Top 7 # Xem Nhiều Nhất Xóa Numbering Trong Word Mới Nhất 3/2023 # Top Like |

Word: Change Caption Numbering From Sequential To Chapter Numbering

March 31, 2014


You have a Word document that uses outline numbering for each chapter/section heading (e.g. 1.1, 1.2, 2.4.3 etc.).

You have table and figure captions in this document that are numbered in two long sequences – one for tables, one for figures (e.g. Table 1 through 53; Figure 1 through 26).

You want to convert the caption number sequences from a single number sequence to a separate sequence in each chapter/section (e.g. Table 3.2 for the second table in chapter 3).

You want to do this because your document is long and readers can’t easily find the tables/figures they want as numbers like Table 34 are meaningless unless you find the table captions before/after ‘Table 34’. By changing the numbering sequence to include the chapter numbers, your readers will have guideposts to aid their search – if they are in Section 5, they will know that Table 3.2 is back in Section 3 and is the second table in that section.

Ultimately, you want to help your readers find the information they want as quickly as possible.


This set of steps ONLY works if you use automated outline numbering for your heading styles. This post does not describe how to set that up (instead see the links in this post:


There are three main steps in this procedure – updating the table and figure caption numbering, then updating any cross-references that refer to these tables (including any List of Tables of List of Figures you’ve inserted).

Step 1: Update the caption numbering for tables

Place your cursor in front of ANY automated caption number for ANY table.

Change the Label to Table.

Select the Include Chapter Numbering check box.

Optional: Change the Separator. It’s unlikely you’ll need to change the Format or the Style, so leave those as they are.

Step 2: Update the caption numbering for figures

Place your cursor in front of ANY automated caption number for ANY figure.

Change the Label to Figure.

Select the Include Chapter Numbering check box.

Optional: Change the Separator. It’s unlikely you’ll need to change the Format or the Style, so leave those as they are.

Step 3: Update all the cross-references to the figures and tables throughout the document

Press Ctrl+A to select the entire document.

When finished, all your cross-references should now reflect the new numbering sequences. NOTE: Sometimes you have to repeat these steps and update a second time to get them to all update correctly.

See also:

[Links last checked March 2014]

How To Create Numbered Headings Or Outline Numbering In Word 2007 And Word 2010

How you set up numbered headings depends on what version of Word you have. This page is about setting up numbered headings in Word 2007 and Word 2010. If you have Word 2003 or an earlier version, see How to create numbered headings or outline numbering in Word 2003 and earlier versions.

Numbering run amok

Word’s paragraph numbering sometimes goes haywire. Just when you think you’ve got it organized, the numbering starts doing silly things. If Word’s paragraph numbering were a group of orchestral musicians, it might look like this:

Musicians run amok

What’s needed?

What’s needed is someone to get those mad horn players organized and co-ordinated [Lene Fredborg 12-Sep-2017: linked picture of orchestra removed – picture doesn’t exist anymore]. We don’t need another player: we clearly have enough of those! What we need is a co-ordinator.

In an orchestra, the conductor co-ordinates. For Word’s numbering, the mechanism we use to organize and co-ordinate paragraph numbering is a List Style. The List Style co-ordinates. It doesn’t do the actual work of formatting text. We leave that to paragraph styles.

So, we need:

a List Style as the co-ordinating mechanism for the numbering, and

a paragraph style for each heading level (Word allows, actually requires, 9 levels).

Understanding List Styles

A List Style has 9 levels. Each level can be linked to a paragraph style. And, each level stores information about how to number text to which that linked paragraph style has been applied.

A List Style actually does two things.

A List Style creates a set or group of styles. Word comes with built-in paragraph styles named Heading 1, Heading 2, Heading 3. But there is no connection between them. They just happen to share similar names. A List Style ‘groups’ those paragraph styles into some order. Only the List Style knows that Heading 1 is followed by Heading 2 and that it is followed by Heading 3. There are 9 levels in any List Style.

A List Style stores the information about how to number each level. That includes the format of the number ( “1” or “a” or “i”), whether the number is preceded by text (eg “Chapter 1” or “Part A”), whether the number includes previous levels’ numbers (eg paragraph 1.4.3), and the indents (the distance from margin to number and from number to text).

Set up your Heading paragraph styles

There are good reasons for using the built-in Heading styles.

Before you begin the numbering, make sure your Heading styles are set up appropriately.

