Cập nhật nội dung chi tiết về Viết Hàm Tạo Số Phiếu Tự Động Trong Excel mới nhất trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Kế toán khi làm việc trên excel, thường gặp 1 vấn đề với số chứng từ. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn viết 1 hàm đơn giản để quản lý số chứng từ với mục đích:
Đánh số phiếu (Phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu thu, chi, hoá đơn bán hàng…) một cách tự động để tránh bị trùng lặp.
Kiểm tra được tổng số phiếu
Đầu tiên phải xác định được mẫu phiếu chuẩn có dạng như thế nào. Thông thường có 2 dạng chính:
Đánh số phiếu liên tiếp có kèm theo thời gian như năm hoặc tháng: PNK01/2017, PXK001/08…
Từ mẫu trên, ta có thể thấy số phiếu được chia thành 3 phần:
Phần ký tự đầu : Xác định loại phiếu (tạm gọi là P1)
Phần ký tự giữa: Xác định số thứ tự của phiếu (tạm gọi là P2)
Phần ký tự cuối: Xác định thời gian lập phiếu (tạm gọi là P3)
Ta có thể thấy hàm tạo số phiếu sẽ có dạng:
P1 gồm các ký tự text, do đó các ký tự text sẽ phải đặt trong dấu nháy kép, ví dụ “PNK”, “PXK”, “PT”, “PC”…
P2 là số thứ tự tăng dần đều, dựa trên những phiếu đã lập. Do đó ta xác định P2 dựa trên tổng số phiếu đã lập bằng hàm: Counta()+1 cho vùng chứa danh sách phiếu đã lập, trong đó Counta() sẽ ra kết quả tổng số phiếu đã lập.
Tuy nhiên kết quả trên chỉ có dạng số đơn thuần, để đưa về dạng 001, 002… thì ta cần bước chuyển đổi định dạng với hàm text
Text(Counta(…),”00#”) hoặc Text(Counta(…),”0#”)
P3 chứa các giá trị thời gian, nên ta sử dụng hàm Year() hoặc Month() để tách thời gian từ 1 mốc thời gian có sẵn, hoặc tách thời gian theo thời điểm lập phiếu (là ngày hiện tại) bằng hàm
Year(today()) hoặc Month(today())
Ghép lại ta sẽ có công thức dạng:
=”PNK”&Text(Counta(…),”00#”)&”/”&Year(today()) hoặc
=”PNK”&Text(Counta(…),”00#”)
Có rất nhiều cách để đánh số phiếu tự động: Hàm hoặc VBA.
Trong trường hợp vùng danh sách phiếu đã lập sử dụng trong hàm Counta(….) bao gồm cả những phiếu xuất hiện nhiều lần sẽ làm kết quả bị sai, vậy làm thế nào để xử lý trong trường hợp này?
Qua bài viết này chúng ta thấy việc sử dụng VBA trong Excel đem lại hiệu quả rất nhiều trong công việc đúng không nào. Không chỉ có vậy, VBA còn làm được nhiều điều thú vị hơn nữa như: giúp bạn tăng tốc trong quá trình xử lý trên Excel, giúp lập các báo cáo tự động, điều khiển các chương trình khác như Word, Power Point, Outlook… giúp biến file excel của bạn trở thành 1 phần mềm chuyên nghiệp…
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Hướng Dẫn Đánh Số Thứ Tự Tự Động Trong Excel Với Hàm Subtotal
Trong bài trước, chúng ta đã tìm hiểu về cách đánh số thứ tự bằng hàm COUNTA (bạn nào chưa rõ có thể xem lại bài viết tại địa chỉ: Đánh số thứ tự tự động bằng hàm COUNTA )
Đánh số thứ tự tự động trong Excel với hàm SUBTOTAL
Công thức sử dụng là
Tại ô A3 = IF(B3=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B3))
Giải thích công thức:
IF(B3=””,””, : Nếu ô họ tên (cột B) là rỗng thì sẽ lấy giá trị STT là rỗng
SUBTOTAL(3,$B$2:B3) : Nếu ô họ tên không rỗng, sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL(function_num, Ref1, …)
Function_num = 3: sử dụng cách tính là COUNTA: đếm số ký tự phát sinh
Ref1 = $B$2:B3 : sử dụng đếm ký tự phát sinh trong khoảng B2:B3, trong đó ô B2 được cố định
Hàm này được hiểu tương tự với COUNTA($B$2:B3)
Sự khác biệt khi đánh số thứ tự giữa hàm SUBTOTAL với hàm COUNTA
*** Vậy 2 hàm này có gì khác nhau khi ứng dụng vào trường hợp này? Sự khác nhau nằm ở chỗ khi chúng ta sử dụng chức năng Filter như sau:
CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU
Khi sử dụng chức năng Filter thì sau khi lọc bằng Filter, việc đánh số thứ tự bằng hàm COUNTA không thay đổi kết quả, còn đánh số thứ tự bằng hàm SUBTOTAL thì sẽ đánh số lại theo các giá trị sau khi lọc.
Bạn có thể tải file bài tập thực hành về cách đánh số thứ tự ở phía cuối bài viết này.
