của bộ phận chúng ta thực tập. Việc phải vẽ bằng thao tác thủ công có thể khiến chúng ta tốn rất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn. Thử hình dung một công ty có tới hàng chục phòng ban, mỗi phòng ban lại có nhiều tổ, nhóm, ngoài ra còn thêm các bộ phận độc lập có chức năng giám sát nữa, chỉ nghĩ thôi đã đau đầu rồi huông chi là vẽ nó một cách thủ công.

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện việc này với chức năng Smart Art, giúp cho việc vẽ sơ đồ tổ chức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Để tìm hiểu tổng quát về chức năng Smart Art, mời các bạn xem lại bài viết này:

Hướng dẫn sử dụng chức năng Smart Art trong Word

Bước 1: Tạo mẫu sơ đồ

Trong tab Insert, chúng ta chọn chức năng Smart Art.

Trong cửa sổ Smart Art Graphic, chúng ta chọn chức năng Hierarchy để chọn loại sơ đồ phù hợp, sau đó bấm ok để insert mẫu sơ đồ đó ra

Quay trở lại tab Home, chúng ta thấy font chữ mặc định của toàn bộ Smart Art vừa tạo đang là font mặc định của Word (dù chúng ta có thiết lập font mặc định cho Word từ trước đó)

Chọn lại Font chữ, cỡ chữ cho phù hợp.

Bạn cũng có thể chọn màu chữ, màu nền để phân biệt các bộ phận cho nổi bật

Bước 3: Xử lý nội dung

Mục Type our text here: Bạn nhập nội dung cho từng vị trí ô vào vùng này. Ví dụ bạn nhập chức danh cho từng bộ phận như sau:

Add Shape Before: Thêm một Shape ngang hàng, về bên trái so với Shape đó

Add Shape Above: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới gần nhất so với vị trí gốc

Add shape Below: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm mới này là cấp dưới cuối cùng so với vị trí gốc

Add Assistant: Thêm cấp trung gian, trợ lý, hỗ trợ. Cấp này nằm dưới cấp gốc, và nằm bên trái, còn các cấp được thêm ở Above / Below nằm bên phải

Shape Fill: tô màu nền trong shape

Shape Outline: Đường kẻ viền của Shape

Shape Effects: Hiệu ứng cho Shape

Định dạng cho chữ trong Shape

Text Fill: Màu chữ

Text Outline: Đường viền của chữ

Text Effects: Hiệu ứng cho chữ

–

Như vậy chúng ta đã có thể tự tay thiết kế sơ đồ tổ chức với công cụ SmartArt rồi. Bằng các thao tác đơn giản chúng ta đã có thể tạo ra được những sơ đồ phức tạp một cách dễ dàng và đẹp mắt.

Suy nghĩ của chúng ta hiếm khi đi thẳng từ điểm A đến điểm B. Đây là lúc một công cụ như bản đồ tư duy được sử dụng.

Giấy và bút là công cụ dễ dàng nhất để bạn bắt đầu triển khai sơ đồ tư duy đầu tiên. Nhưng hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện một bản đồ tư duy với Microsoft Word.

Tại sao bản đồ tư duy lại hữu ích đến vậy?

Bằng cách đưa ra những ý tưởng hoặc suy nghĩ trên bản đồ tư duy, bộ não được khuyến khích suy nghĩ từ mọi góc nhìn. Một bản đồ tư duy cũng khuyến khích bạn động não. Bộ não sẽ bắt đầu suy nghĩ về các mối quan hệ giữa những ý tưởng thay vì coi chúng như một danh sách phân cấp.

Điểm mấu chốt của việc lập bản đồ tư duy là “hình ảnh” – liên kết các từ với nhau và thêm hình ảnh để giúp bộ não hiểu được khối dữ liệu lớn.

Cách tạo sơ đồ tư duy trong Microsoft Word

Có những ứng dụng chuyên biệt để tạo bản đồ tư duy. Nhưng nếu bạn không có phần mềm tạo bản đồ tư duy nào, thì Microsoft Word cũng có thể được sử dụng để vẽ sơ đồ tư duy nhanh chóng. Nhưng trước tiên, hãy lưu ý những vấn đề sau;

Các quy tắc đơn giản để tạo bản đồ tư duy hiệu quả

Hãy nghĩ về ý tưởng trung tâm và viết nó ở giữa.