Modify the Heading 1 style so that it is based on “No style”. Modify Heading 2 so it’s based on Heading 1. Modify Heading 3 based on Heading 2. And so on. Not everyone does this, but I find it useful because of the way the formatting of Word’s styles cascade.

Now, modify the Paragraph settings of every Heading style so that the Left Indent is 0, and the Special indent is set to (none). Do this even if you want your headings to be indented from the left margin, and even if you want a hanging indent. Why? Because for outline-numbered styles, we will set the paragraph indent and the hanging indents (if any) when we set up the numbering.

Create a list style

Figure 1: Choose the Multilevel list menu

From the menu, choose Define New List Style (Figure 2).

Figure 2: On the Multilevel list menu, choose the Define New List Style option.

In the Define New List Style dialog (Figure 3), do (only) two things:

Give your list style a name. Hint: Give it aplural name. That makes it clear that this is a list style that’s controlling more than one paragraph style. And, give it a name directly related to the paragraph styles you’re going to use. We’re going to use paragraph styles Heading 1, Heading 2, Heading 3 etc. So I suggest that you name the list style as Headings.

We’re now in the Modify Multilevel List dialog box (Figure 5). The list style is the co-ordinating mechanism for the whole “set” of paragraph styles we’ll use. So we set up all levels of numbering in this one dialog box.

To set up the numbering:

Attach the Heading paragraph styles to the 9 levels in the list style. To do that:

Now we tell Word about the numbering itself for Level 1

Delete anything in the ‘Enter formatting for number” box.

If you want the numbering to start with some text (eg to number a paragraph as “Chapter 1” or “Section 1”) then enter the text including any space in the ‘Enter formatting for number’ box. Leave the insertion point after your text.

From the Number style for this level list, choose the kind of numbering you want.

Set up numbering for levels 2 to 9.

Delete anything in the ‘Enter formatting for number” box.

If you want to include a previous level’s numbering, then use the ‘Include level number from’ box. If you want punctuation after each level, add it into the ‘Enter formatting for number’ box as you go.

For example, for Level 2, I might want the numbering to be “1.1”. That is, I want the Level 1 number and the Level 2 number. So, from the ‘Include level number from’ box, I choose ‘Level 1’. Then I type a full stop (full point, period, whatever). Then I choose from the ‘Number style for this level’ box.

You have to do each previous level separately. By the time you come to do Level 9, if you want paragraphs numbered, you need to add Level 1, Level 2, Level 3 etc, all the way to Level 8. This can get tedious, but hang in there!

From the Number style for this level list, choose the kind of numbering you want for the current level.

Repeat for each of levels 3 to 9. If you don’t want numbering for a level, leave the ‘Enter formatting for number’ box empty.

The hard way is to set the ‘Aligned at’, ‘Text indent at’ and ‘Add tab stop at’ boxes individually. Just remember that they’re all measured from the left margin.

My finished settings look like Figure 5.

Figure 5: The finished settings in the Modify Multilevel List dialog

OK, OK back to your document.

How to apply the Heading styles to your text

So you have set up your List Style. But we don’t ever use the List Style. Instead, we format paragraphs using the Heading 1, Heading 2 etc paragraph styles. Because you linked the heading paragraph styles to the List Style, the heading styles will now use the numbering you set up in the List Style.

Applying numbering

The conductor doesn’t produce any sound: musicians do that. And you won’t find a part for the conductor in the score.

The list style doesn’t format your text: paragraph styles do that. And you won’t find the list style in the Styles pane.

Apply your paragraph styles to text. We don’t ever actually use the list style.

How to apply Heading 1 style to a paragraph

To apply the numbering to one or more paragraphs in your document:

How to create a lower-level heading (or: how to demote a heading)

Figure 6: Use the Increase Indent button to demote a paragraph (ie indent it to the right)

You can create lower levels of headings by applying the paragraph styles Heading 2, Heading 3 etc. There are lots of ways to apply a paragraph style to your text. Here are three particularly relevant to headings:

How to edit your numbering scheme

Your numbering scheme is stored in your Headings list style. It’s not stored in the individual paragraph styles. Therefore:

Edit the individual paragraph styles if you want to change paragraph settings (eg space before or after) or the font of the text that follows the heading text (eg to make it big or pink or bold). To edit an individual paragraph style, see How to modify styles in Microsoft Word.