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH … Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong chương trình Tuyệt đỉnh Excel, trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ
Tài liệu kèm theo bài viết
Sử Dụng Hàm Max() Và If() Để Đánh Số Thứ Tự Tự Động Trong Excel
21/05/2020
2413
Trong Excel chúng ta rất thường xuyên phải đánh số thứ tự, nhưng làm thế nào để tự động mà không phải gõ bằng tay cũng như khi cập nhật nội dung thì số thứ tự cũng tự động cập nhật. Đơn giản, chỉ cần dùng hàm Max() kết hợp hàm if() là chúng ta làm được điều này:
Với B4 là ô đầu tiên của cột thứ tự. Cột D là cột đơn vị.
Việc đánh số thứ tự tự động trong Excel theo cú pháp này rất thuận tiện nhanh chóng, chỉ có những đầu việc/ công tác (có đơn vị) thì mới được đánh số thứ tự, các bạn có thể copy và paste vào bất kỳ dòng nào của cột thứ tự.
Một số tính năng hữu ích tích hợp vào tab Home trong XDTH Add-ins Excel
Victor Vương,
5
/
5
(
1
bình chọn
)
CHIẾN DỊCH: Mình sẽ chia sẻ miễn phí trên kênh Youtube các kiến thức, thủ thuật tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint, Hệ điều hành Window, AutoCAD, Google Sheet và kiến thức trong xây dựng: Đo bóc khối lượng, lập giá, biện pháp thi công, Shop drawing, dưới dạng cầm tay chỉ việc, từ cơ bản cho người mới, người mất gốc đến nâng cao.
3 Cách Đánh Số Thứ Tự Tự Động Trong Excel
Bạn có thể thực hiện đánh số đơn giản trong Microsoft Excel, nơi mà chúng ta có thể nhập thủ công cho mỗi ô một số thứ tự hoặc có thể đánh số thứ tự một cách hoàn toàn tự động. Để thực hiện việc đánh số thứ tự trong Excel, chúng tôi có ba phương pháp, trước tiên là điền vào hai ô đầu tiên của chuỗi số chúng ta muốn chèn và kéo thả các cột bên dưới và phương pháp thứ hai là sử dụng công thức hàm =ROW(), thứ mà sẽ cho chúng ta con số và kéo công thức theo cách tương tự đến cuối bảng tính và cuối cùng là sử dụng tính năng của hàm Offset.
Đánh số thứ tự trong Excel
Đánh số thứ tự trong Excel có nghĩa là đánh số vào các cột có trong dữ liệu để dễ dàng tìm kiếm hơn. Như chúng ta đã biết, Microsoft Excel không cung cấp bất kỳ phương thức, công cụ hay nút nào để đưa số thứ tự vào danh sách của dữ liệu, điều này có nghĩa là chúng ta cần phải tự làm điều này.
Hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Excel
Để thực hiện đánh số tự động trong Excel, cần lưu ý rằng bạn cần phải bật tính năng Auto fill (tự động điền). Theo mặc định, nó đã được kích hoạt tự động nhưng trong mọi trường hợp, nếu chúng ta không kích hoạt hoặc tăt nó do một nhầm lẫn nào đó. Và đây là cách mà bạn có thể kích hoạt lại tính năng này.
Bước 1: Trong thẻ File, lựa chọn Options.
Điền vào một cột với một loạt các số.
Sử dụng hàm row().
Sử dụng hàm offset().
Điền vào cột của bảng tính với một loạt dãy số
Chúng ta có bảng dữ liệu sau đây:
Bước 1: Lựa chọn ô mà bạn muốn điền số vào. Trong ví dụ này, chính là ô A2.
Bước 2: Viết số mà bạn muốn bắt đầu bằng cách để nó là 1 và điền vào ô tiếp theo trong cùng một cột với số khác là 2.
Bước 4: Nếu nhìn kỹ bạn sẽ thấy dấu chấm màu xanh mà tôi đã đánh dấu bằng mũi tên nhỏ màu đỏ trong hình, bạn hãy nhấp vào và kéo nó đến phạm vi ô mong muốn, tức là ô A8.
Chúng ta sẽ sử dụng cùng một bảng dữ liệu để thực hiện chức năng đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức hàm ROW.
Bước 1: Trong ô A2 hoặc nơi mà bạn muốn bắt đầu thực hiện đánh số tự động trong Excel, hãy lựa chọn chính xác ô đó.
Bước 2: Nhập =ROW() vào ô A2 và nhấn phím Enter. Kết quả trả về bằng 2 là do hàm này trả về số hàng hiện tại của bảng tính Excel.
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể thực hiện đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng cách sử dụng tính năng của hàm Offset ().
Và chúng ta cũng sẽ sử dụng bảng dữ liệu mẫu như bên trên.
Như bạn có thể thấy, tôi đã loại bỏ văn bản cột “Số thự tự” được viết trong ô A1 trong khi sử dụng chức năng của hàm Offset, vì tham chiếu của hàm cần được để trống.
Trong ô A2, bạn hãy gõ “=OFFSET(A2,-1,0)+1” để bắt đầu đánh số thứ tự.
Những điều cần lưu ý khi đánh số tự động trong Excel
Excel không cung cấp tính năng đánh số tự động.
Kiểm tra tùy chọn Auto Fill đã được kích hoạt hay chưa.
Khi chúng ta điền vào một cột bằng một chuỗi các số để tạo thành một mẫu, có thể sử dụng các giá trị bắt đầu là 2, 4 để thực hiện đánh số liên tục.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Viết Hàm Tạo Số Phiếu Tự Động Trong Excel trên website Beiqthatgioi.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!