Để lại nhiều khoảng trống giữa các ý tưởng bởi vì những ý tưởng và mối quan hệ phụ mới sẽ xuất hiện khi sơ đồ tư duy phát triển.

Đi theo mạch ý tưởng.

Làm quen với nhóm Illustrations trong Word

Bạn đã thấy việc tạo sơ đồ trong Word dễ dàng như thế nào với sự trợ giúp của các hình dạng và biểu tượng kết nối cơ bản. Hãy mở rộng nó bằng các biểu tượng, hình ảnh, SmartArt, biểu đồ hoặc thậm chí video. Và bản đồ tư duy đã hoàn thành trong Word có thể trở thành một tài liệu chuyên nghiệp theo đúng nghĩa của nó.

Bước 1: Chuyển sang chế độ Landscape

Bước 2: Kết hợp các hình dạng có sẵn trong Word

Hầu hết các công cụ bạn có thể sử dụng nằm trong nhóm Illustrations trên tab Insert. Nhấp vào Shapes, nơi có tất cả các building block cơ bản cho sơ đồ tư duy.

Bạn có thể sử dụng các hình đơn giản như hình bầu dục hoặc hình chữ nhật có các góc bo tròn để thể hiện những ý tưởng trung tâm. Sau đó, gắn nhãn tất cả các hình dạng với Text Box.

Kéo dài ra và kết nối các hình dạng bằng những đường và mũi tên để thể hiện mối quan hệ giữa chúng.

Giống như tất cả các yếu tố khác, bạn có thể sao chép và dán hình dạng, giúp nhanh chóng đưa ra các ý chính dưới dạng node và node con.

Bước 3: Bắt đầu lập bản đồ với hình dạng và hộp văn bản (text box)

Tất cả các yếu tố có thể được xây dựng bằng cách sử dụng phạm vi đầy đủ của Shape Styles. Vẽ hình đầu tiên sẽ hiển thị tab Shape Format theo ngữ cảnh. Điều tốt nhất là việc di chuột qua bất kỳ công cụ nào sẽ cung cấp cho bạn bản xem trước trực tiếp về cách biểu đồ sẽ xuất hiện.

Bước 4: Định dạng hình dạng

Để thay đổi các thuộc tính của hình dạng, nhấp chuột phải vào hình đã chọn và kích vào Format Shape từ menu ngữ cảnh.

Mọi tùy chọn cho Lines kết nối tất cả các node và node con. Giao diện hoặc góc quay của Lines và Shapes có thể được thay đổi từ Format Shape hoặc từ Ribbon (nhấp đúp vào hình dạng để hiển thị tab Format).

Bước 5: Gắn nhãn cho hình dạng và đường

Bản đồ tư duy có thể được minh họa bằng hình ảnh lấy từ desktop hoặc trực tuyến. Thay vì hình ảnh, bạn cũng có thể nhấn vào Icons để thể hiện các quy trình công việc.

Trong khi chèn hình ảnh hoặc biểu tượng, sử dụng các handle góc để xác định kích thước của hình ảnh. Bạn cũng có thể điều chỉnh độ trong suốt và màu sắc các biểu tượng để chúng khớp với theme màu của bản đồ tư duy.

Bước 6: Thêm ghi chú và liên kết vào bản đồ tư duy

Tạo sơ đồ tư duy trong Word có thể được mở rộng bằng cách thêm siêu liên kết vào các nguồn bên ngoài. Nhưng nếu bạn muốn thêm ghi chú chi tiết hơn vào sơ đồ tư duy thì sao?

Không có cách để thêm ghi chú hoặc file đính kèm trong Microsoft Word, mặc dù bạn có thể sử dụng OneNote để tạo Linked Notes (ghi chú được liên kết).

Tính năng OneNote Linked Notes cho phép bạn gắn OneNote vào một bên của tài liệu Word đang mở và ghi chú. Bất cứ ghi chú nào bạn thực hiện trong OneNote đều được “liên kết” với nhau trong tài liệu Word cụ thể.