Edit the list style if you want to change the numbers, the position between number and text, the size of the number itself and so on. To edit your list style:

Figure 7: Choose the Multilevel list menu

You will see the Headings list style highlighted at the bottom of the menu.

Is all this really necessary? Can’t I just use the List Library?

If using the List Library on the Multilevel List menu (see Figure 2 or Figure 8 ) works for you, then go for it! For quick’n’dirty work, it may be just the thing.

For a corporate template that will be used by hundreds or thousands of users, it’s probably not the best solution. For really big complicated documents, or documents where you have to cut and paste from one document to another a lot, then the List Library may let you down.

For more information, directly from Microsoft’s Word development team, see [NOTE: outdated links removed by Lene Fredborg 29-Dec-2016] The Many Levels of Lists and Multilevel Lists vs List Styles.

Too good to be true?

Related articles on other sites

And, read from people in Microsoft’s Word development team especially Stuart Stuple’s The Why Behind Our Styles and Lists Designs.

Related articles on this site

How to create numbered headings or outline numbering in your Microsoft Word document. How to number headings and figures in Appendixes in Microsoft Word

Photo info

Photograph of horn players taken at National Music Camp, Geelong Grammar, January 1993. I have no recollection of why all the horn players were wearing silly hats, but National Music Camp has a fine tradition of encouraging innocent pranks and general merriment-as well as damned hard work-so it’s not entirely surprising. What’s more puzzing is why I kept the photo all these years!

John Curro, conductor of the Queensland Youth Orchestra who taught me more than I’ll ever know.

Bullets, Numbering, Multilevel List Trong Microsoft Word

Nội Dung Chính

BULLETS: Điểm đánh dấu đầu đoạn.

NUMBERING: Số thứ tự tự động.

MULTILEVEL LIST: Danh sách đa cấp độ.

Bullets: Điểm Đánh Dấu Đầu Đoạn

Điểm đánh dấu đầu đoạn như gạch đầu dòng (phổ biến khi viết trên giấy). Thường dùng trong việc viết danh sách không đánh số.

Chèn Bullets

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn chèn (nếu chèn sau khi soạn văn bản).

– Phím tắt Ctrl + Shift + L.

Thay Đổi Bullets

Bạn có thể thêm bullets ở đây với nhiều biểu tượng khác nhau.

Bước 3: Chọn một trong các bullet sau đây: tại Bullet Library.

Bạn có thể thấy các bullet chiếm chiều ngang là như nhau (0.25 Inch)

Đoạn văn nhiều dòng với bullet:

MS Word tự động điều chỉnh thụt lề để lề trái của các dòng trong một đoạn (không tính bullet) cùng nằm trên một trục.

Xóa Bullets

Bullets Với Bàn Phím

Nhấn Backspace để xóa bullet và thay đổi thụt lề để các dòng trên đoạn mới có thụt lề như đoạn trên.

Nhấn tiếp Enter để xóa bullet nhưng không làm thay đổi thụt lề sao chép từ đoạn trước. Như vậy dòng thứ hai trở đi không cùng thụt lề với dòng thứ nhất.

Xem bài Thụt dòng văn bản để dễ dàng hiểu vấn đề này.

Numbering – Đánh Số Thứ Tự Tự Động

Trong danh sách liệt kê, bạn đánh số để kiểm soát số lượng trong danh sách. Và tính năng này giúp bạn tự đánh lạ số khi thêm mới hay xóa bới danh sách.

Thêm Numbering

Chỉnh Sửa Numbering

Chỉnh Sửa Kiểu Numbering.

Bạn thấy kiểu numbering mặc định không phù hợp với văn bản của bạn và muốn sữ dụng numbering khác.

Các bước sau đây có thêm numbering chứ không nhất thiết phải thêm như cách trên.

Bước 1: nhấn chuột trái vào numbering mà bạn muốn chỉnh sửa. Nếu chưa tạo numbering thì bỏ qua bước này.

Bước 3: Chọn một trong các loại numbering trong numbering library.

Bình thường khi thêm numbering bạn sẽ thấy số một được đánh đầu tiên (với danh sách đầu tiên trong văn bản) hay một số nào đó khác một (với danh sách thứ hai trở đi trong văn bản).

Làm sao để sửa lại số bắt đầu, làm theo các bước sau đây:

Bước 1: nhấn chuột trái vào numbering mà bạn muốn chỉnh sửa.