OneNote sẽ mở bên cạnh sơ đồ tư duy và yêu cầu bạn chọn Notebook, Section và Page cho ghi chú mới với hộp thoại Select Location. Chọn một trang mới hoặc trang hiện có để bắt đầu.

Để dừng phiên ghi chú, hãy chuyển đến góc trên bên phải của cửa sổ OneNote. Nhấp vào biểu tượng liên kết chuỗi, sau đó chọn Stop Taking Linked Notes.

Bạn có thể sao chép nó sang các chương trình Office khác và nếu cần, thậm chí in bản đồ ra. Thuyết trình với PowerPoint hoặc chia sẻ qua email là các tùy chọn khác bạn có thể xem xét.

Nhưng đừng nhầm lẫn, Microsoft Microsoft không phải là một công cụ dành riêng cho bản đồ tư duy.

Các công cụ bản đồ tư duy như FreeMind có tính linh hoạt cao hơn. Nhưng mấu chốt của vấn đề là Microsoft Word có thể tạo ra các bản đồ tư duy và bài viết đã chỉ cho bạn cách thực hiện.

Chèn sơ đồ tổ chức vào văn bản

Khi muốn tạo và chèn sơ đồ vào văn bản bạn hãy đặt dấu nháy của con trỏ chuột tại vị trí cần chèn. Sau đó truy cập vào trình đơn Insert và chọn Picture và chọn tiếp Organization Chart.

Một sơ đồ sẽ được chèn vào văn bản với kiểu trình bày cơ bản. Ngoài ra cũng xuất hiện một thanh công cụ Organization Chart để giúp bạn thay đổi định dạng và thêm hoặc bớt các khối cho sơ đồ cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Cách cơ bản định dạng sơ đồ

Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nhập hoặc chỉnh sửa văn bản trong khối bằng cách nhấp chuột vào dòng chữ bên trong khối.

Văn bản trong khối cũng có thể được định dạng giống như các văn bản thông thường.

Nhập và thay đổi văn bản trong khối

Muốn thay đổi kiểu trình bày cho sơ đồ bạn phải dùng chuột nhấn vào khối có cấp độ cao nhất (Cấp 1) sau đó chọn Layout trên thanh công cụ Organization Chart và chọn tiếp kiểu muốn thay đổi.

Thay đổi kiểu trình bày sơ đồ

Muốn thêm một khối vào sơ đồ bạn hãy chọn khối muốn thêm sau đó chọn Insert Sharp trên thanh công cụ Organization Chart và chọn tiếp kiểu khối muốn chèn.

Subordinate: Chèn thêm một khối cấp dưới của khối đang chọn.

Coworker: Chèn thêm một khối đồng cấp với khối đang chọn.

Chọn Autoformat trên thanh công cụ Organization Chart

Chọn kiểu dáng muốn thay đổi trong thư viện và nhấn Ok.

Toàn bộ các khối trong sơ sơ đồ đã được thay đổi kiểu dáng

Chọn một hoặc nhiều đường nối muốn thay đổi. Nhấn nút phải chuột vào đường nối sau đó chọn Format AutoSharp.

Chọn màu sắc và kiểu đường nối muốn thay đổi và nhấn Ok. Bạn có thể thay đổi đường thẳng bằng các đường có mũi tên.

Các đường nối trong sơ sơ đồ đã được thay đổi.

Bạn có thể xóa một hoặc nhiều khối trong sơ đồ bằng cách chọn một hoặc nhiều khối rồi nhấn nút Del (Delete) trên bàn phím để xóa.

Bạn không thể xóa khối cấp cao nhất trong sơ đồ.

Ngoài ra bạn cũng có thể thay đổi kiểu đường nét và màu sắc của khối bằng cách nhấn nút phải vào khối (hoặc chọn nhiều khối) sau đó chọn Format AutoSharp.

Assistant: Chèn thêm một khối phụ (phân nhánh) của khối đang chọn.

Thêm một khối vào sơ đồ

Thay đổi hình dạng của các khối trong sơ đồ

Muốn thay đổi hình dạng của các khối bạn thực hiện theo các bước sau:

Định dạng các đường nối trong sơ đồ

Muốn thay đổi định dạng của các đường nối trong sơ đồ bạn thực hiện theo các bước sau:

Xóa một khối trong sơ đồ