– Chọn numbering nào thì thay đổi số bắt đầu từ đó. – Ở đây chọn số 1.

Nếu chọn numbering khác numbering đầu tiên:

Bắt Đầu Từ Danh Sách Trước

Ví dụ có hai danh sách sau đây:

Bạn muốn hai danh sách trên thành:

Danh sách sau tiếp tục đánh số từ danh sách trước.

Làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn numbering đầu tiên của danh sách hai.

Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Continue Numbering.

Numbering Với Bàn Phím

Nhập 1. hay 1) để chương trình tự tạo numbering sau khi nhấn phím Space.

Sau khi tự tạo numbering, nhấn Ctrl + Z để đưa về văn bản kí tự bình thường.

Tương tự bullet ở mục 1.4. sau khi nhấn Enter xuống đoạn mới bạn có thể nhấn Backspace hay nhấn tiếp Enter để xóa numbering tự tạo.

Tự đánh lại số của danh sách:

– Thêm vào danh sách một đoạn mới.

– Xóa đoạn trong danh sách.

Multilevel List: Danh Sách Đa Cấp Độ

Bài viết của bạn có nhiều mục và mỗi mục có nhiều mục con. Tương tự như numbering nhưng có nhiều cấp độ hơn.

Bắt đầu Multilevel List (ML):

Bước 3: Chọn mẫu bạn muốn tại List Library.

Nhảy Đến Cấp Độ Con:

Bài này dài vì vậy đừng quên thực hành để thành thạo cách sữ dụng bullets, numbering hay ML. Làm quên với danh sách tự động để tăng hiệu suất công việc, không ai muốn nhập lại từng số khi thêm hay bớt danh sách cả, hãy để MS Word làm điều đó.

Bài tiếp theo sẽ giới thiệu về Màu nền và đường viền.

Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc gì về khóa học, đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong phần BÌNH LUẬN bên dưới hoặc trong mục HỎI & ĐÁP trên thư viện chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ từ cộng đồng.

Cách Sử Dụng Bullet Và Numbering Trong Word 2010

Danh sách kiểu ký hiệu (Bullets) và danh sách kiểu số (Numbering) – bullet and numbering trong word 2010 là chức năng tùy biến giúp chúng ta tạo nên sự khác biệt trong trình bày văn bản với những tác dụng như sắp xếp, liệt kê, tạo điểm nhấn. Trong đó:

BULLETS: Điểm đánh dấu đầu đoạn.

NUMBERING: Số thứ tự tự động.

Bài viết này sẽ hướng dẫn một cách nhanh nhất, chính xác nhất về sử dụng Bullet và Numbering trong word 2010 để thiết lập một văn bản đẹp mắt và khoa học.

Cách tạo bullet and numbering trong word 2010

A. Tạo danh sách kiểu ký hiệu (bullet)

Chọn kiểu Bullet

Bước 1: Bôi đen vùng muốn thiết lập. Ví dụ: 

Để tạo điểm nhấn và sự khác biệt một cách hiệu quả nhất, word 2010 cho phép bạn lựa chọn nhiều kiểu bullet khác nhau với ký hiệu,màu sắc hoặc bạn cũng có thể tải ảnh lên để sử dụng như bullet. 

Ví dụ về việc sử dụng các ký hiệu như bullet: 

Bước 1:  Chọn danh sách bạn muốn định dạng.

Định dạng bullets and numbering trong word 2010

Bước 3: Nhấp chuột và nút Symbol:

bullet and numbering in word 2010

Bước 5:  Chọn Bất cứ biểu tượng nào bạn mong muốn, sau đó nhấn “OK”, cửa sổ Define new bullet sẽ hiện ra biểu tượng bạn đã chọn, nhất tiếp “OK” và hoàn thành lựa chọn.

3. Đổi màu cho Bullet

Bước 1: Tại danh sách đã có, tiếp tục chọn Define New Bullet

B. Tạo danh sách kiểu số thứ tự (Numbering)

Khi bạn muốn danh sách của mình được đánh số, hoặc chữ số La mã, bạn có thể sử dụng Numbering button thay vì Bullet button 

Tạo danh sách kiểu số

Bước 1. Bôi đen đoạn văn bản. Chọn mũi tên ở mục Numbering button

Bước 1: Chọn “Define new number format”, sau đó nhấp chuột vào “Font”